活動預算必修課！用有限資源創造無限可能！(上)
辦活動很重要的事情之一，就是預算分配規劃。
專案負責人應要瞭解預算計畫的關鍵組成有哪些項目，這邊提供一個簡單基礎的參考比例：硬體60%、軟體30%、雜項10%；然而，最終的預算分配仍需根據活動的形式、規模及演出效果等因素進行調整。
通常在規劃階段，建議先以大框架的方式進行分類，這些項目包含：
一、活動目標、規格
明確定義活動目標受眾、創意呈現效果、預期參與人數、活動時間與地點，以及相關必要的需求，建議將預算以框架方式先羅列出項目以便有遺漏之處
二、場地相關
包含場租、可能還會有清潔、電力、冷氣、保全、地板保護工程…等
三、硬體設備
涵括木作、音響、燈光、視訊、美工、攝影直播設備、發電機、傢俱租賃設備等
四、軟體費用
涉及影像視頻內容製作、表演團體、主持人、體驗、PG/PB、贈品、網站架設等
五、印刷製作
印刷物e.g., 邀請卡、宣傳單、餐券、體驗卡…等等。
六、餐飲需求
餐食、飲品、貴賓接待以及工作人員餐飲。
七、雜項
結構計算、保險、垃圾清潔、貨運、稅務、貴賓停車…等或可能突發的事件。
先依據這些分類，條列出項目，提前先掌握活動大部分的預算，以確保項目皆有被納入規劃裡面。在提案籌備的階段時刻要做到：設定、追蹤、評估、調整、這樣可以有助於與客戶在討論預算時，可以更聚焦、更具有效性的讓活動往前推進進度。
COSMOS在規劃活動預算時，會根據企劃案，系統性且有邏輯地條列出所有可能產生費用的項目，確保每個項目都有被納入考量，從而降低遺漏的風險，以提高報價的完整性與掌握度。
若為較缺乏報價經驗的夥伴，建議可以向合作夥伴請益，
他們的專業與經驗能幫助我們更精準的評估成本。只是在與他們討論前，請務必清楚地列出你的需求、規格，以確保溝通是有效、且精準的。
也別忘記設置應急費用，在報價中建議預留一些資金作為應急使用，以便於處理突發或意外的開支。這樣在面對改變時，能迅速調整計劃，維持活動想要呈現的效果質量。
而在預算分配時也有幾個場見的錯誤，今天COSMOS也直接大公開這些血淚史啦～
ㄧ、過於樂觀
制定預算時，過於樂觀的預期，可能導致高估收入和低估成本，更從而影響專案預算的平衡。
為避免這種情況，建議在劃分預算時基於過去的經驗進行分析，並心理上預判可能的最低收入，以確保對支出結果有充分的應對方案。
二、錯判形勢
對客戶期待效果的錯判，可能會導致資源配置不當。
例如，若客戶對某項創意的期待與您的理解不符，將可能造成在項目上投入的力度不同步，進而浪費時間和成本。因此，應定期與客戶進行深入溝通，聚焦關鍵目標。
三、重工的浪費
重工通常源於缺乏協調，這會導致資源浪費，並影響預算使用效率。
在項目啟動階段，應建立清晰的計劃和流暢的溝通機制，以確保從客戶、公司內部及合作夥伴之間的協同溝通作業。這樣可以有效對齊彼此的目標，避免失焦或方向錯誤，從而降低重新提案和重工的可能性。
總之，謹慎的預算規劃與執行，會需要考量很多方面的因素，專案負責人要隨時在過程中保持靈活和敏捷性，以應對在活動籌備提案的過程中，可能會有不斷變化的各種新需求或挑戰。
今天先簡單介紹到這邊，在下集，COSMOS將進一步分享，若再談預算遇到一些卡關的狀況時，可以用什麼方式去協調，並且運用有限的資源創造出無限可能唷！
