如何做好突發外務的時間管理?

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小如是一位頂大的學生,她的未來規劃是畢業之後出國留學,目前專注於提升英文實力與準備托福,但到了期中、期末考週,或有其他突發外務的時候,就會變得忙碌,導致預定的計畫被打亂。這邊分享三個思考面向以供參考。

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首先,以終為始,訂定計畫。

與成功有約這本書裡面提到七個習慣,包括了以終為始跟要事第一。先用「以終為始」訂定短、中、長期的學習計畫,包含學校課程,考試準備,英文學習,托福考試....等等。把長期(一年)的考試計畫,例如:托福期望要考多少分,切成多個中期計畫(一個月),例如:增加聽寫能力,增加文法能力,從多少分增加到多少分...等中期目標,再切成多個短期目標(一週),例如:一天背誦多少單字,英語對話多少分鐘。將整體目標拆解為多個階段性目標,依據階段性目標的順序,逐步完成。

再以「要事第一」思考,這些突發外務,是否是重要又緊急的事?可否事先安排(重要補緊急)?可否請他人協助(緊急不重要)?

再者,大塊時間留白時間。

一週當中保留幾個二到四小時的大塊時間,萬一臨時有重要又緊急的外務要處理,這些大塊時間可以讓你專注階段性目標,追趕落後的進度此外,每週對你的階段性目標進行檢視,確認是否有需調整或加速的地方。

最後,共好團體,互相支援。

在你的周遭學習夥伴當中,組成一個共好團體,這些夥伴都是跟你一樣,想要增加英文能力或是出國遊學的同學或夥伴,當你臨時抽不開身時,例如:有一堂課需要請假,有一段內容不了解,他們可以事後幫你補齊進度。他們也可以跟你一起背單字,一起用英文對話,一起成長。

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林易璁工作力教練沙龍
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我是工作力教練林易璁,協助社會人士「提升職場工作力X打造個人職場品牌」。目前身份是「職涯顧問|培訓講師|書籍作者」,授課主題為「思考力X數位力X職涯力X品牌力X轉型力」,書籍著作有《個人職場品牌打造術》以及《贏在轉型力》。課程邀約|文章授權|合作洽談:ytlin178@gmail.com
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