談案的前置作業與評估

閱讀時間約 3 分鐘
個人接案更容易出現短期案件爆量,或長期沒有案件;在這過程中如何運用時間,做有效率的事情,仍然是重要的課題。

開開心心談了很多案子,終於要步上手軟的階段了嗎?想太多了!處理得好,收款可以感受大豐收的喜悅,然後華麗轉身;處理得不好,就跪在地上吃土了。

*本篇寫於:2019.06.11


評估時間與能力

如果許多案件都談成,想把所有案件都接下來合作,不想漏掉任何一個案子,那就得好好地評估能力與時間,認清自己的時間有限,再怎麼有能力,時間依然是固定的。

如果貪心地接下全部的案子,卻沒有好好完成,除了留下不好的印象之外,整體來說,是沒有良好的收益。


在開會前,先將客戶的需求整理好

這部分沒有一定的方式,有人會覺得還沒接到案子,就做了簡報,甚至是分析需求,是不是有些浪費了呢?萬一案子最後沒談成怎麼辦?

不明確的需求,會更難報價。將需求先整理好,提出簡單分析和疑問,以及視情況提出參考,但不會提出詳細的解決方案,讓自己的價值變為:欲知詳情,且聽下回分曉

等正式開始合作,再告訴客戶解決方案。

除了上述所說,簡單地整理需求的好處:

  1. 對記憶力不好的人很有幫助,記憶的容量有限
  2. 留個紀錄,以後可以管理跟查看內容
  3. 條列把需求列出來,可以幫助雙方釐清
  4. 保持專業度
  5. 報價的時候也能將這些需求附上,降低重新思考需求的機率


為報價書與合約書制定範本

不論前面和客戶如何相談甚歡,雙方還是得簽訂報價書與合約書才是正式合作。也會有些情況是客戶想先知道大略的報價,但我們無法每次都細細地把每一項內容都重新報價。

若剛好其中兩個客戶的委託內容相似,就能把相關的內容沿用。

準備範本,能讓你從一小時,加快到半小時,甚至 15 分鐘就能完成報價。

延伸閱讀:〈設計報價書升級再進化




不急於在當下報價

在當下跟客戶聊得來,大家都很有共識,這時客戶問了一句

「這次的費用會是多少?我想知道大概的價格。」

『我們回去評估,會擬定報價書寄給你們參考。』

我傾向開會結束後再給報價書,避免在現場給予答覆(如果對方這麼急於知道,還是得堅持自己的立場。)

這麼做有幾個原因:

  1. 如果當下給了一個價格,事後也許能調整,但難免有判斷誤差的時候,導致最終報價與一開始估價有落差,有些客戶會表示:「這跟當初說的差太多了吧~!」就要再花點時間與客戶說明。
  2. 最麻煩的是,客戶認為你說的就是確定報價。
  3. 開會時會有專案規格增減的情況發生,就算心裡有個價碼,還是使用報價書列出後比較清楚,避免遺漏。
  4. 簽訂合約,收到訂金,才動工;並不是口頭答應就能正式開始。
  5. 同樣的,驗收完畢,收到尾款,再交付檔案
  6. 不要因為對方認為這樣可以,你就順從,不要降低自己的規格,凡事請照正常的程序走,不為貪圖方便與隨便,就草草了事。


其他考量

除了專案的時程與規格之外,需要了解:

  1. 對方的決策者是誰?由誰來做最終的決定?
    如果對方的窗口跟你說了很多,但他卻不是最終決定的人,只是想到什麼就說什麼,專案執行下來會很可怕。
  2. 由誰負責溝通
    除了決策者之外,溝通的角色也很重要,他是否了解專案在做什麼。
  3. 實體開會的必要性,以及距離、交通費?
    有些客戶傾向實體開會,而有些客戶自己認為某些會議只要線上討論即可。這些都會影響你的時間和交通費的成本。
  4. 與客戶對談的過程中,是不是有些蛛絲馬跡?
    這只能意會無法言傳,適時地相信自己的直覺,多點察覺心是好事。

個人接案更容易出現短期案件爆量,或長期沒有案件;在這過程中如何運用時間,做有效率的事情,仍然是重要的課題。

考慮夠多,但也不能陷入鑽牛角尖的困境,這些考量,多數都是由經驗累積而成的。

祝大家都能保持愉悅地豐收。

*本篇寫於:2019.06.11

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遵循檔案整理規範,可以節省不少時間,增加工作效率。經手過幾次專案後,依據專案類別不同,其實內容都大同小異,在一開始就把每個檔案的位置歸類好,就能快速找尋檔案,當專案結束時,只需簡單整理一番即可,減少重工,增加效率。
雖然當下會覺得讓客戶賺到了,實際上設計師也不是笨蛋,被誆一兩次之後也會成長,當作是長大的養分。只能請到猴子?原因不止是香蕉而已。
情緒管理,不只是運用在工作中,其他情境也是必備的。如何保持在好的狀態,就看情緒管理的能力好不好。工作上難免會遇到令人生氣的對象,不論是合作對象、夥伴,還是客戶。在大家都心力交瘁,又各自希望進度能照理想發展時,勢必會產生一些摩擦。
從委託、設計、提案至請款的五大階段。接案設計師不只是「會設計」而已,更需要學會與客戶溝通,甚至是基本的文件處理。
自由接案好像很自由、容易,卻需要點方向的指引,希望這篇的分享能給予你一些幫助。
接案時我會注重的地方有哪些?了解自己的定位與價值,接案時更能得心應手。
遵循檔案整理規範,可以節省不少時間,增加工作效率。經手過幾次專案後,依據專案類別不同,其實內容都大同小異,在一開始就把每個檔案的位置歸類好,就能快速找尋檔案,當專案結束時,只需簡單整理一番即可,減少重工,增加效率。
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