制定檔案整理的規範

更新於 2024/08/22閱讀時間約 3 分鐘
遵循檔案整理規範,可以節省不少時間,增加工作效率。

經手過幾次專案後,依據專案類別不同,其實內容都大同小異,在一開始就把每個檔案的位置歸類好,就能快速找尋檔案,當專案結束時,只需簡單整理一番即可,減少重工,增加效率。

雖然檔案管理上的方式很陽春,不過已經為我節省許多時間~分享我的檔案整理的方式,可依據使用的習慣,自己調配規則。


未命名信件

收到不少信件的主旨都是未命名,或是和內容無關的描述,回過頭來找信件的時候,只能慢慢翻了。


檔案命名規則

我會開一個名為 Project 的資料夾,將各專案置放於此。

第一層:專案|YYMMDD_project name

以時間(年、月、日)與專案名稱來命名,年份的部分為西元年的尾數,專案名稱習慣以英文為主,若無英文才會以中文來命名,例如:180306_Vinbär&Blomma


第二層:專案的主要內容物|01_name

一個專案裡可能包含多個項目,為了避免檔案混亂,會以編號加上名稱來分類,例如:

  • 01_Facebook
  • 02_Instruction card
  • Doc — 此專案的文件檔案,如報價、合約
  • For_client—最後整理給客戶的檔案,依據專案內容而定


第三層:檔案分類|01_XXXXX

  • 01_Design — 設計原始檔案
  • 02_Final — 成品,已整理過或合併的設計檔案
  • 03_Doc — 文件資料
  • ref — 參考圖只須留幾張關鍵圖檔,無參考圖可不放




補充

依據使用習慣調整

當專案越來越多的時候,可以考慮在最外層新增年份的分類,或是已完成、進行中、草稿的分類,可以讓更快速找到檔案。



駝峰式大小寫

也可以使用駝峰式的寫法來命名,個人較常將此寫法運用在介面設計專案中,不管是給工程師檔案,還是介面的檔名,會傾向用小駝峰式命名


駝峰式大小寫
當變數名和函式名稱是由二個或多個單字連結在一起,而構成的唯一識別字時,利用「駝峰式大小寫」來表示,可以增加變數和函式的可讀性。


可以…描述得…簡單一點嗎…?

簡單來說,就是就是單字是連在一起,只使用大小寫來區分。


小駝峰式 (lower camel case)

第一個單字首字小寫,第二個單字的首字大寫,例:firstName、lastName


大駝峰式 (upper camel case)

第一個單字首字大寫,第二個單字的首字大寫,例:FirstName、LastName




製作檔案的規範文件

製作規範文件也可給其他團隊或共同執行的人了解,大家有共識。


圖表示意

以圖表來示意會比文字說明來的清楚。

規則描述

對規範文件進行規則的描述,可以提醒製作的人。

版本編號

製作規範文件時可以保留規範的版本號,再製作新版時可以有參考,同時也能比對不同版本之間的優化和改良變化。而規範也會隨需求而改變,最終會越來越貼近使用的習慣。

製作範本

製作一份乾淨的資料夾範本,有新的專案進行時,只要複製範本,更改最外層的時間與專案名稱即可!




整理檔案的優點

不只是清爽好看而已~


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雖然當下會覺得讓客戶賺到了,實際上設計師也不是笨蛋,被誆一兩次之後也會成長,當作是長大的養分。只能請到猴子?原因不止是香蕉而已。
情緒管理,不只是運用在工作中,其他情境也是必備的。如何保持在好的狀態,就看情緒管理的能力好不好。工作上難免會遇到令人生氣的對象,不論是合作對象、夥伴,還是客戶。在大家都心力交瘁,又各自希望進度能照理想發展時,勢必會產生一些摩擦。
從委託、設計、提案至請款的五大階段。接案設計師不只是「會設計」而已,更需要學會與客戶溝通,甚至是基本的文件處理。
自由接案好像很自由、容易,卻需要點方向的指引,希望這篇的分享能給予你一些幫助。
接案時我會注重的地方有哪些?了解自己的定位與價值,接案時更能得心應手。
以自身和旁人的經驗,來分享如何良好溝通。建立良好的溝通,不僅能在初期過濾掉不適合的案件,也能在過程中達到最佳的效果。
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