PM工作日常小貼士

工作小貼士

1.Excel下方各個工作表的索引標籤是可以標出顏色的，通常我會把專案相關資料全放成一份活頁簿，內有很多工作表：規格、時程、人員、議題等等，標籤顏色可以提示自己及團隊成員或達到分類目的。

2.Excel一定要會使用vlookup和index+match，vlookup已經可以cover很多資料查找、整理、比對的功能，但是二維度就需要index+match，一定要自己用心的學過一次，這樣就算久沒用到有點忘記，只要上網再看一下就可以重新記起。

3.Excel善用"資料"下面那個加加減減的群組功能，可以把資料做出清單階層，整理得更加條理分明，而且用這個功能，可以做出形似MS Project的任務時程規劃表。其實以我的經驗來說，MS Project沒那麼多公司在用(當然也可能我看的公司不夠多不夠廣啦)，一來是費用問題，二來是介面/操作太專業，需要一段時間好好學習，並在工作中有大量機會持續使用，才真的能發揮這個軟體的效益；實務上大家都用Eexel、PowerPoint畫時程表，對專案團隊成員來說比較方便，能夠輕易看懂並且在已經很熟悉的軟體介面中操作。 如果想使用看看免費的類似MS Project功能的軟體，我都用Project Libre，非常簡單操作，缺點是醜又陽春。

4.文件命名把日期編碼放最後，不管是報告、會議紀錄，還是只是工作筆記，日期編碼方便搜尋，而且是最直覺的版本控管邏輯，就算覺得是完成版不會有機會再更新的報告，命了一個final進去，難保之後不小心又再用到，也沒辦法用final 1、final 2.....finally?下去，要是同一天改了兩版的話我會用0331a, 0331b這樣編。

5.我給自己的規定是每天讀完全部的信件，信件一讀完就決定動作，是要馬上回還是看過去就好或是要做完一連串動作之後再回覆，若是之後要回的，我會先打個草稿放進草稿夾，每兩三天或最少每周我會檢視一次草稿夾，看是不是已經完成任務有可以回復的信件了。

6.信件處理完就分類進各標籤資料夾，我看過有人用寄件人分，把老闆的信排上面，可能是非常重視老闆的人，但我沒有很懂用寄件人分類的邏輯；我自己是照專案分，照專案分之後再往下按照功能分，比如工程師有ME/EE/TE/SW等，ME再往下，分internal/customer，由於通常要和vendor一起做一些小動作(?)所以vendor算internal。

7.信件的內容很多是工作任務，還沒做完的我就留在收件夾中，有些是比如預計兩周後能夠做完再回覆但現在還沒有答案的，那我會在日曆設定提醒鬧鐘於死線前幾天；人的記憶力不百分百可靠，總會有遺漏，所以要想辦法善用一切工具。

8.當我要發信給一些manager level的同事(大概處長以上)，我都會先打電話，解釋來龍去脈還有我需要他做什麼，可能我還是有點注重階層觀念，反正禮多人不怪；另外有些人會經常很忙不回信，打電話講清楚確保他有看見，若還是不回就自己發信說電話已溝通清楚如下XXXOOO。

9.工程師交的資料或報告，如果是要透過我寄出去的東西，我一定會看過再出去給客人，當然有些技術專業的東西看不太懂，那也沒關係，檢查日期或錯字總做得到，看得懂的內容就順一下邏輯是否順暢；尤其以前要交很多英文報告出去，檢查時總會發現不知道想表達什麼的段落，直接寄出去的話就是我被打臉(阿不透過我寄的東西就隨便他們啦哈哈哈)。

10.在做需要長時間費心的資料/檔案整理工作時，比如計算成本、確認BOM表、規劃時程等等，時間還能允許的話，完成第一版後我不會馬上寄出，我會放個半天一天，先去做別的事情，一段時間後腦袋refresh過，最清醒的時候再確認一次內容，再仔細檢查一次，以我的經驗可以降低錯誤率。

以上是我在日常工作中經常會用到的方法，如果你和我有類似的工作方法，或是有其他工作技巧，期待留言分享相互學習。

長假回來後工作很快到達忙碌高點，本週心情受到一些事件影響有點沮喪，不能掌握的狀況只能先安慰自己隨緣，先歡迎連假又再度到來，回到工作岡位後再來關關難過關關過。