概述
本書是一本說明如何做出讓人能夠秒懂資料的書籍。對於資料內容只是稍有提及，主要側重在外觀打造，讓人能夠在一看到簡報或是資料就能夠大略知道內容。從字型、字級、圖表、圖片的元件為基底，說明該如何使用這些元件，才能打造出讓人易懂的效果。
本書的寫作架構
本書以「目的和架構」、「寫作」、「編輯」、「編排」、「表格與圖表」、「圖解」以及「後續動作」等七大章節構成。每個章節內包含許多小節，有點類似小技巧提點的方式來進行說明，且在每小節說明後都有附上根據該小節提點的技巧修改的簡報前後對照圖。比較特別的是在「表格與圖表」以及「圖解」章節中還有以文字描述，如何操作Microsoft PowerPoint來製作出該小節介紹的圖表。
製作資料的大原則
在製作資料前，需要先定義好資料的服務對象，這類的服務對象會想要看到什麼樣的資訊，將服務對象想要了解的資訊呈現給他，輔以格式整齊、風格統一的樣式呈現，就可以帶給對方良好的閱讀體驗，也更有可能達到自己製作這份簡報的目的。透過6W2H分析來決定資料的整體內容
- WHAT：資料的主題訴求為何，提供給決策者可供參考的資訊。
- WHO：製作者，提出這份資料內容的人或組織。
- WHEN：若是提案內容有時程安排，則需要加以提供。建議使用甘特圖（Gantt Chart）來標明進程。
- WHERE：若是簡報內容含有地點資訊，務必表明，由於地點難以用文字描述，建議使用圖解進行表達。
- WHY：為何要製作這份資料？製作者的目的為何？
- WHOM：了解讀者，提供對方想要了解的內容。
- HOW：要如何達到資料呈現的主題？簡易描述手段以及方法即可。
- HOW MUCH：要達成主題所需耗費的預算。
此外資料還有分為可口說以及無法口說的類別，可口說的資料建議減少問候語與部分文字訊息，越精簡越好；無法口說的資料則要以對方能夠看資料就大致了解全觀的方向進行。
總體內容架構
整篇文章可能有以下的文章架構：
- 封面：由標題、製作者（或組織）、日期構成。以讀者在意的方向制定主題，使用一行字來表達；若無法濃縮在一行字內，則切為標題與副標題（二行）來顯示，讓主副標題的字形外觀強弱有別，以增進可讀性。
- 目次：可以讓讀者大約掌握資料內容，全文最好歸納在五個章節以內。
- 扉頁：提示讀者要變換主題，同時提供給讀者切換思考方向的機會。
- 頁面標題：每個內文頁面都該有個標題標示內文大綱，讓忙碌的讀者可以只看頁面標題就大致了解內容。其位置該固定，利於讀者觀看。
- 內文：每段文章建議壓縮在五句之內或是利用換行以短句呈現，讓讀者可以快速理解。適時地採用條列式寫法，也可以讓資訊變得條理清晰，建議項目在三至五項就好。
排版方向
- 主體配色：選擇一主題色，再採用同色系的另外兩色作為輔助。
- 留白：採用留白可以突顯文字內容，可採用上下左右的邊界設定來留白。
- 版面配置：一般默認的時序與順位方向為「左至右」或「上至下」，採用默認的方式排序可以讓對方快速了解順序關係。
對於各項元件的使用建議
以下是書中描述各項元件及要素的使用通則，意即若要使用的話，以什麼樣的方式呈現會比較好。在書中對該不該使用此項元件並無特別詳述，單純只提供呈現方式，也就是偏於外觀打造。
文字（字型及字級）
- 在閱讀量大、字數多的場合，建議使用閱讀起來較輕鬆的「明體」。（關於這一點，個人是有點懷疑，閱讀明體是否真的較為輕鬆？）
- 重要的單元標題採用「黑體」呈現，且要使用較大的字級。
- 字型種類Ｘ字級種類要濃縮在六種以內，也就是說文件選了兩種字型，那麼只能有三種字級。
- 在強調文字時，不宜加底線或是斜體，最好採用下述方式：文字設為其他字型、放大字級或是改變顏色。
- 位於標題的文字，建議置中對齊；一般內容（含條列式內容）則建議靠左對齊。
數字
- 資料中有出現數字，務必靠右對齊個位數，若有小數點的話也要補零對齊。
- 為數字的增減建立標準用法，相容於閱讀者的認知有助於閱讀者理解。像是台灣股市是紅漲綠跌，若資料是做給股民看的，就需要紅色與綠色來標示上漲與下跌。
符號
- 句子結尾要上句號「。」，句子中途斷句要補逗號「，」。
- 對話或是意見的引號「」，句尾要標句號；夾注號（）結尾不標句號。
- 連結兩個單字要使用破折號「—」或連接號「–」。
- 使用箭頭符號表示上升「↑」與下降「↓」，有利於讀者理解。
表格
- 表格是歸類資訊的有效方式，一般可以透過類別、時間以及順位來分類。
- 將儲存格背景以深色淺色穿插的格式呈現，並且刪除框線，可以提升可讀性。
圖表
- 與數字、比例有關的資料以圖表方式呈現可以讓讀者更易理解內容。
- 圓餅圖：適用於占比100％的資料。列舉部分以五項為佳．超過部分可以整合為「其他」。想要強調的項目，可以使用蛋糕切塊的形式表現。
- 直條圖：適用於分析數據的比較、變化。通常縱軸為數據，橫軸為項目或時間，若是數據需要使用格線，不要超過五條。
- 堆疊直條圖與帶狀圖：適用於比較複數構成占比的資料，像是台灣歷年男女占比變化。若是項目總量有重要意義，可以使用堆疊直條圖；單純想比較占比，可以使用帶狀圖。
- 橫條圖：適用於說明順位或排行榜。若資料與時間軸相關，則不適用。項目濃縮至約五項即可。
- 折線圖：適用於呈現項目的時序變化，常見的用法是股價、匯率、溫度等變化。當項目不只一項時，切記要將重點項目特別標示。（加粗線禍換色等等手法）
- 雷達圖：適用於分析整體比例，遊戲中的能力（智力、體力、運氣…）分析，常常會以雷達圖方式顯示。建議分析項目四至六項就好。
- 複合圖：適用於同時要顯示兩種數據的時序變化。像是氣象情報的溫度與濕度，可分別用直條圖與折線圖在同一張圖表上呈現。
- 變形圖：適用於倍數表達。想要表明物價的變化程度，可以使用一個硬幣與兩個硬幣呈現，輕易表示物價已經變為兩倍。
圖解
- 適用於關聯性、關係表示或是地圖等難以用文字描述的內容。
- 使用箭頭與圖案顯示關聯性時，統一採用水平及垂直配置，提升可讀性。
- 評估項目時，可以使用兩條直線畫出四個象限評估，以利決策。像是出遊時，對於要住那些旅店猶豫不決，此時可以透過價格及距離畫出四個象限，並將候選的旅店一一標註在內，幫助讀者選出最適合的項目。
圖片
- 採用大眾有所共識的圖像，以簡明的方式呈現，搭配圓角狀的轉角，可以讓人較易理解。
- 使用單張照片時，建議可以設為背景，並搭配背景半透明化、文字加襯底色以及減少字數、放大字級等方式呈現。
- 使用多張照片時，務必採用統一大小、形狀以及整齊有序的排列。
- 有需要使用螢幕擷取的畫面，使用框選的方式突顯重點。
完成資料後的處置方式
- 採用PDF檔案格式，能夠壓縮檔案大小，且文字排版可以正常呈現。
- 資料實體化時，採取較厚的用紙，可以給人較佳的觀感。
- 裝訂時務必要讓資料可以反折到背面，以利在狹窄空間的閱讀。若要加裝封面，記得在編輯時就要預留一公分以上的裝訂邊界。
- 寄送時選取A4資料無須對折就可以放入的信封袋，並在信封袋封面註明寄件者、內為何種資料以及寄件日期。
心得
本書給我的感覺其實還蠻雜亂的，主要是因為本書的主題是打造簡單易懂的簡報以及文字資料，但是在內容中並沒有明確區分該項技巧適用於何處。所以我個人是感覺會有點無所適從的感覺，就像是老師教給了你一堆知識，卻沒有告訴你何時該使用它。相對於先前讀過的孫正義一次OK的社內簡報術，此書會讓人感覺，細節太多，有些不知道該如何應用。
兩本書整體的大方向是相同的，都是打造出讓人一看就懂的簡報。以簡報來說，排版整齊、強調重點部位、文字精簡、數據使用圖表呈現、數據變化使用箭號表達應該是共同的重點。
細節部分應該有需要時再來翻閱本書並精修就好，雖然資訊量眾多讓我在整理時遇到不少難點，但是整理出屬於自己的重點以及吸收到的新知，還是挺令人開心的一件事情。
本書資訊
書名：一看就懂！從NG到OK！制霸職場的簡報‧資料表達術
作者： 天野暢子
譯者： 簡琪婷
出版社：商周出版
出版日期：2019/07/18
