「顧問,我們的連鎖店數在這兩三年中增加不少。但員工的流動率變高,也常抱怨事情做不完。每月的管理報表都要拖到20號,庫存資料也不準,害得資金很難管理。」張董苦惱地跟我抱怨。
「這樣看起來,問題應該是出在你家的資訊管理系統上。」我聽完後笑著回答。 「我們公司有買系統呀,也花了不少錢,一直沒有順利。而且承辦的主管,還因為這樣離職了。」張董嘆了一口氣。
連鎖總部應該在店數不多且規模小的時候,就要盡快去導入營運資訊系統。不然,等店數多了後,才發現少了資訊系統的協助,企業老闆會把自己累死外,也無法有效地做好管理工作。
從POS、電子訂貨與內部管理ERP,到近年來的O2O線上線下互相導流、Google搜尋與諸多線上社群,及以客戶為中心的OMO線上線下融合。資訊科技的運用,早已經是連鎖事業經營中的大事。要有效發展品牌連鎖體系,資訊系統對打造完整的管理體質,是一個很重要的工作。
當我們要知道一家店有沒有賺錢?哪些產品的利潤比較高?哪些產品的銷售量比較大?各項費用是否合理? 最近哪些產品賣得比較好?銷售量多少?賺最多毛利?看得出商圈裡的客群比較喜歡哪些商品嗎?還是有什麼產品適合當我的主力產品?如果不靠管理系統,那就是耗費大量時間與人力的低效工作。
無論是直營或者是加盟,如果沒有這些資訊系統的協助,如何提升門市業績與獲利?改善服務品質?如何去輔導品牌加盟店?若 要發展品牌授權加盟,想讓加盟店跟總部成為真正夥伴,跟營收連動的權利金,就是讓雙方建立合夥關係的基本。要定期掌握門市營收狀況,資訊系統更是必要的管理工具。
很多老闆會直接去找供應商,問他資訊系統該怎麼用?讓對方提個報價,看需要買哪些軟體硬體? 腦袋裡面大概就只有POS 收銀機,一台主機跟一套軟體。但對裡面整個系統的運作概念,卻是非常的薄弱。以為花錢就可以消災,找廠商就可以解決。
但如果老闆沒親自下來理解,或是帶動整個組織的資訊化變革。最後,不但不能花錢消災,還搞得天怒人怨、工作混亂或員工離職。 多數的營運資訊系統,一定內含一套原先設定的管理流程跟控制要點,這代表著一系列的表單、關鍵資訊作業流程與。
營運的管理控制點,大多圍繞在日期、金額與數字,以及人事時地物等的重要資訊。掌握這些資訊的流動與轉化,跟內含的管理知識體系,就能善用資訊工具,提高管理效率與效益。
在導入系統的時候,提醒一些重點觀念與流程思維:
要從整個品牌的發展方向目標,以及商業獲利模式中,看看該完成哪些任務?才知道需要哪些工作流程。 同時,也才能判斷需要什麼樣組織架構,哪些專長職能的人才,去完成這樣的工作。
尤其在公司轉型發展時,若連老闆自己都無法清楚說明公司發展的短中長期目標,以及營運獲利模式,你認為資訊廠商與員工會比你更清楚嗎?到底你是老闆,還是員工是老闆?
先做工作流程再造,應該是說公司未來的業務發展會怎麼走,如何跟現在的業務銜接,對應的作業流程是什麼?在流程再造的過程,老闆也可重新審視是否組織有疊床架屋的狀況?是否部門或員工的分工不均?
整個工作流程要做分析梳理,把工作的細部拆解清楚,並予以書面化。像拼圖一樣,每個子流程全部拼起來,就是完整的企業工作流程。而這些工作流程再藉由資訊系統的協助,把營運做的更有效率跟效益。
每套資訊系統都有他預設的商業邏輯與模組工作流程,要先花點時間去深度了解。包括基礎設定、模組設定、子系統的作業流程,以及適用的商業營運方式。 認真點的,就請他這些資料都印出來,在上面跟你公司現有的營運方式與工作流程比對,清楚標注差異、運用方式與需要調整的地方。
調整有兩個方式,一是修改系統來配合現有人工作業,其次是調整人工作業流程來配合系統。在實務上的輔導經驗,如果是簡單修改人工作業就可以解決的,就不要隨便去改系統。 每系統都有他一個核心的 管理邏輯,看似簡單改,很容易帶來系統不穩定的災難。
比較正確的觀念是,企業老闆與主管應該要藉這個機會,重新審視工作流程的合理化,如何能更有效地管理,而不是一味地要求修改系統來配合人工。科技始終來自於人性,但是科技裡面的管理是要讓你提高經營的效率,而不是滿足人類的僵化跟不願意改變的保守態度。
企業的核心競爭力,多數在人才。尤其是現在要因應外部環境的數位化競爭,人才的數位思維與能力更需要培養。這些工作流程跟內容需要什麼樣的組織架構?什麼樣的職位能力與專長?團隊需要用什麼樣的人才?
在系統架構流程、組織營運需求與企業現況盤點,這三者之間的比對,再去找整合的平衡點。 要打下基礎的資訊系統導入,最重要的其實是老闆跟高階主管。最忌諱的是,把資訊導入的工作都分工下去,出了問題就推給員工與廠商。
老闆與高管若沒親自參與,往往碰到很多流程與權責變更,或重大事項需要快速裁決時,就會影響系統導入的效率與效益。
在連鎖的資訊管理上,都有一套基本的營運資訊管理的管理。包括不同角度的商品銷售分析、營收類別的客源分析,最後到店別、地區別與公司損益表與資產負債表分析。 當然,在不同業種、業態或是商品屬性,在連鎖領域中,服務連鎖、餐飲連鎖與零售連鎖,管理的重點也會不同。
通常顧問會建議連鎖企業老闆,多數系統在開發的時候,就已經內含一套完整的營運資訊管理的Know-How,包括系統設定、關鍵欄位資訊、運算流程與公式。 光是把系統裡的這些東西做好, 幾乎可以滿足80%的營運管理需求。其他,就是把資料資訊匯出,重新在Excel裡整理加工, 配合營運管理需求就夠了。
連鎖品牌事業的經營,資訊系統是一件跑不掉的基本硬工作。想把連鎖事業做大做強,老闆早晚都要面對這項挑戰。 早點認命做完,不好嗎?