難得要回歸老本行（？）談一下工作上的事情，因為身兼出版行銷與出版界迷妹代表的雙重身分，在工作上我經常要寫信邀約各界KOL，另一方面我也很常接到不同出版社的書籍合作邀請。
我很常被拒絕或忽略，也很常拒絕別人（大家抱歉），一邊為了更有效率的讓對方知道我的請求、用短短的信件感動對方；另一邊也希望收到細心又完整的邀約（尤其是在我片刻空檔打開的信，如果第一時間不知道對方需求，回頭我可能就會忘記回），因此才讓我起心動念寫這篇。
以下的信件範本是我工作時經常套用的格式，可以視自身工作習慣、邀請對象跟產業類型等面向調整。也想提醒大家，並不是我的作法就是最好的，以下範例僅是基於我雙重身分歸納後的結果。情境預設是出版社行銷的新書合作邀約信。■信件標題：【ＯＯ出版來信】《ＯＯＯＯ》新書推廣合作／撰寫推薦文／擔任推薦人
我會將來信目的打在信件標題上，可視情況調整，考量到一些人氣KOL的各種邀約信應該超多，越是明確的標題被打開或不被忽略的可能性越高。信件內容也一樣，越是明確的告知合作內容，也能減少彼此來往溝通的時間成本。
■ＯＯ您好，
請事先確認邀請對象的名稱，可以是對方社群名稱，也可以是經營者的自稱，例如我的社群叫做「編笑編哭。」（沒錯，官方名稱有句號），而我自稱「B編」，所以寫信給我的時候，可以稱呼我「編笑編哭」也可以叫我「B編」。建議不要大主大意加入社群名稱裡沒有的成分，例如「編笑編哭的小編」，很有可能一不小心就誤踩地雷。
■我是ＯＯ出版的行銷企劃ＯＯ，初次來信請多指教。
我習慣先自報家門，包含任職單位、身分跟名字，以及簡單的招呼語。如果不是第一次合作，招呼語請自行調整成符合雙方交情的內容。
■Ｏ月份（近期）我們出版了ＯＯＯ的新書《ＯＯＯＯ》，作者是⋯⋯內容是⋯⋯。
簡要介紹新書／產品，並附上詳細說明的文件附檔或商品網頁。目的是讓收件人方便、快速的理解內容，不用再花時間自己估狗。對邀請方來說，也能針對產品亮點加強說明。以書籍為例，如果通路已經上架，可以附上網路書店的頁面，另外我也習慣再附上書介，PDF、WORD或甚至簡報檔，隨信附件或放上雲端都可以。（BTW 書介我會再另外整理一個美化版，不會給建檔用的表格，出版社從業應該會懂我在說什麼。）
■因為您常在社群分享⋯⋯，希望能有機會邀請您進行新書推廣合作／撰寫推薦文／擔任推薦人。⋯⋯（目的及細節說明）。
簡要敘明邀約緣由，即使你的心中充滿峰迴路轉、起心動念的原因，也請簡單的、客觀的跟對方說明，在此要明確傳達受邀者跟你想推廣的新書（產品）有什麼關聯，為什麼邀請他；當然如果對象是景仰已久的人，稍微、恰當地透露一點迷妹的心意也是允許的。目的是讓受邀者明白你的邀請是經過思考的、不是亂槍打鳥，也讓整封信不會像是公版信（即使前幾段可能都是反覆使用的）。
接著請明確的說出來信邀約的目的，以出版行銷來講最常見的目的就是：進行新書推廣合作／撰寫推薦文／擔任推薦人這三項。如能進一步的說明細節會更好，如要在哪個時間點進行推廣合作、預期的方式是什麼（貼文？限動分享？其他規劃？）、如有編列預算請對方提供報價、推薦文會放在哪裡？截稿期限？字數要求等、什麼時候需要回覆意願、如有意願擔任推薦人請提供頭銜等。總之，除了讓對方知道知道你的目的外，也要讓他知道如果有意願的話，下一步要做什麼。
■感謝您撥冗閱讀此信，如您對本書感興趣，或有意願進行推廣合作／撰寫推薦文／擔任推薦人，需要完整書稿，再請您於Ｏ月Ｏ日前不吝回覆告知（紙本以郵寄提供，電子檔以信件提供），我們也會於《ＯＯＯＯ》Ｏ月Ｏ日新書出版後，寄送Ｘ本公關書給您，再麻煩您提供方便收件的地址資料，謝謝。
無論是書籍還是其他商品，都請儘可能完整提供給對方試讀或試用，不過通常我不會第一封信就附上全書稿，會先確認對方是否感興趣後再提供（但書介絕對是必要的，其中包含一部分的內容試讀）。
如果是有時間壓力的邀約（例如推薦人要印在書上），或有預期曝光的時間安排，也建議先稍微跟對方說明，以便確認檔期。溫馨提醒，請不要設下一個距離寄信日期只有三、五天或一週期限的時間，收到信的當下真的難免會產生：「你是不是找不到人才在最後踩時間死線找上我？」
■署名＋簽名檔
我的習慣是最後一定會壓署名加日期，然後附上官方格式的簽名檔——包含公司名稱、單位、職稱、聯絡方式的那種。
以上就是我的新書邀約信的撰稿格式，再次強調這只是我的個人工作經驗與習慣的總結分享，提供迷惘的年輕行銷們參考。最後，希望曾經收過這樣形式信件的人不要出來揭穿我的真實身分跟工作單位（？）
