關於書寫邀請函的那些事…

「讀大學或是出社會的你，是不是常常要寫邀請函拉贊助或合作呢？」

「拉贊助與合作到底要怎麼寫才是最適當的呢？」

今天，我們就要來談談書寫邀請信的那些事．．．

在開始之前，我們來看看以下這則訊息，想想看你發現了什麼問題？

從上面的訊息，其實可以發現以下幾點問題：

第一、對想要合作的組織不了解

第二、沒有介紹自己的組織，對方會不知道你的組織的理念

第三、為何想要找我們組織，而不是其他組織？

第四、活動的性質以及內容是什麼？

第五、要提出自己的想法，不是直接問對方接不接受。因此，總和上述，如果你是該組織的聯絡窗口，你看到這樣的訊息，可定會很茫然，我們與你們合作的目的是什麼？這樣的合作效益，會給我們組織帶來什麼影響？．．．等。所以，以下將會以「新手談合作」與「一份優良的邀請函該具備的內容是什麼？」來進行介紹。

如果今天作為還沒談過合作或是與組織有接洽經驗的學生，希望可以記住下面兩件事情。

如果知道自己是學生，那就大膽一點，我們要求合作的那些人都是比我們更高維度的人，對他們來說隨隨便便給的一些東西，都是我們可以槓桿的機會，對他們來說無傷大雅，但對我們來說至關重要，所以如果講師沒有理你，可以直接詢問「我應該怎麼做會更好呢？」把你想問的好好問完，不要怕丟臉。

若講師給出了回饋就是第二輪的開始，我們要開始字字斟酌，給予答覆與心得，跟講師說從這些答覆中你學到了什麼，最好可以做成心智圖或是一篇文章，打給講師完之後，可以放到自己的個人版面然後標記講師，你這樣做你就會把自己從一個沒禮貌的學生，變成一個積極的學習者，所有人都熱愛給予，但會收到反饋的給予事會讓人心情好的。

因此，要記住「失敗並不可恥，每一個行動都有可以利用的價值，不論是好行動或是壞的，把心態放平，貴人是自己創造的。」

拉贊助與合作，寫邀請函最大的目的在於讓對方或是組織快速了解以下幾個訊息：我的身分是？ 怎麼得知你們組織？為什麼找我們組織？以及希望從組織獲得什麼協助？活動性質為何？合作活動的簡要內容（包括時間地點人物以及活動目的）以及最終的預期效益與聯繫方式。

因此，由以上可知道一份良好的合作與贊助邀請函有以下六個步驟：

信件一開始自我介紹，讓收件人了解來信的身份。（包含我的身分，我同時在做什麼等。）

信件接著詳細描述對方在他所專業領域的經歷及成就。這不僅讓對方感受到尊重，也為後續提議合作奠定了基礎。

信件中要明確指出了合作的目標與期望效果，這讓對方明確了解合作的意義。（包含為何找我們組織、希望獲得什麼協助？）

信件中要提到希望藉由合作，對該組織的利益是什麼，展現出雙方合作的互利性。

信件中可以提議安排線上會議或是實體見面，此可顯示出尊重對方的時間和意願。

感謝對方花時間閱讀信件，並期待收到回覆。這體現了禮貌與誠意。

除了以上六點建議外，也可以在信件中附上活動企（計）劃書，方便對方有更深入的了解你們的內容。

綜合以上，在寫邀請函的同時，可以把自己站在「你是對方組織」的角度去思考，如何創造雙方都有利益，並且也要去思考對方為何要接受我們的合作邀約等。

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