展覽分很多型式，但如果是銷售型的展覽，例如動漫展或電玩展等，它的重心放在銷售，銷售動線除了在結帳銷售台很重要外，進貨管理更重要。我遇到太多次，每次所有的展覽前銷售，連商品清單都還搞不定。
在展覽活動中，商品的進場與管理是確保活動順利進行的重要環節。無論是藝術展、快閃店還是大型品牌策展，都需要有條不紊地處理商品進場、陳列、銷售與存貨管理，以提升展覽體驗並確保運營順利。銷售會牽涉到行銷、物流、財務、倉儲這四個部門合作，就算沒有這四個部門，它仍是要和這四個作業是環環相扣。
以下是一套完整的展覽商品管理進倉指南，幫助輕鬆應對策展挑戰。
一。進倉前準備
展覽商品進場前，需做好詳細規劃與準備，確保進倉流程順暢，減少不必要的延誤與損失。最好有一張共用雲端商品清單，千萬不要倉儲、財務、行銷都各自有一個格式。為確保現場的數量不會跟退場數量差距過多，共用表格很重要！確認商品清單
- 確保商品數量、品項與規格與訂單一致。
- 建立商品進場 Excel 表單，包含 SKU、名稱、數量、價格等資訊。
- 針對特殊商品（易碎、限量版等）標註特殊處理方式。
確認結帳機台的設定
- 刷碼機試刷商品條碼。
- 收銀機台內的折扣設定。
- 商品名稱和收銀機台內設定
商品共享清單範本
共享範本可以讓所有人很清楚，商品名稱、商品條碼、銷售數量、定價、活動價、箱入數等，只要一次建起來，每日再依據銷量去結算，可以降低退場後的盤損。
通常現場銷售會很混亂，會有臨時公關贈出、現場遺失、或結算錯誤等問題，因此要百分之百數量吻合其實很困難，最好百分之五左右的現場數量誤差的心理準備。
二。進場與驗收
進倉前需有效率地完成商品進場、驗收與擺放，確保商品安全無誤。就要做到以下幾點：
外箱麥頭包裝與標籤
- 使用適當的包裝保護商品，避免運輸損壞。
- 外箱麥頭要能有清楚方式或其他標籤，方便快速盤點與識別。
- 為限量或高價值商品建立專屬標籤或防盜措施。
外箱好辨識
與物流派車預訂
- 確認貨運時間、地點、進場門口與物流動線。最好在展覽開展前半個月就要先確認車子。若遇到有連假後的展覽，就要在一個月前先確認有車輛可以配合。
- 預抓進場箱數。
- 確保現場有人能夠對接貨運公司，並協助卸貨。
進場流程
- 抵達現場：確認貨品按時送達，並與場地方對接確認卸貨地點。
- 核對清單：依據事先準備的商品表單，逐一確認數量、品項與狀況。
- 檢查商品狀況：
- 破損檢查：檢查外包裝與商品本身是否完好無損。
- 標籤確認：確保條碼、價格標籤等資訊正確。
- 特殊商品處理：高單價或易碎品應單獨擺放並確認安全。
三。展覽期間商品管理
當展覽正式開始後，商品管理的重點轉向銷售、補貨與庫存控制。
商品擺放與倉儲
- 依據展場動線與展示規劃，擺放商品或存放庫存。
- 使用貨架、展示櫃或專屬存放區域，避免混亂。
- 規劃補貨機制，確保商品隨時充足。
現場倉內擺放管理
商品銷售與管理
- 確保 POS 系統（如 iPad 結帳機、電子支付等）順暢運作。
- 建立每日銷售紀錄，追蹤熱門品項與即將售罄的商品。
- 設置防盜措施，避免商品遺失或被誤拿。
補貨與調整
- 依據銷售狀況調整商品擺放，提高銷售轉換率。
- 每日巡場，確保展示品保持最佳狀態（整潔、有庫存）。
- 適時補貨，避免熱門商品售罄影響銷售機會。
四。展覽結束後的退倉與結算
展覽結束時，商品的退倉與結算同樣重要，確保庫存清點無誤、物流順利回倉。
退倉流程
- 清點剩餘庫存，記錄未售出商品的數量與狀況。
- 依據商品清單與銷售數據，核對是否有遺失或異常狀況。
- 將商品重新包裝，確保運輸安全。
- 與物流團隊確認退倉時間、地點與運輸方式。
結算與報告
- 記錄展覽期間的銷售數據與庫存變動。
- 針對熱門與滯銷商品進行分析，提供未來策展參考。
- 確保所有帳務清點無誤，與場地方、合作夥伴完成結算。
總結
展覽商品管理不只是「把東西放進場地」這麼簡單，而是涉及一系列細緻的計畫與執行。透過事前準備、進場驗收、展期間補貨管理與展後退倉，每個步驟都環環相扣，影響著最終的銷售成果與品牌形象。
做好商品管理，才能讓展覽運營更順暢，提升觀展體驗並創造更高的銷售轉換率！
