【VBA 自動化教學10】一鍵篩選資料並匯出結果｜快速產出分析報表

在日常資料分析中，常需要依條件篩選資料並將結果匯出成新檔案或報表。透過 VBA，我們可以建立一個「一鍵篩選」功能，自動依指定條件篩選資料，並將結果匯出至新的 Excel 檔案或 PDF，節省大量人工操作。

功能概述

這段 VBA 程式碼可實現以下功能：

• 自動篩選指定欄位的資料
• 將篩選結果複製到新工作簿
• 將新工作簿儲存為 Excel 檔案（可延伸為 PDF）
• 適用於報表分析、資料清理與成果輸出

VBA 程式碼範例

Sub FilterAndExportData()
    Dim ws As Worksheet
    Dim rng As Range
    Dim NewWB As Workbook
    Dim Criteria As String

    ' 設定篩選條件（以「部門=銷售」為例）
    Criteria = "銷售"

    ' 指定資料範圍（假設資料在 A1:D100）
    Set ws = ActiveSheet
    Set rng = ws.Range("A1:D100")

    ' 套用篩選
    rng.AutoFilter Field:=2, Criteria1:=Criteria ' 第二欄為部門

    ' 複製篩選結果到新工作簿
    rng.SpecialCells(xlCellTypeVisible).Copy
    Set NewWB = Workbooks.Add
    NewWB.Sheets(1).Range("A1").PasteSpecial xlPasteValues

    ' 儲存新工作簿
    NewWB.SaveAs Filename:=ThisWorkbook.Path & "\篩選結果.xlsx", FileFormat:=xlOpenXMLWorkbook
    NewWB.Close False

    ' 清除篩選
    ws.AutoFilterMode = False

    MsgBox "篩選結果已匯出至新檔案", vbInformation
End Sub

程式碼詳細解說（初學者導向）

宣告變數：

• ws 指向目前工作表。
• rng 指定要篩選的資料範圍。
• NewWB 是新建立的工作簿。
• Criteria 是篩選條件。

1. 設定篩選條件： 這裡以「部門=銷售」為例，將 Criteria 設為「銷售」。
2. 指定資料範圍： 使用 Range("A1:D100") 指定資料範圍，假設資料在 A 到 D 欄。
3. 套用篩選： 使用 AutoFilter 方法，指定第二欄（部門欄）符合條件的資料。
4. 複製篩選結果： 使用 SpecialCells(xlCellTypeVisible) 取得篩選後的可見儲存格，並複製到新工作簿。
5. 儲存新工作簿： 使用 SaveAs 將新檔案儲存為 篩選結果.xlsx，並關閉新工作簿。
6. 清除篩選： 使用 AutoFilterMode = False 清除篩選條件。
7. 提示訊息： 使用 MsgBox 提示使用者匯出完成。

操作步驟與使用方式

1. 將程式碼貼入 Excel 的模組中（例如 Module1）
2. 確保資料已存在於指定範圍（A1:D100）
3. 執行 FilterAndExportData 程式
4. 程式會自動篩選並匯出結果至新檔案

應用場景與延伸建議

• 篩選特定部門或日期的報表
• 匯出符合條件的客戶清單
• 教學或作業中快速產出篩選結果

延伸功能建議：

• 加入動態範圍偵測（自動抓取最後一列）
• 支援多條件篩選（例如部門+日期）
• 匯出為 PDF（使用 ExportAsFixedFormat 方法）
• 加入儲存路徑選擇對話框

常見問題 FAQ

Q1：是否可以篩選多個條件？

可以使用 Criteria1:="=銷售", Operator:=xlOr, Criteria2:="=財務"。

Q2：是否可以自動偵測資料範圍？

可以改用 ws.UsedRange 或 ws.Range("A1").CurrentRegion。

Q3：是否可以匯出為 PDF？

可以在新工作簿中使用 ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF 方法。

結語與延伸閱讀

這段 VBA 程式碼提供了高效率的「一鍵篩選並匯出結果」功能，適合用於報表分析、資料清理與教學應用。後續可加入多條件篩選、動態範圍偵測與 PDF 匯出模組，打造完整的資料篩選工具。

下一篇將介紹如何「一鍵快速建立目錄與摘要報表」，敬請期待【VBA 自動化教學】第 11 篇~!