報價只要把價格寫在單子上給客戶就好了嗎？
報價書為何這麼重要？除了告知客戶設計項目的費用和注意事項等等，它也能作為一個保護雙方的工具。
模式差異
依據性質不同，報價的呈現型式也有些微差距。
模式一：價目表目的
報價書即為價目表的用途，純粹告知客戶設計項目的相關費用與注意事項，而此類型的報價書多為僅供參考用。當客戶接受也確認費用與注意事項時，會再擬定完整的合約，並將報價書的內容移植到合約中，經雙方確認無誤後簽定合約，契約即成立。雖然過程繁複，但能在足夠的時間內來回檢視與評估。
模式二：取代合約
在大公司中複雜的合約是要經過繁複的流程，為了縮短時間於是將報價書作為合約使用。
此用途的報價書，會附上簡易的合約內容，以及簽署欄位，只要雙方確認無誤，並簽屬各自的資料，契約即成立。取代合約的模式較常用在已合作過的客戶，因為彼此知道對方的做事方式，以及具備基本的信任，故採用較簡易的模式達成。
如果不想冒險，可將合約的部分編寫較詳細些，或者直接使用模式一。
不論模式為何，我們皆會告知客戶
拿到訂金後，專案才會正式啟動
報價書的製作內容
報價書的形式有很多種，最終的目的都是讓雙方有明確的共識，並有白紙黑字的依據，盡可能將資訊清楚列出。可根據專案的性質與複雜度來調整，若將報價書作為合約使用，內容可參考合約。
標題
清楚告訴客戶：這是什麼報價書。
基本資訊
- 編號：可方便自己管理。
- 日期與有效日期：設定一段時限，避免客戶拿著過去的報價來跟你談。
- 雙方資料：名稱、代表人、聯絡方式、聯絡信箱，其餘自行補充。
內容物
- 設計項目：將設計的項目、規格、單價、數量等等列出
- 修改次數：寫出修改的次數、規則以及超過修改需額外收取的費用。
- 時程規劃：為專案擬定時程規劃，雙方未來可依據此時程進行。
價值與付款規則
- 專案金額：各項目的單價、營業稅、費用總和等等。
- 付款方式：付款方式、付款帳號、是否分階段付款。
- 驗收方式：可以視情況搭配驗收、時程，依驗收階段收取特定款項。
注意或補充
- 備註：其他你想補充的內容，如規則或注意事項等等。
簽署
- 簽名：此報價書若等同合約，會有雙方簽名的欄位
品牌識別
如果你想更客製你的報價書，並加強品牌印象，可在報價書加上你的品牌識別；也請注意，別讓識別過多或太過搶眼，避免喧賓奪主。
注意事項與補充
有效時限
因為價格會隨著時間或情況而改變。例如：
前一次給客戶的設計費用是 30,000 元台幣，當時客戶還未決定，過了許久時間，客戶來了。
但是在這段時間內，你從其他案子得到不同經驗，能夠更精準掌握客戶所要的，也有更優秀的能力來執行專案，於是你想將費用調整為 50,000 元台幣。可是客戶卻說，為何漲價了呢？之前不是說 30,000 元台幣嗎？
這時，就得額外花一份心思與客戶解釋原因。
因此會在報價書寫上「有效時限」避免這情形發生。
另一個層面是提醒客戶，目前是這個報價，但是未來會因為狀況改變而影響報價，也能促進客戶及早決定。
著作財產權的歸屬
若報價書為代替合約來使用，請記得增加「著作財產權的歸屬」避免後續不必要的爭議。
提案與修改次數
寫出提案與修改次數，例如：兩案三改或三案三改等（案：提案、改：修改）並寫上修改的定義與增加修改時的額外費用。
修改的定義與增加修改時的額外費用，例：每次修改都會列入版本計算，若超過規定修改次數，則每增加一次修改次數酌收 30% 案件費用（修改定義為細節微調，如：比例、位置、顏色等，非重新設計提案）
根據專案的性質與內容，附上相應的規則，能讓客戶更清楚如何進行，以及明白額外費用的計算。
工作天
呈上述所說，視情況說明工作天、時程規劃等等。
名稱一致
報價書名目要與提案內容相同，不要因為擔心被客戶議價故意換個名字，報價書的作用還有提醒的功能，可以條列式告訴客戶雙方達成共識，同意要做的工作，所以名目上要統一才能發揮效用。
簽章
將報價書視同合約（若擔心完整性，可以謹慎請對方蓋大小章）也要確認簽名是否為本人。
呈現方式
相較於合約，報價書的形式更多元，隨著設計體驗提升，從直式到橫式，增加設計感的編排與美化，讓整體的可視度提高，閱讀起來更舒適。
現在網路上即可搜尋到各式各樣的報價書，你可以內化，並依據與客戶溝通的情形去調整內容。
製作工具
製作設計報價書的工具很多元，從文書軟體（Word、Excel、PowerPoint（PPT）、Keynote）到設計軟體（Adobe 系列）等等，只要能清楚呈現且方便日後的管理，都是能使用的工具。
一開始的習慣是價目表目的之報價書，搭配完整的合約
報價書使用 PPT，合約使用 Word，寄給客戶時皆會轉成 PDF 的格式，原因為較穩定，也不用擔心掉字或跑格式。
不過過程較繁複，也不易管理，所以改變方式。
演變成簡易合約之報價書
報價書使用 Google Docs 因應不同性質的專案，製作對應的公版；再實際依據專案來編寫內容。
另一個好處是，Google Docs 能夠共同編輯，當我們有同時與其他人一起合作接案時，大家能一起管理，這份報價書也能公開透明（避免有人多灌水）。
給客戶時，一樣會轉成 PDF 的格式。
最後的碎碎唸
報價書的內容與格式，會因為紀錄的詳細程度、案件的規模或複雜度等等而不同，報價書不外乎就是讓雙方清楚內容與價格，並達到雙方一致的共識，所以呈上應以清楚明瞭為準。報價書並不難懂，但製作一個好的報價書，不僅能呈現我們的專業，還能提供雙方的保障。
不過我們說了這麼多，重點還是放在與客戶的溝通，以及學會如何報價與評估自己，不然報價書寫得再漂亮、做得再美也沒有用。
