買了 Microsoft 365 卻只會用 WORD跟 EXCEL?你也該試試這些超實用工具

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Microsoft 365 方案可以說是每個企業必備的工具,無論企業規模多大,多數人日常工作都離不開他。而其中最常被使用的無非是 PowerPoint、Word 和 Excel 等文書處理工具。

然而,Microsoft 365提供的價值絕對不只有這樣,它還包含了一系列可以提升工作效率和改善組織流程的實用工具,而且這些都已經包含在 M365 方案中,只是多數使用者可能都沒發現。

本文將揭開 Microsoft 365 的完整潛力,讓你充分利用這些超實用工具!


SharePoint:企業內部協作工具的首選

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什麼是 SharePoint?

SharePoint 是 Microsoft 365 中的一個企業內部的協作網站,不需要會寫程式,就可以輕鬆架設一個內部網站讓公司同仁可以清楚的掌握組織公告、重要訊息、和內部訓練檔案等。


如何運用在企業中?

  • 佈告欄:公司的新公告、重要資訊都能集中在網站首頁讓使用者一目瞭然。
  • 知識庫管理:除了一般文件儲存方式外,也可以新增自訂義欄位來為檔案新增註解。
  • 數據管理:透過建立清單來追蹤和管理各類型的數據和任務。

Power Apps:打造組織專屬的應用程式

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什麼是Power Apps?

Power Apps 是一個低程式碼(low-code)開發工具,讓使用者透過類似 Excel 函式的撰寫、PowerPoint 的美編排版技巧,就能夠打造一個符合業務需求的應用程式。


如何運用在企業中?

  • 內部流程數位化:如果你曾覺得公司內部流程很繁瑣,需要填寫複雜的表單,Power Apps 就很適合用來創建一個更方便填寫的客製化表單,提高效率。例如請假系統、文具借用系統、財務發票申請等。
  • 數據搜集:Power Apps 支援與 SQL, Excel, SharePoint 資料庫的串連,以便搜集和分析業務數據,成為實現數位轉型的重要第一步。
  • 客戶關係管理:建立客戶資料庫和專案追蹤系統,增進團隊成員對專案進度及資訊的掌握。

Power Automate:自動化工作流程

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什麼是Power Automate?

Power Automate 是一個自動化流程工具,可自動執行重複性任務,減少手動操作。就像一個 24 小時全年無休的機器人,幫助你完成繁瑣且具有固定規則的工作。


如何運用在企業中?

  • 流程自動化:自動化日常任務如報告生成、數據同步等。只要完成一次的設置,省去以後每一次重複作業的時間。
  • 跨平台整合:Power Automate 能與 500 種以上的雲端服務進行連結,包含常見的Outlook, Excel, Teams 等,讓工作流程不受限。
  • 線上簽核:結合 Forms 或 Power Apps 表單,在收到表單回應時發送簽核給部門主管。

你真的充分利用Microsoft 365的潛力了嗎?

既然已經投資了 Microsoft 365,當然希望能夠充分發揮其最大的價值。上述提到的工具不需要 IT 部門的專業知識,任何人都可以根據自己的業務需求來使用。這些工具不僅能夠大幅提升工作效率,而且操作簡單,容易上手。

如果你對其中任何工具感到好奇或有興趣,請讓我們知道!我們會在未來提供更深入的介紹,希望這篇文章能夠幫助你了解和利用 Microsoft 365 的各種功能,實現工作效率的提升和業務流程的改善。發揮 Microsoft 365 的完整潛力,讓工作更輕鬆、更高效!


這些功能雖然簡單,卻是我們創造自動化流程的基石,
讓我們一起由簡單開始,成就不簡單!
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