職場拒絕術：優秀主管的說不藝術

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面對請求，你是否有過這樣的掙扎？

作為主管，當員工或同事向你提出請求時，你內心明知應該拒絕，卻又害怕破壞關係，導致進退兩難？

今天，我們就來談談職場上如何巧妙拒絕他人，既能維護團隊效率，又不傷害人情。

Gary 是一家公司的部門主管，正帶領團隊執行一個關鍵項目，離交付僅剩幾天時間。就在這時，團隊成員 Josh 提出請假兩天，理由是家中有急事。

Gary 感到非常糾結。一方面，項目已經進入衝刺階段，任何一位成員的缺席都可能導致進度延遲；另一方面，他擔心直接拒絕會讓 Josh 覺得自己「不近人情」，進而影響彼此的信任。

結果，Gary 模稜兩可地同意了 Josh 的請假，卻讓整個項目進度受到了影響，最終 Gary 只能加班親自補救。

這個案例告訴我們：主管的猶豫不決，反而會讓事情變得更糟糕。

為什麼主管總是難以拒絕？

1. 內心的衝突與罪惡感

• 拒絕別人時，容易產生內心的不適感，覺得「這樣會不會顯得我太無情？」
• 特別是在面對信任你的員工時，內心的掙扎更為強烈。

2. 害怕破壞關係

• 有些主管擔心拒絕後會導致關係緊張，甚至影響團隊合作。
• 但事實上，含糊不清的回應往往會帶來更大的問題，導致員工對你產生困惑與不滿。

3. 角色定位不明確

   很多主管希望「兩全其美」，既想滿足員工，又想確保團隊績效，結果兩邊都沒做好。

具體如何解決呢？以下是破解拒絕困境的 3 個技巧

• 準備好「萬能理由」，合理拒絕
  當你必須拒絕一個不合理或不合時宜的請求時，準備一個清晰且合理的理由能讓你更有底氣。
  
  怎麼做？ 
  如果 Gary 當時這樣說：「Josh，我很理解你的情況，但我們現在正處於項目關鍵階段，這兩天任何人的缺席都可能影響團隊進度。等項目完成後，我會再給你時間處理個人事務。」
  這樣的回應既表明了拒絕的原因，也給了對方希望，讓對方不會覺得被冷漠對待。

彼得·德魯克說：「有效的管理者要能區分輕重緩急，將時間用在最重要的事情上。」

• 直接拒絕，但提供替代方案
  拒絕並不意味著完全不給予支持，而是可以提供替代方案，讓對方感受到你的理解和善意。
  
  怎麼做？
  當一位員工請求你幫忙修改不屬於你職責範圍的報告時，你可以說：「這份報告我確實無法幫你修改，因為這不在我的工作範圍內。不過，我可以推薦你一個寫報告的方法或工具，下次你一定能做得更好。」
  這樣不僅拒絕得體，也幫助對方找到了解決問題的方法。

 稻盛和夫說：「真正的成長，來自於自己面對問題並解決問題。」

• 明確角色定位，敢於拒絕非核心任務
  
  作為主管，你的首要責任是確保團隊的核心任務順利完成，而非滿足所有人的請求。敢於拒絕不合理的分工，才能帶領團隊走向成功。
  
  怎麼做？
  當其他部門試圖將工作「甩鍋」給你時，你可以這樣說：「我們團隊目前已經滿負荷運轉，無法承擔額外的工作。我們需要專注在核心任務上，才能保證品質和效率。」

亨利·福特：「拒絕無關緊要的工作，是一個負責任的選擇，因為時間和資源是有限的。」

拒絕是一門管理藝術

 
拒絕他人並不意味著不近人情，而是主管在權衡團隊目標和資源後的理性決策。掌握「拒絕的藝術」，不僅能提升團隊效率，還能贏得員工的尊重。

真正優秀的主管，懂得如何說「不」。

你在職場上有過哪些「難以拒絕」的經歷？歡迎在留言區分享你的故事！