公職入門知識 公文書類型

這次分享內容很單純，主要介紹公文書常見的的四種類型，分別是簽、簽稿併陳、先簽後稿、以稿代簽。

1. 簽：

你在機關內，若要推動或執行某項業務，或是分配到哪件來函的公文要辦理，得先取得有決策權的長官同意。這就需要將你想辦理的內容以書面記錄並向長官報告，這類公文稱為「簽」。

一般公文的結構包括：

主旨：簡要說明公文的核心內容，讓長官一眼就能理解案件目的。

說明：補充案件的背景、與單位業務的關聯性，以及預計執行方式。

擬辦：具體陳述希望長官批准的處理方式。

2. 簽稿併陳：

當案件需要發文給其他單位或對象時，除了簽呈（向長官報告）外，還需準備發文的「函稿」。這類公文包含兩個部分：

簽：向長官說明案件並請示核准。

函稿：擬好的對外發文內容，隨簽件一同送審。

3. 先簽後稿：

適用於案件較複雜，或涉及政策不確定性時。先送「簽」請示長官核准方向，待獲同意後，再依指示撰寫正式的函稿。

這種方式可避免直接擬定的函稿被長官大幅修改，降低重工機率。

4. 以稿代簽：

適用於單純、例行性高的業務，無需額外請示長官。直接擬定發文的函稿，以函稿取代簽呈送審。

整體總結：

這四種公文類型主要區分於案件的複雜度、決策需求及對外發文的必要性。

• 簽：單純內部請示或報告案件。

• 簽稿併陳：案件需對外發文，簽呈與函稿一起送審。

• 先簽後稿：先取得長官原則同意，再擬正式對外函稿。

• 以稿代簽：簡單、例行公務可直接發函，不須另立簽呈。

了解這樣的分類有助於提高新手公文處理的上手度，雖然現在公務員是個窮酸到爆的行業，但還是能希望對想報考的文組小白有點幫助。