M365 工具分享｜別再把 Excel 當資料庫，7 個你該使用 SharePoint List 的理由

我們常在工作上看到一份份滿是數據的 Excel 檔案，它們承載著公司內外的重要資料，甚至被用來處理訂單、紀錄員工業績、或是管理專案進度。但你是否想過：Excel 真的是處理這些工作的最佳工具嗎？

實際上 Microsoft 有一個工具在數據管理比 Excel 更可靠方便，那就是 SharePoint List。今天 RPAI 數位優化器就來談談為什麼不建議使用 Excel 當資料庫，以及為什麼 SharePoint List 是更好的選擇。

Excel 不適合作為資料庫的原因

Excel 的強大功能毋庸置疑，但當它被當作資料庫使用時，就會出現不少問題：

1. 協作困難與安全性問題
   Excel 文件經常需要多人編輯，但共用的檔案很容易發生覆寫或版本混亂的情況。雖然現在能夠用雲端共編，但是當多人同時操作時，難保重要的資料不會被意外刪改。
   
2. 無法控管資料格式
   Excel 缺乏數據驗證機制，使用上方便自由的背後其實就是會出現各種意想不到的格式錯誤。例如明明應該是數字的欄位卻出現文字，或是不知道在哪邊多了一個空格導致公式出錯。如果你的工作是需要花大量時間處理資料的數據分析師或 BI 開發者，一定了解資料清洗的痛苦。
   
3. 效能問題
   當數據量增加到幾萬甚至幾十萬筆、或是公式寫的太複雜時，Excel 的效能會顯著下降，處理速度變慢，甚至出現文件損壞，大家一定都懂看到 Excel 沒有回應又發現自己還沒存檔的絕望感。
   

從上述原因就可以知道 Excel 更適合作為數據分析或報表工具，而不是存儲或管理大量資料的解決方案。

SharePoint 是什麼？SharePoint List 又有什麼優勢？

SharePoint 是 Microsoft 的一個企業內部協作平台，讓團隊能在同一個空間內共享和管理資訊。其實很多人平常就有在使用 SharePoint 只是自己不知道，每天一定會用的 Teams 團隊背後都是一個個 SharePoint 來儲存你放上 Teams 共享的檔案。

在 Teams 團隊上傳的檔案就是存放在 SharePoint

而 SharePoint List 則是它其中一個強大功能。可以把它想像成是一個線上表格，用來儲存結構化數據，比傳統的 Excel 更適合正規化的儲存資料，並且針對多人協作、權限管理和自動化流程進行了優化。

想知道還有哪些好用的 Microsoft 365 工具被你遺忘嗎？請看 RPAI 先前文章：
買了 Microsoft 365 卻只會用 WORD跟 EXCEL？你也該試試這些超實用工具

使用 SharePoint List 來當作資料管理的工具非常容易也有許多好處，包含：

• 無需程式碼的介面
  SharePoint List 是一個完全 no code 的工具，只需簡單幾步設定就可以新增欄位和設定權限，讓非 IT 人員輕鬆上手。

SharePoint List 操作介面簡潔直觀

• 欄位格式限制
  針對每一個欄位限制格式，例如文字、數字、日期。甚至還有非常方便的人員欄位，讓使用者直接選取公司所有同事，不怕打錯名字。輸入資料時如果格式錯誤會跳出警示且無法存檔，從根本上防止資料格式混亂。

指定格式的欄位可以讓資料更容易整理

• 詳細的版本歷程
  每次的新增或修改都會自動保存版本紀錄，也可查看誰在什麼時間改了哪些內容。如果有誤改情況，還能快速回復到先前的版本，保障資料的可追溯性和安全性。

清楚的版本歷程不怕資料遺失

• 多樣化的檢視設定
  在工作上不同角色會關注的資料不盡相同，例如同事 A 需要檢視某些欄位，同事 B 需要特定的篩選和排序條件。他們可以分別建立各自的檢視而互不影響。

建立多種檢視方式讓大家使用資料更方便

• 適合大量數據處理
  SharePoint List 在處理大量數據時比 Excel 更穩定，可以存儲數十萬筆資料，還能快速進行篩選和查詢。
  
• 隨時隨地存取
  因為是雲端工具，只需要打開網頁就能從任何地方存取和編輯資料，離數位游牧就差這一步。
  
• 無縫整合 Microsoft 自動化工具
  不論是建置 Power Apps 來輸入資料、串聯 Power Automate 進行自動化處理、或是用 Power BI 建立視覺化報表，SharePoint List 都非常可靠且穩定，讓你建立一個從資料輸入到最終視覺化呈現的一站式資料管理解決方案。

SharePoint List 的侷限

當然 SharePoint List 並非完美無缺，它也有一些限制需要注意：

1. 不適合複雜分析或計算
   SharePoint List 的強項是儲存和管理數據，而非進行複雜的公式運算或分析。如果要進行數據分析，仍需結合 Excel 或 Power BI。
   
2. 並非關聯式資料庫
   SharePoint List 的每個清單都各自獨立，無法做到資料表的關聯性。因此不適合處理複雜的資料結構。如果你需要跨表關聯、多層級的數據整合或更複雜的查詢，SQL 仍然是更適合的選擇。
   
3. 資料輸入自由度受限
   對於第一次使用的用戶，難免會將 Excel 的使用習慣套用到 SharePoint List，進而覺得限制很多、無法隨心所欲使用，熟悉 SharePoint 的使用邏輯可能需要花些時間。

結語：給 SharePoint List 一個機會

雖然 Excel 在日常工作中依然是不可或缺的工具，但它並不適合作為資料庫使用。SharePoint List 提供了更穩定、高效的數據管理方式，特別是針對需要資料正規化的情境。如果你的工作經常涉及數據管理，不妨嘗試將 Excel 中的資料移植到 SharePoint List，你會發現人生更美好。

這些功能雖然簡單，卻是我們創造自動化流程的基石，
讓我們一起由簡單開始，成就不簡單！

如果想進一步瞭解哪些 Excel 相關功能，歡迎在底下留言告訴我們！
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