《英該很簡單》(8): Business letter writing 商業書信怎麼寫 ?

Salutation 稱呼

如果對方的姓氏不詳，可寫：

如果知道收件人姓氏（男性）：

收件人是太太（就是已婚的意思）：

收件人是未婚女生：

收件人是女生，但婚姻狀況不詳：

Introduction 開首段:

purpose of writing 寫作目的

1. 查詢資料
2. 希望別人允許寫信人做某事
3. 回答別人的查詢

一、查詢資料 introduction

I am writing to make an enquiry about ....我特致函詢問關於...的事宜。

二、尋找允許 introduction

(2.1) 希望教授能延遲交功課時間：

I am writing to sincerely ask for your approval on the extension of the deadline for the submission of my assignment which is the 【assignment name】.我特致函誠懇地希望你能延遲交XXX這份功課的死線時間。

寫作重點

sincerely (adv.) 誠懇地

表達你有誠意

多用名詞

approval, extension ,deadline, submission, assignment 都是名詞，看起來專業很多，也是商業書信的要求：專業！

用 formal wording 官方措辭

說白一點就是官腔，不要用那麼多動詞，在重要的概念上用名詞，其次就動詞或副詞。

• n. - noun 名詞
• adj. - adjective 形容詞
• adv. -adverb 副詞

例如，你想要教授的允許，所以「允許」是重點，要用名詞【approval】，不要用【approve (v.)】，其他 noun 例子包括：

• extension - 延遲/延長
• deadline - (不用我說了吧?)
• submission - 遞交
• assignment - 功課/作業/任務/工作

(2.2)希望僱主明白自己的狀況：

I am writing to provide detailed explanation on ABC for your easy understanding and proceeding.

我特致函提供對ABC這事的詳細解釋，讓你能更方便地容易理解來龍來脈和處理相關事宜。

I am writing to provide detailed explanation on ABC for your consideration of C regarding D under the situation of E.

我特致函提供對ABC這事在E的情況下的詳細解釋，讓你能考慮關於D層面的C事情。

學習重點：

• detailed (adj.) 詳細的
• explanation (n.) 解釋
• consideration (n.) 考慮
• regarding (conj.) 關於(= about)

(不是說about 不專業，你都可以用about，只是多給你一項選擇而已)

• situation (n.) 情況

(續)

---

商業邀約／讀者來信：shirleyleung1508@gmail.com