面對模糊需求，你該如何精準提案？

你曾經收到過一份模糊不清的招標需求文件，

讓你不知從何入手？

這種情況雖然看似困難，

但同時也是展示你專業能力的機會。

#如何在資訊不完全下快速回應客戶，

我曾提出遵循下面4條原則：

第1法則先交再說

第2法則化繁為簡

第3法則生活常識

第4法則投好球帶

這是建立在與客戶已有合作基礎上。

如果是陌生客戶尚在業務接洽或採購提案時，

要如何因應客戶不清晰需求去提案？

經過投標工作的實戰經驗後，

我優化了投標技巧，

並採取更佳方式應對，

現在我們進入主題。

透過以下幾個關鍵步驟，

你可以在需求模糊的情況下，

為客戶提出精準且有創新價值的提案，

最終贏得他們的信任與合作。

當你收到一份客戶招標採購需求文件後，

你首先要做什麼？

當然是先閱讀摘要部分，

通常這裡會概述招標採購的主要目標、

範疇及預期提交成果。

這能讓你迅速掌握採購的背景與主要需求。

其次閱讀投標須知和資格條件、工作範疇、

評比標準、預算與價格、契約條款等，

這時你要評估是否能具體回應採購需求，

展示你對招標的理解和滿足這些需求的能力。

透過這樣的閱讀順序和注意事項，

並抓住採購需求的重點，

你可以大幅提高提案或報價成功的機會。

然而，當面對不明確的採購需求時，

你該如何提出服務建議書或報價？

以展示你的專業性、靈活性，

讓客戶放心選你作為他們的服務提供商。

#那為什麼客戶未能將採購需求明確呢？

我遇到客戶採購需求未能明確的原因：

1.基於保護商業秘密

2.尋求創新解決方案

3.需求預留彈性與靈活度

4.多部門需求整合困難

5.時間來不及或資源有限

6.競標過程中的策略考量

無論是為了保持靈活性、尋求創新，

還是因為內部協調困難，識別這些原因，

將使你能夠提出更具針對性的建議，

從而更好地滿足客戶的需求。

理解客戶在採購需求模糊的原因後，

接下來你要如何設計服務建議書或報價？

#我建議你第一步要做採購需求評價，

你可以更好地評估採購需求的設計，

並決定是否值得參與競標，

以及如何最佳地準備你的提案。

這一步會讓你避免不必要的資源浪費，

你必須投入並精準評價，讓對的事發生。

要如何理解與闡明客戶需求的步驟非常關鍵，

這不僅展示你的專業能力，

也幫助你引導客戶進一步澄清需求。

我建議從「論述當前理解」和

「假設與情境分析」的詳細說明，

並經由具體方案來呈現如何處理這情況。

#論述當前理解

這一步驟在展示你對客戶背景的理解，

和對客戶需求的初步推測，

這可以讓客戶看到你的專業性和思考深度。

如何操作：

1.分析客戶背景

從宏觀層面介紹你對客戶業務的理解，

特別是當前業務發展的趨勢、挑戰和機會。

2.推測客戶需求

根據採購需求文件中的有限資訊和專業知識，

推測客戶的潛在需求和目標。

儘管這些可能只是初步的假設，

但它們應該基於採購標的最佳實踐，

和客戶的業務特性。

3.展現專業能力

強調你在該專業領域的成功經驗，

並解釋為何這些經驗，

使你能夠準確理解並滿足客戶的需求。

*具體例子：

情境：你收到了一份採購需求文件，

要求提升公司內部的IT安全性，

但未詳細說明具體需求或目標。

*操作：

1.客戶背景分析：

你可以這樣寫：“我們注意到，

隨著數字化轉型的加速，

IT安全性在所有產業中

都成為一個至關重要的領域。

尤其在金融和醫療等產業，

對數據保護和網絡安全的要求越來越嚴格，

遵循國際安全標準和法規已成企業的必須。”

2.推測客戶需求

基於這一背景，你可以推測：

“根據採購需求提到提升IT安全性的要求，

我們認為貴公司可能面臨以下挑戰：

防範數據洩漏、應對網絡攻擊、

以及符合國際法規的需求。

我們推測，貴公司希望在這些方面進行

系統性改進，以保障核心業務的安全運營。”

3.展現專業能力

“我們的團隊在IT安全性

領域擁有豐富的經驗，

曾幫助多家企業成功實施安全解決方案，

包括風險評估、數據加密等部署。

我們深知該領域內的最佳實踐，

並將這些經驗應用於貴公司中。”

#假設與情境分析

在你概述了對客戶需求的初步理解後，

下一步是通過情境分析

來更深入地探索和驗證這些假設。

這有助於你引導客戶進一步澄清需求。

如何操作：

1.提出假設

基於對客戶業務的理解，

提出若干具體的假設。例如，假設客戶可能

需要改進的特定功能或應對的具體挑戰。

2.分析情境

針對這些假設進行情境分析，

討論每種情境下可能的需求、

解決方案和風險。

這可以幫助你和客戶更理解需求的細節。

3.準備多種方案

根據情境分析，準備多種可能的解決方案，

以適應不同的需求和情境。

*具體例子：

情境：延續前述IT安全性項目的例子，

你推測客戶可能需要提升數據保護措施

和網絡安全能力，但具體需求仍未明確。

*操作：

1.提出假設

“基於我們對貴公司業務和產業趨勢的理解，

我們提出以下假設：

I.貴公司可能需要強化檢測系統；

II.貴公司可能面臨遵守國際法規的壓力；

III.遠程辦公的普及”

2.分析情境

“針對這些假設，

我們設計了幾個可能的解決方案情境。

例如，在強化入侵檢測系統的情境下，

我們建議部署下一代技術…。”

3.準備多種方案

“根據我們的分析，我們準備多個方案選項，

從基礎安全防護措施到全面的安全架構升級。

我們希望在與貴公司進一步討論後，

選擇最適方案來滿足貴公司的具體需求。”

通過這2個步驟與方法，

你不僅展示了對客戶採購需求的深刻理解，

還展示了你的分析能力和靈活性。

這能夠幫助你在客戶尚未明確需求的情況下，

主動引導討論，最終確保提出的服務建議書

既切合實際需求，又具備創新和可行性。

下次當你再面臨需求不明確的客戶時，

不妨試試以上方法，

相信你一定能夠在模糊中找到清晰，

成功贏得客戶的信任與合作。

附記：需求建議書(Request For Proposal，RFP)，指從客戶角度出發，全面、詳細地向服務商陳述、表達為了滿足其已識別需求所應做的準備工作。