【國貿】Email基本格式與注意事項

寫mail是國外業務基本功，這篇文章從Email架構開始，每一部分作介紹，帶你了解寫一篇得體Email的訣竅。

1. 開頭招呼語

Hi Annie

Dear Annie

Hello Annie

以上招呼語皆可用，可隨意視情境轉換，沒有所謂好或不好，真的要作區分，Dear是比較正式的用法，Hi跟Hello比較隨興。信件寫久了有時候看招呼語就可以大概了解寫者當時的心情或是可以推敲接下來的內容。例如A客人習慣用Hi Annie當開頭，當某封信用了Dear Annie開頭，很可能是要談殺價或是談產品規格等等比較嚴肅的事情。那麼，Hey Annie可以用嗎 ? Hey是針對熟人的招呼語，用在商業mail上比較不禮貌，即使跟客人很熟，也不建議用這個字。

2. 客人職稱/姓名

國外業務代表公司回信，即使對方的身分是採購經理/Director，還是直接稱呼對方的名字，而不是稱呼對方的職稱。稱呼職稱一般用在開發信中，在這個場合正式不失禮貌。當跟對方有了信件來往後，再繼續用職稱稱呼就會顯得太見外了。

A.知道對方名字

以Michael Jackson為例，你可以這麼稱呼他

Hi Michael

Hi Michael Jackson

Hi Mr. Jackson

B.知道職稱，不知道名字（直接稱呼職稱即可）

Dear Purchase Manager

Dear HR Director

Dear Product Manager

那麼Dear purchase assistant 可以嗎？一般對於理級以下的職稱，會直接稱呼姓名。如果不知道對方名，可以直接指名給主管，免去這種尷尬，主管自然會指派給負責的人。

職稱前面可以用Hi或Hello 嗎？不建議，用職稱稱呼是比較正式的開頭，建議用Dear。

C.不知道姓名，不知道職稱

to whom it may concerned（敬啟者）

Dear Sir/Madam

不建議用這個寫法，這樣的寫法感覺是寫給誰都可以，沒有針對性。建議可以從信件內容推判是那個職稱的人負責，用職稱稱呼，都會比C寫法來得好。

3.信件問候語

How are you ？

How have you been ?

Hope this mail find you well.

信件問候語不是必要，不一定要出現在每封mail的開頭。適用在一陣子沒有聯絡的客人，如果每天來往聯絡，每封mail都在問候客人好不好以及他的近況如何，感覺就畫蛇添足了，不如直接進入主題。

問候語一定要這麼制式嗎？其實不用的，這裡就可以發揮你的創意。例如想跟客人聊天氣，就可以問How is the weather in your country ?順便跟他聊聊台灣天氣非常怡人或是非常惱人。想跟他聊疫情，可以問問How is covid 19 situation in your country ? 想聊政治，說說自己在網路上看到什麼消息，他那邊狀況如何 ? 端看你怎麼發揮嘍！

4.信件內文

About the product you mentioned...

About your concern for...

As our last discussion...

As your request...

內文建議用破題法，先提出結論，再開新的一段段落作解釋。這樣作跟一般我們習慣寫作的方式不同，東方人喜歡先解釋再作結論，但缺點是會讓讀者喪失耐心，抓不到重點。先做結論簡單明瞭，可以保證客人在最短時間內抓到重點，也可以牽起他想要往下看解釋的動機。

關於內文，視主題不同而變，歡迎參考ㄤ妮國貿信件系列文章。

5.Email 結尾

Looking forward to hearing from you.

Any concerns, let me know anytime.

Awaiting for your kindly response.

Any more request, please let me know.

疫情專用

stay safe ＆ healthy

take care

別忘了在最後加上一句Have a nice day .可以讓信件更有溫度。

6.結尾簡語+署名

Best Regards

Annie

Yours sincerely

Annie

All the best

Annie

建議建立一個簽名檔，包含公司電話，傳真，住址，Email,網址，統編等等。建立簽名檔的用意，除了看起來專業之外，也可以節省客人時間，當客人看了這封mail想要電話聯絡，不用再回到別的畫面找資料。參考格式如下：

Best Regards

Annie

sales department

ABC Company

TEL：

FAX：

ADDRESS ：

TAX NUMBER ：

另外簽名檔也是可以發揮創意的地方喔，放上一句話你的座右銘，讓人加深對你的印象。

例如我的客人簽名檔是Think before printing.或者是放上激勵人心的金句Nothing is impossible. 座右銘擺放位置可以挑在個人名字或是個人Email address 後面。注意不要放在公司資料後面，這樣會誤會為公司精神標語。

這邊跟大家分享小趣事，每當靠近農曆新年時，ㄤ妮總是會在客人信件結尾發現一些有趣的祝福語。有看過客人寫Happy new year for Horse.也就是馬年行大運啦。記得有一年德國客人的祝福語是Gong Xi Fa Cai，當時這句話跟客人簽名檔很靠近，我沒有多想只當它是德國語。你猜到這個句話是什麼意思了嗎？

謎底揭曉 : 他是在說恭喜發財！很有趣吧！

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