自動化案例分享｜透過 SharePoint List + Power Automate 建立報修平台

在先前的文章中我們提到為什麼 SharePoint List 比起 Excel 是更好的資料管理工具，其中「SharePoint List 能夠靈活串接自動化工具」就是一個很大的優勢。

參考文章：M365 工具分享｜別再把 Excel 當資料庫，7 個你該使用 SharePoint List 的理由

使用資料庫的目的並不是單純想要儲存資料而不使用它，而是希望打造一個順暢的工作流程讓我們能獲取資料、使用資料，進一步讓我們在執行業務上節省時間或發揮更大的價值。或許這樣講有點抽象，我們可以用更實際的情境來思考：

總務部門需要處理同仁們的報修申請，傳統的做法可能會由一個窗口搜集各個單位的需求，彙整資料後再依不同的報修物品通知相對應負責維修的同仁。在這個工作流程中，彙整資料與來回溝通往往是最耗時的。

但現在 SharePoint List 讓同仁填寫資料時能夠依照特定格式，也有了 Power Automate 自動化工具，讓收到報修申請的同時就馬上通知負責同仁，不再需要中間人來回溝通。就讓 RPAI 數位優化器透過「報修申請」的案例，實際展示如何透過 Power Automate 來達成！

第一步：建置報修申請清單

首先，我們需要用 SharePoint List 建置一個報修申請清單，包含報修人、報修類別與說明等欄位。

為了資料安全並避免人員不小心刪改，通常不會讓同仁直接進到這個清單新增、修改項目。因此 SharePoint 近期新增了非常實用的【 Forms 】功能（上圖工具列中），讓你一鍵就能將清單的欄位轉換成 Forms 表單，如此一來同仁們就可以透過這個表單填寫輸入，而不會存取到後台資料。

表單的格式會依照原先清單所設定的格式：如果是選項欄位，表單就會出現選單；如果是數字欄位，表單就會限制只能輸入數字

第二步：建立自動化雲端流程

前往 Power Auotmate 建立自動化雲端流程。將流程名稱命名為「報修表單通知」，觸發條件選擇「SharePoint 建立項目時」。

若你是首次使用，會需要先登入 Microsoft 帳號建立連線，同時也建議先關閉右上角的「新設計工具」使用傳統介面較穩定且不容易出現錯誤。

完成登入後，選擇我們在第一步建立的 SharePoint List 所在的網站位置與列表名稱，如此一來Power Automate 就會知道當【報修清單】新增一筆資料時要啟動後續的步驟。

第三步：傳送電子郵件

按下【 +新步驟】會發現 Power Automate 可以在非常多的應用程式中建立自動化功能，而這次使用的是 Office 365 Outlook 中的新增電子郵件。就像平常寄信一樣，填上負責人的信箱作為收件人、輸入主旨與內文即可。

雖然這樣就完成了「收到報修申請時通知負責人」的自動化流程，但 Power Automate 的實力可不只這樣。我們可能會希望負責人直接在信件中查看報修單填寫的內容，而不用每次都還要自己點開清單，這時候就會用到 Power Automate 的「動態內容」。

動態內容：Power Automate 靈活的關鍵

動態內容就是在自動化流程運作過程中所產生可以給後續步驟使用的資料，例如我們在一開始建立項目時，清單中「報修人」、「報修類別」等欄位值都可以在接下來的流程中使用。

使用方式非常簡單，只要點擊動作中的任一個輸入框，右邊會跳出動態內容可供選擇。我們可以將想要在信件中顯示的資料加上對應的動態內容，如此一來負責人就不會只看到相同的模板信件，更能在信件中看到其他有幫助的資訊。

大功告成，但也別忘了測試

我們使用第一步所建立的表單送出一張申請進行測試，負責人會收到下方的信件內容：

另一方面 Power Automate 也會顯示此流程的啟動時間與是否成功執行：

結語

SharePoint List 讓我們更方便地管理資料、Power Automate 讓我們簡單設定幾個步驟就能省下未來大量時間，這兩個工具的互相搭配能夠打造更便利且高效的工作流程。除了報修申請的案例外，還有許多工作例如客服回應系統、訂單出貨通知等情境也十分適合透過這個方式進行數位優化。

有了這篇文章的基礎，接下來 RPAI 數位優化器就能帶領大家嘗試 Power Auotmate 更多變的玩法，例如如何根據不同的項目分類寄給不同的負責人、或是除了信件通知外還能讓負責人完成後自動更改狀態，這些更細緻的功能變化都能透過 Power Automate 實現！

這些功能雖然簡單，卻是我們創造自動化流程的基石，
讓我們一起由簡單開始，成就不簡單！

如果想進一步瞭解哪些功能，歡迎在底下留言告訴我們！
這次的分享到此告一段落，想了解更多 RPA + AI 與數位轉型的最新趨勢與觀點、RPA 軟體功能介紹及實務應用案例，也歡迎追蹤 RPAI 數位優化器的社群和我們交流互動，我們下次見！
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