閱讀心得 | 簡報‧資料表達術｜透過打造外觀，製作讓人易懂的簡報

概述

本書的寫作架構

製作資料的大原則

透過6W2H分析來決定資料的整體內容

• WHAT：資料的主題訴求為何，提供給決策者可供參考的資訊。
• WHO：製作者，提出這份資料內容的人或組織。
• WHEN：若是提案內容有時程安排，則需要加以提供。建議使用甘特圖（Gantt Chart）來標明進程。
• WHERE：若是簡報內容含有地點資訊，務必表明，由於地點難以用文字描述，建議使用圖解進行表達。
• WHY：為何要製作這份資料？製作者的目的為何？
• WHOM：了解讀者，提供對方想要了解的內容。
• HOW：要如何達到資料呈現的主題？簡易描述手段以及方法即可。
• HOW MUCH：要達成主題所需耗費的預算。

此外資料還有分為可口說以及無法口說的類別，可口說的資料建議減少問候語與部分文字訊息，越精簡越好；無法口說的資料則要以對方能夠看資料就大致了解全觀的方向進行。

總體內容架構

整篇文章可能有以下的文章架構：

• 封面：由標題、製作者（或組織）、日期構成。以讀者在意的方向制定主題，使用一行字來表達；若無法濃縮在一行字內，則切為標題與副標題（二行）來顯示，讓主副標題的字形外觀強弱有別，以增進可讀性。
• 目次：可以讓讀者大約掌握資料內容，全文最好歸納在五個章節以內。
• 扉頁：提示讀者要變換主題，同時提供給讀者切換思考方向的機會。
• 頁面標題：每個內文頁面都該有個標題標示內文大綱，讓忙碌的讀者可以只看頁面標題就大致了解內容。其位置該固定，利於讀者觀看。
• 內文：每段文章建議壓縮在五句之內或是利用換行以短句呈現，讓讀者可以快速理解。適時地採用條列式寫法，也可以讓資訊變得條理清晰，建議項目在三至五項就好。

排版方向

• 主體配色：選擇一主題色，再採用同色系的另外兩色作為輔助。
• 留白：採用留白可以突顯文字內容，可採用上下左右的邊界設定來留白。
• 版面配置：一般默認的時序與順位方向為「左至右」或「上至下」，採用默認的方式排序可以讓對方快速了解順序關係。

對於各項元件的使用建議

文字（字型及字級）

• 在閱讀量大、字數多的場合，建議使用閱讀起來較輕鬆的「明體」。（關於這一點，個人是有點懷疑，閱讀明體是否真的較為輕鬆？）
• 重要的單元標題採用「黑體」呈現，且要使用較大的字級。
• 字型種類Ｘ字級種類要濃縮在六種以內，也就是說文件選了兩種字型，那麼只能有三種字級。
• 在強調文字時，不宜加底線或是斜體，最好採用下述方式：文字設為其他字型、放大字級或是改變顏色。
• 位於標題的文字，建議置中對齊；一般內容（含條列式內容）則建議靠左對齊。

數字

• 資料中有出現數字，務必靠右對齊個位數，若有小數點的話也要補零對齊。
• 為數字的增減建立標準用法，相容於閱讀者的認知有助於閱讀者理解。像是台灣股市是紅漲綠跌，若資料是做給股民看的，就需要紅色與綠色來標示上漲與下跌。

符號

• 句子結尾要上句號「。」，句子中途斷句要補逗號「，」。
• 對話或是意見的引號「」，句尾要標句號；夾注號（）結尾不標句號。
• 連結兩個單字要使用破折號「—」或連接號「–」。
• 使用箭頭符號表示上升「↑」與下降「↓」，有利於讀者理解。

表格

• 表格是歸類資訊的有效方式，一般可以透過類別、時間以及順位來分類。
• 將儲存格背景以深色淺色穿插的格式呈現，並且刪除框線，可以提升可讀性。

圖表

• 與數字、比例有關的資料以圖表方式呈現可以讓讀者更易理解內容。
• 圓餅圖：適用於占比100％的資料。列舉部分以五項為佳．超過部分可以整合為「其他」。想要強調的項目，可以使用蛋糕切塊的形式表現。
• 直條圖：適用於分析數據的比較、變化。通常縱軸為數據，橫軸為項目或時間，若是數據需要使用格線，不要超過五條。
• 堆疊直條圖與帶狀圖：適用於比較複數構成占比的資料，像是台灣歷年男女占比變化。若是項目總量有重要意義，可以使用堆疊直條圖；單純想比較占比，可以使用帶狀圖。
• 橫條圖：適用於說明順位或排行榜。若資料與時間軸相關，則不適用。項目濃縮至約五項即可。
• 折線圖：適用於呈現項目的時序變化，常見的用法是股價、匯率、溫度等變化。當項目不只一項時，切記要將重點項目特別標示。（加粗線禍換色等等手法）
• 雷達圖：適用於分析整體比例，遊戲中的能力（智力、體力、運氣…）分析，常常會以雷達圖方式顯示。建議分析項目四至六項就好。
• 複合圖：適用於同時要顯示兩種數據的時序變化。像是氣象情報的溫度與濕度，可分別用直條圖與折線圖在同一張圖表上呈現。
• 變形圖：適用於倍數表達。想要表明物價的變化程度，可以使用一個硬幣與兩個硬幣呈現，輕易表示物價已經變為兩倍。

圖解

• 適用於關聯性、關係表示或是地圖等難以用文字描述的內容。
• 使用箭頭與圖案顯示關聯性時，統一採用水平及垂直配置，提升可讀性。
• 評估項目時，可以使用兩條直線畫出四個象限評估，以利決策。像是出遊時，對於要住那些旅店猶豫不決，此時可以透過價格及距離畫出四個象限，並將候選的旅店一一標註在內，幫助讀者選出最適合的項目。

圖片

• 採用大眾有所共識的圖像，以簡明的方式呈現，搭配圓角狀的轉角，可以讓人較易理解。
• 使用單張照片時，建議可以設為背景，並搭配背景半透明化、文字加襯底色以及減少字數、放大字級等方式呈現。
• 使用多張照片時，務必採用統一大小、形狀以及整齊有序的排列。
• 有需要使用螢幕擷取的畫面，使用框選的方式突顯重點。

完成資料後的處置方式

• 採用PDF檔案格式，能夠壓縮檔案大小，且文字排版可以正常呈現。
• 資料實體化時，採取較厚的用紙，可以給人較佳的觀感。
• 裝訂時務必要讓資料可以反折到背面，以利在狹窄空間的閱讀。若要加裝封面，記得在編輯時就要預留一公分以上的裝訂邊界。
• 寄送時選取A4資料無須對折就可以放入的信封袋，並在信封袋封面註明寄件者、內為何種資料以及寄件日期。

心得

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