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《英該很簡單》(8): Business letter writing 商業書信怎麼寫 ?

2022/01/05閱讀時間約 5 分鐘

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今天，有一個舊生問我如何寫信向僱主解釋自己延遲畢業的原因，為的是希望僱主能於不久的將來仍能考慮他作為公司職員的一份子，礙於私隱，這裡不會披露整件事情，但大致上就是這樣。如果遇到這種情況，應該如何向僱主或未來僱主在信裡交代呢？

商業書信除了這一種之後還有千千萬萬種，看來這個商業寫作的系列很難有完的一天，而且，先為各位打一層心理準備：商業書信絕不容易，這就是為什麼坊間代筆費可以高達HKD 1000一封，課堂也就收得再貴個兩到四倍，而收得更貴的更大有人在——

業配一下，如果閣下有需要找我代筆，或有任何商業合作洽談，歡迎聯絡我。就算不是想給機會我賺些小外快（我有正職的，所以可能回覆需時），而只是想問我英文問題，也可透過《英該很簡單》系列下的電郵，與我聯繫。儘管你打一句很喜歡看到我的文章，我都會高興一整天的！你／妳就功德無量了！

好，開場白說完，直奔正題：

Salutation 稱呼

我發覺大小朋友都不太搞得懂商業書信的稱呼，如果未寫正文之前，連稱呼別人都不懂，就太沒大沒小了吧？如果你不想對方誤會你是沒禮貌的小屁孩或目中無人的大叔，就要小心對對方的稱呼了！

如果對方的姓氏不詳，可寫：

Dear Sir/Madam,

緊記要用逗號！寫完這稱呼不加逗號的話，就像你說完話忘了合上嘴巴一樣啊！

如果知道收件人姓氏（男性）：

Dear Mr. Chan,

收件人是太太（就是已婚的意思）：

Dear Mrs Chan,

收件人是未婚女生：

Dear Miss Chan,

收件人是女生，但婚姻狀況不詳：

Dear Ms Chan,

Introduction 開首段:

purpose of writing 寫作目的

商業書信粗略可分為幾種：

查詢資料
希望別人允許寫信人做某事
回答別人的查詢

當然，還有其他細分類，如讚揚、投訴等，但那些分得比較細，今天是商業書信的第一課，所以想說一些比較入門的東西，如果你有個別問題想問，歡迎寫電郵給我！（但如果不是商業邀約的話就請你不要用商業書信的格式啦！我很平易近人的啦！）

言歸正傳，我的舊生的情況就屬於第二類，因為他希望僱主明白他的狀況，並能在將來給他機會在那家公司裡工作，所以，開首絕對要列明自己的來由。

無論寫任何一類商業書信，首段開門見山是非常重要，寫商業信不是寫小說，不需要舞文弄墨，用最直白、最專業的用語直奔主題就好了，別人一天收信百封千封，可沒時間看你多餘的廢話呢！

常用的開首有幾種：

一、查詢資料 introduction

I am writing to make an enquiry about ....我特致函詢問關於...的事宜。

二、尋找允許 introduction

(2.1) 希望教授能延遲交功課時間：

I am writing to sincerely ask for your approval on the extension of the deadline for the submission of my assignment which is the 【assignment name】.我特致函誠懇地希望你能延遲交XXX這份功課的死線時間。

寫作重點

sincerely (adv.) 誠懇地

表達你有誠意

多用名詞

approval, extension ,deadline, submission, assignment 都是名詞，看起來專業很多，也是商業書信的要求：專業！

用 formal wording 官方措辭

說白一點就是官腔，不要用那麼多動詞，在重要的概念上用名詞，其次就動詞或副詞。

n. - noun 名詞
adj. - adjective 形容詞
adv. -adverb 副詞

例如，你想要教授的允許，所以「允許」是重點，要用名詞【approval】，不要用【approve (v.)】，其他 noun 例子包括：

extension - 延遲/延長
deadline - (不用我說了吧?)
submission - 遞交
assignment - 功課/作業/任務/工作

(2.2)希望僱主明白自己的狀況：

I am writing to provide detailed explanation on ABC for your easy understanding and proceeding.

我特致函提供對ABC這事的詳細解釋，讓你能更方便地容易理解來龍來脈和處理相關事宜。

I am writing to provide detailed explanation on ABC for your consideration of C regarding D under the situation of E.

我特致函提供對ABC這事在E的情況下的詳細解釋，讓你能考慮關於D層面的C事情。

學習重點：

detailed (adj.) 詳細的
explanation (n.) 解釋
consideration (n.) 考慮
regarding (conj.) 關於(= about)

(不是說about 不專業，你都可以用about，只是多給你一項選擇而已)

situation (n.) 情況

(續)

商業邀約／讀者來信：[email protected]

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