資訊整理｜人人必學的日常排版術1

今年開始與社會新鮮人工作，Z世代的他腦子靈活，作風直率，但很奇妙地是每次彙整出來的文字檔或簡報檔資訊都大剌剌地紛飛。確實重要的訊息都在上面，但沒有經過整理與排版，讓人無法一目瞭然看到重點，每次都還是要花心思去猜想或詢問他的意思。

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身為七年級中段班，所謂的Y世代，意識到這項我成長過程中自然而然就養成的習慣與技能，Z世代不具備！而且他們對於這些WORD、POWERPOINT這些文書軟體的操作不是很熟悉，真是讓我嚇歪了！也對於這現象感到很困惑！

後來跟年齡相仿的朋友聊起來，才知道年輕世代喜歡用Canva製作簡報，有許多美美的版型與酷炫特效，還可以共編。但我真的要語重心長地說一句，雖然現在有很多這樣的工具，不論是做簡報、做網站、做影片，使用者還是需要具備資訊彙整與整理的能力，最基礎的就是把資訊分級，有了這樣的概念之後，就算只有老古董記事本也可以很清晰地傳達。

隨意挑了一篇新聞為例，標題為「中低收入人口最多行政區 天龍國居冠」，光從標題就可以初步判斷這篇的重點是台北貧富差距比想像中大，進一步仔細閱讀時，可先將主要內容歸類、命名，列成第一層級的重要資訊，再將與它相關的補充性資訊列在其下，如此便組織了整篇文章所提供的資訊。

以上的排版示範只使用WORD，卻可以清楚呈現資訊層級，原因在於善用黑體、編碼、縮排、底線來標示，並調配適當的行距。

我之所以這麼做，是為了賦予這些資訊不同的性質。原則上越重要的字體越粗、字級越大；較不重要字體一般粗細即可，必要的時候設縮排。為了讓人清楚地注意到條列項目，可在每條資訊前加上項目符號或編碼，如果資訊的數目或順序對於讀者有意義，建議使用編碼。

像是第一層級是重要資訊，所以套上了黑體，編碼則使用國字數字一、二、三，甚至可用壹、貳、參，以呈現慎重的感覺。第二層級建議縮排兩個全型字元，在第一層級編碼與其標點符號之後開始，這樣就產生了層次感，一眼就可以看出這些資訊依附在第一層級之下，在層級多的時候更是要如此。為了凸顯出一些值得注意的資訊，可以再用底線、斜體、標色來強調，這邊把台北市行政區都加了底線，就是為了讓人注意到前十名中台北市佔了四名，連貫到結論。在行距的部分，我習慣讓第一層標題與前一行的行距增加0.5或1行，這樣可以創造出親疏遠近的差異，如此我們的頭腦可以很直覺地理解，哪些資訊是同一組的。

這是我個人的習慣，大家可以創一套自己的規則，重點是讓人好理解。還有一點非常重要，那就是請維持一致的編排規則直到文件結束，勿讓讀者感到混淆。

這基礎的日常排版在寫企劃書、報告書、報名表、電子郵件就很夠用了，清楚的表達可以顯現出專業度，也幫讀者節省時間。在這個基礎上，還能再發展成條理清晰的簡報，甚至幫助口語表達，所以拜託學起來！如果對軟體操作不熟悉，拜託上網找教學，可以省很多摸索的時間。

其他日常排版小技巧，我有時間再來慢慢分享。