【簡報設計：如何設計表格？最速提升表格質感的五個重點，讓聽眾一看就懂】

1. 目的的釐清
2. 內文的對齊
3. 元素的精簡
4. 重點的凸顯
5. 細節的優化

重點一：目的的釐清

第一種：彙整資料

彙整資料就是在搜集大量分散的資料後，把重要的項目放入表格之中，讓聽眾透過閱讀表格，掌握整體的狀況。

通常這類型的表格比較適用於閱讀型的簡報，也就是讓聽眾自行閱讀的情境。比如：常見的檢驗值、客戶佔比與營收占比。

這樣的表格重視資料完整性，目的是幫助讀者節省資料搜集與整理的時間。

不過第一種類型的表格，不太適合用在表達型的簡報。如果你上台只是照著表格上面的內容唸，為什麼還需要你上台說呢？還不如發資料讓聽眾自行閱讀就好。

講者上台簡報的目的，是要幫助聽眾用更短的時間了解重點、記憶內容、進行決策。

因此，表格的第二個目的是傳遞洞見。

第二種：傳遞洞見

傳遞洞見的意思是，你告訴聽眾從表格的資料中可以讀出什麼訊息，能引發哪些有意義的思考或是具體行動。

比如說：整理完各類藥物的治療成功率與副作用後，你建議某疾病應使用哪一種藥物最佳；又或者你分析完店家目前的會員客戶與營收占比，然後建議採取什麼行銷手段或經營方向。

這就是有意義的思考或具體的行動，而非只是單純的呈現資料。

如果是第二種傳遞洞見的目的，有兩個優化方向提供。

第一，可以刪除不必要的比較欄位，讓資訊重點更加聚焦；第二，可以思考投影片是否能用其他圖表，如：長條圖、橫條圖、折線圖等呈現，讓你的結論、洞見更佳顯而易見，容易理解。

重點二：內文的對齊

1. 橫向比較表格文字靠左、數字靠右；
2. 縱向比較表格除項目欄，其餘置中對齊

1. 點選表格
2. 選擇版面配置
3. 調整文字對齊方式

重點三：元素的精簡

第一，線條的精簡

通常我們可以去除表格的外框、不必要的欄線，讓留下來的線條有視覺引導的效果。

比如橫向比較的表格，留下最後比較欄的線條；縱向比較的表格，就可以留下左側項目欄的線條。

第二，色塊的精簡

當你從PowerPoint插入一個全新表格，預設範本是深淺藍色交疊的表格。

但是當表格項目較少時，色塊反而容易被誤解成凸顯的重點。

我自己的製作習慣不會使用交疊的色塊，而沒有並不會影響表格的閱讀，反而會讓表格變得簡約舒適。

另外，如果使用交替的色塊應該避免顏色過於鮮豔，才不會讓表格難以閱讀。

第三，數字的精簡

有時候表格內的數字太大，會讓表格看起來非常複雜，這時候只要稍微調整一下單位，就能讓表格看起來簡單好讀許多。

比如說把「人」、「元」變成「千人」、「千元」。

重點四：重點的凸顯

重點五：細節的優化

第一，專業術語的說明。

如果你簡報的對象有跨部門、跨職位，那麼就要注意表格上是否有聽眾可能看不懂的名詞，並貼心的附上說明。

第二，千分位分隔。

什麼是千分位的分隔？比如：1000，你就可以把它標示為1,000。這樣做可以幫助聽眾快更快了解數值的大小，以便比較。

以上兩件事，就是表格優化的細節。

細節優化，是貼心的表現，往往也是判斷一個人能力的標準。

總結