吃青蛙？蕃茄鐘？提升工作效率的四個實用小技巧

這個世界上有一件事對每個人來說都一樣公平的，你猜是什麼？答案是「時間」，因為每個人都通樣一天只有24小時，不會因為你比較有錢，你的一天就比我多出幾分鐘。也因為如此，時間是所有資源裡最珍貴的，因為沒辦法用任何方式買到或賺到。

面對沒辦法增加的時間，有的人可能會想的是「如何省時間」，所以會從吃飯可不可以吃快一點、花在交通上的時間能不能少一點之類的事去努力，但是一來也許真正能擠出來的時間有限，二來如果沒有善用這些時間，似乎也沒什麼用。因此真正該做的就是想辦法讓既有的時間能夠發揮更大的效果。

如果到書店去看，幾乎每個月都會有個幾本有關時間管理或者提升效率的新書，表示這個主題一直有市場需求。老查有一陣子也很愛買這種主題的書回來研究，但是慢慢我發現重點不是你會的方法多或少，而是能不能切實地去實行，所以對我來說，不要太複雜，簡單、容易養成習慣的做法反而比較有用。以下老查就分享幾個對我來說蠻好用的小方法。

馬克吐溫很喜歡把人生的哲理用一種幽默或嘲諷的方式表達，他有一個說法「假如你每天早上起床第一件事就是生吃一隻青蛙，接下來的一整天都會過得不錯，因為你知道當天最糟糕的事已經結束了」原本是用來比喻凡事先做好最壞的心理準備，但是有一位管理專家博恩崔西用這個概念作為他時間管理的守則—每天在安排自己工作的時候，都先從最重要但最困難的事情先下手，因為這類的事情通常你會拖延去做但又不能不做，還不如積極面對現實。

他還列出了兩條「吃青蛙守則」，第一條是「如果你必須吃掉兩隻青蛙，先從比較醜的那隻開始吃」，意思是有時候重要的事不只一件，那就從相對來說比較困難的事先做。第二條是「如果你非得吃一隻青蛙，光是瞪著牠是沒用的」，意思是中間的拖延都無助於你完成它，還不如趕快處理比較好。

假如你已經決定「吃掉那隻青蛙」，但是你還是需要一口一口吃，意思是工作不可能彈指之間就完成，仍然需要階段與時間，中間就有可能會因為分心影響效率。我在書裡有看過以下兩個研究：微軟研究院發現：同時關注一個以上的優先事項，會讓生產力降低40%。而根據惠普的研究：被電子郵件、電話或簡訊打斷的員工，智商會降低10分以上，是吸食大麻所產生影響的2倍。所以在工作的過程裡，維持專注很重要。

下面要介紹的「番茄鐘工作法」，就是幫助我們維持專注一段時間的方法。這個方法是一個義大利人弗朗切斯科．奇里洛所發明的。為什麼叫番茄鐘？因為他發明這個工作法的時候，用的計時工具是一個番茄形狀的造型計時鐘，所以用這個命名。

番茄鐘工作法很簡單：首先設定好 25 分鐘後會響的鬧鐘。然後就開始專心工作，一次只專注做一件事，並且把手機通知關掉，最好是連震動都不要有，也千萬不要開著螢幕，以免被影響分心。在這25分鐘裡，只要你分神作其他的事，這一回合就作廢重新開始。這樣的設定可以讓你因為不想讓段落作廢感覺好像失敗了，而會強迫自己專心的心理。

25 分鐘後鬧鐘響起，就結束這回合，站起來動一動，休息 5 分鐘。不管是起來動一動，或是收收信、滑一下手機都可以，但就讓自己離開工作狀態。就是這樣25 分鐘工作、5 分鐘休息，重複 4 到 5 個回合。這樣的做法看起來好像把工作切開幾段來作不是很連貫，但是可以避免你因為分心或是被干擾，反而是有效率的。

如果常看運動比賽或是有在follow運動員的人應該有注意到很多運動員在上場前會有屬於他個人的「儀式」，像是對空揮兩拳，或吐一口口水之類的，看起來像是迷信或怪癖，但其實是一種幫助他專注進入狀況的自我暗示，是一種『啟動專注的模式』

我自己的專注工作儀式是聽喬治溫斯頓的鋼琴獨奏加上一杯冰拿鐵。如果要寫簡報或腳本，我會幫自己準備好這兩樣東西然後乖乖開始工作，這就是我的專注儀式。

你可以設定屬於你自己的的一套固定儀式，可以用幾個步驟組成，這套儀式便能和「專注」的心理狀態相連結，成為觸發「專注」的機制。只要在重要活動前進入這套儀式，便能讓自己在正式上場時達到最佳狀態。儀式中的每一個流程都必須是：本來就很喜歡的事，或是會讓自己感到放鬆的事。如果要讓這套儀式更有效，最好是你不需要專注的時候就不要做那幾件事，這樣會更有用。

有時候電腦或手機當機，必須要按特定的按鈕幫它重開機，我們在工作的時候也可能會碰到腦筋卡住的時候，如果硬是繼續工作下去效率也不一定好，所以也需要有一個重開機的動作。這裡老查要分享一招對我來說蠻有用的小技巧：就是稍微整理一下我的辦公桌面，像是用濕紙巾把桌面跟電腦稍微擦一遍，或是把一些不要的舊文件撕掉之後丟掉。因為在做這類比較不需要動太多腦筋但是又必須稍微專心的規律動作時，會讓你原本紊亂的思緒平靜下來，等你把這些小事做完的時候，很自然你就像「重開機」一樣可以重新開始專心了。

這些小技巧都不會很難，如果養成習慣的話相信對提高工作效率是有些幫助的。