專案管理丨從職場到生活 專案管理十絕 － 大型研討會人力配置指南：促進活動流暢、建造專業人才 🤝

為一場活動安排適合的工作分組及人力，不僅可以幫助活動更加流暢。若往更遠一點看，更可以幫助每一位職員提升其在專業分工上的能力提升，例如一開始只能當一位貴賓接待員，但經驗累積足夠後，主管就可以放手給職員承擔各大的領導角色。這樣的思維可能顛覆傳統的職場上對下關係，但對一個組織的長遠發展跟經驗傳承會是好的。

以下我以一場200人研討會的規格，試著列出所需人力分組：

（一）總召副召組
● 人力：總召1人、副召1人
● 工作：總召最重要的角色是事前安排好各組，當天盡量不要有任何角色，而是隨時串接各組、給人詢問、處理突發狀況。副召則可以擔任總召助理的角色。

（二）主持前台組
● 人力：主持1人、主持助理1人、前台2人
● 工作：主持助理協助掌控議程、提醒主持人下一位講者及應注意事項。前台角色應該協助資訊講桌、筆電、隨身碟、麥克風、簡報筆、上下台動線、合照站位、倒數舉牌及響鈴、座談貴賓椅等等的工作，與每一位講者「事前」做好溝通，目標是讓議程流暢、讓外來講者對主辦單位信任。

（三）貴賓接待組
● 人力：2至3人
● 工作：需事前確認所需接待貴賓、接待方式、接待位置、接待時間、接待室的規劃，此組人力建議安排一位講者們皆熟識的前輩加入，能提升親切度。

（四）行政報到組
● 人力：4至5人
● 工作：適活動出席人數來安排此組人力多寡，至少需要有各一人負責與貴賓組、主持組對接，貴賓一抵達就能快速告知貴賓組夥伴、開場時能將已抵達名單交給主持人唱名。

（五）總務組
● 人力：2人
● 工作：負責管理及清點當天活動所需的所有器材和備品，包括餐飲用品、媒體器材、佈置物等等，各組人力若需找任何用品，首先應該是先來找總務組詢問，提升效率。

（六）餐飲組
● 人力：2至3人
● 工作：適活動出席人數來安排此組人力多寡，建議事先與報到組確認發送午餐的方式跟位置，以及安排餐具、餐巾紙、垃圾回收區等細節。

（七）媒體控台組
● 人力：2人
● 工作：適每場活動的複雜度跟場地大小，來安排媒體控台組的人力，沒有表演的研討會2人已非常足夠，工作內容可以包含控制投影幕升降、投影機開關、燈光掌控、音響控制等。（簡報控制通常會在前台資訊講桌）

（八）平攝動攝組
● 人力：平攝1人、動攝1人
● 工作：現今動態影像形式豐富，為了後期運用能更多元，建議除了安排平面攝影人員、也要安排動態攝影人員，甚至可安排會拍攝及剪輯短影音的夥伴。此組人力必要時可新增直播人員、線上小編等。

（九）文字新聞組
● 人力：2人
● 工作：不論哪種類型的活動，都可以將活動的致詞及亮點紀錄成文字，可以作為新聞稿、社群文章、刊物報導等用途。雖然如今AI技術能大幅幫助紀錄，但人工聽打還是能避免重要文字資訊的誤差，因此文字組人力建議安排打字速度快、可以快速換句話說的人，兩人用意在可隨時交替。必要時，文字組也須擔當接洽現場媒體的任務。

（十）機動組
● 人力：1人
● 工作：工作內容如其名，可隨時調動支援，但平時也不是無事，可以安排進各時段通常會較忙碌的組別，例如報到時的報到組、午餐時的餐飲組、開幕前的接待組。

👨‍🏫 幾點建議事項
1. 分組可以依照實際需求做彈性調整或重新編排，例如貴賓接待組及行政報到組應該要適度對接；前台組及媒體控台組應事前清楚分工，例如燈光、音響及投影等時間點。
2. 也建議各組安排一主責（Leader）方便對接，才不會造成事情傳遞上有誤差，團隊調整上也能更整全。

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