方格精選
你知道你有第二大腦嗎? | 使用數位工具達成高效人生
閱讀時間約 6 分鐘
唉呦，幹嘛這麼認真啦~才剛開學餒!
XXX… 期末考要到了啦，我書都還沒念，報告也都沒寫，不過我也不知道要考哪些?有哪些報告?
看完以上對話，不知道螢幕前的你是否心有戚戚焉? 希望不是!
如果是，也不用覺得沒救了。只是建議你開始使用「工具」來規劃生活，才不會船到橋頭還是彎。
上週迎來 臺灣青年職涯創新協會(TYCIA) 所舉辦的 STI 永續人才孵化計畫 第一堂培訓課程-「使用 Notion，管理生活 & 工作」，講師為數位工具實驗室創辦人蘇鈺程。
雖然課程標題是「使用 Notion」，但不彷將其換成「使用數位工具」，而課程一大部分便是幫大家釐清數位工具的定義。
這正好戳重我的痛點。我之前想增強自己的生產力，因而向具有高生產力的人學習，模仿他高效的工作方法或是數位工具，但到頭來才發現，原來
每個人適合的數位工具皆不同，端看遇到的問題而定。
網路時代加上疫情崛起，等於按下了社會「數位化」的加速鍵。
WFH ( Work from home )、遠距上課，是再正常不過的事，同時，為因應生活型態的改變，數位工具也如雨後春筍般冒出。
除了大家最熟悉的 Google 協作工具，也有思維導向的 Miro、Figma、Whimsical…等，還有專案管理的 Trello、Notion…等。
數位工具的種類琳瑯滿目到讓人難以下手，又發現上手成本太高，甚至沒人可以詢問。
先思考「工具」的定義?
工具，是讓人們在遇到問題時，能夠更高效率的達成目標。
假設今天要在牆上釘釘子，總不可能用手慢慢敲吧…當然是趕快找鎚子來!
數位工具，是讓人們在遇到問題時，能透過數位化的方式，有效管理待辦，專注達成目標，更高效率的完成任務。
挑選數位工具
「工欲善其事，必先利其器」，挑選數位工具之前，更應該要先:
- 釐清目前遇到的問題
可以利用麥肯錫「MECE」分析法( Mutually Exclusive Collectively Exhaustive ，相互獨立，完全窮盡 )，從達成目標的最高層次開始，一層一層往下，將問題拆小成多個彼此獨立而完整小問題，讓我們更好理解問題、也更容易進行有效的分析與判斷。 - 找到與問題相對應的使用情境
當我們意識到自己的問題後，即會產生能夠處理問題的使用情境。 例如，問題是專案太多，目標太大，使用情境可以是，概覽待辦，排定時間，執行待辦。
可以利用 Whimsical 快速展開問題，接著收斂出使用情境，以找到最適合自己的數位工具。
學習數位工具
舉 Notion 為例，Notion 的自由度很高，適用於眾多使用情境，但這同時是它難上手的原因。
所以，不要奢求自己在一開始就能夠馬上打造出一套厲害的模板，但可以先從他人厲害的模板開始。
以我學習 Notion 的過程為例 :
- 利用幾小時的時間，將最基本的功能完全摸透
- 到網路上搜尋相關的資源，並獲得他人厲害的模板
- 實際將模板應用到自己的生活中
- 熟悉資料庫( database )的使用方式，建立與問題相對應的使用情境
- 練習可以加快使用效率的快捷鍵，例如 : Markdown 語法
- 打造屬於自己的一套工作流
總結來說，可以將學習數位工具濃縮成三大步驟 :
- 他人模板
參考他人已經設計好的模板，找到對應的使用情境，並帶走自己適合自己的使用技巧。 - 實際應用
實際運用他人的模板，發現符合自己使用之處，並優化其他部分，使其更貼合自身需求。 - 打造數位工作流
他人的模板終究是他人的。擁有使用技巧與模板設計概念後，針對自己目前面臨的問題，設計適合的使用情境，打造屬於自己的工作流。
工具框架
講師提到「工具框架」概念，我認為這可以讓我們在挑選數位工具與設計模板時更有想法。
釐清自己所面臨的問題後，接著成為優化者，尋找適合解決此問題的理論。
找到符合的理論後，接著成為設計者，套用此理論到適合的工具。
利用工具，成為執行者，解決面臨到的問題。
舉個學生常見的狀況 : 除了課業外，可能還有社團、培訓計畫、實習或比賽等專案，每個專案都有各自的活動，像是報告、會議或課程，而每個活動又有各自的時間。
這時，即須要將目標拆解，安排每個小目標的截止時間。此動作便可以利用 GTD(Gets things done)理論，優化時間管理，決定事情的優先處理順序。
GTD理論可以套用在 Trello 或是 Notion 等數位工具中，讓數位工具成為你的第二大腦，使任務被有序地處理，創造時間的最大價值。而你的大腦也不會再因為要記住一大堆待辦事項而感到混亂。
管理人生與生活
講師將管理人生與生活會面臨到的問題，歸納出三大項 : 角色混亂、目標貪婪、行動拖延，並利用 Notion 來解決。
角色混亂→系統化
「工具框架」中的三大角色主導我們完成不同階段的任務。「設計者」負責規劃工作流程，排定執行時間；「執行者」負責完成每一項待辦任務；「優化者」負責找出整個系統中可以改進之處。
如果三個角色分工明確，早上設計者開始安排工作，執行者接著完成任務，一天工作結束後，優化者再回頭檢視，工作起來自然會很輕鬆且有效率。不會發生工作到一半，突然想到上一個工作可以如何改進，或是不知道下一步該做甚麼的狀況。
目標貪婪→最小化目標
不想生活太無聊單調，因而跳脫舒適圈參加活動，來到了學習圈。
隨著活動越來越多，這時候卻發現超出了自己可應付的能力範圍，進而來到了焦躁圈。
最小化目標便是將任務拆解，從焦躁圈回到學習圈。
行動拖延→三日待辦
人們都是及時行樂的動物，最後驚覺時間已經所剩不多，才開始後悔當初怎麼不安排好執行時間。
將目標最小化過後，便要將小目標列入行程表內，形成所謂的「精實藍圖」。
心得
過往，我為了追逐高效而模仿他人的工作方式，模仿他人使用數位工具。但卻始終未釐清自己的問題，了解哪個數位工具符合自己的需求，只是「為用而用」，並不知其所以然。
透過這次的課程，我驚覺原來挑選數位工具之前，事先的思考是非常重要的，思考自己的問題，思考可以應用的理論，接著才是尋找適合的數位工具。
我本身用過 Notion 一段時間，熟悉大部分的功能，使用過各類型模板，也做出屬於自己的知識管理庫。
「卡片盒筆記」是我正在研究的筆記方式，它使筆記不再是單向式紀錄，而是創造筆記與筆記間的連接。
不過 Notion 要做出此系統有些困難，而市面上也有更符合此系統的數位筆記軟體。我想，我要做的並不是花大量的時間研究如何在 Notion 做出卡片盒筆記模板，而是運用現有的數位工具直接進行操作。
畢竟，「數位工具的初衷」，並不是要人們花更多的時間進行鑽研，而是如何更有效率地達成目標!
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Notion 是一款集合筆記、任務管理、知識庫和數據庫於一身的多功能工具。它提供靈活的頁面結構和多種模板，讓用戶根據需求自定義工作空間。不論是個人還是團隊，都能用 Notion 提高工作效率和管理信息。
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