Ep3. | 怎麼標註重點?不要再把字換成紅色

更新於 2023/02/19閱讀時間約 3 分鐘

前言

標註重點是製作簡報一個幾乎是每個製作簡報的人都會做的事情,除非你該頁面只有圖片,或者只有少少的字;但就算是這樣,在每一頁的簡報裡一定都會有重點你想描述的內容,本章就是要討論怎麼標註重點這件事。
不要單純只換紅色當重點
為什麼說不要把字換成紅色當做重點呢?請看以下範例
這是某醫院針對尿液採檢的步驟簡報,通常大家都會長這樣
某醫院針對尿液採檢的說明簡報
為什麼說這簡報不好呢?很多人都做成這樣啊?主要該簡報有幾個問題:
  1. 文字過多:通常多頁簡報,每一頁字都多成這樣,通常沒人會想看。(解決方法未來章節會說明)
  2. 沒有重點:紅色、綠色都是重點?幾乎把全部文字都上色了,那重點就會非常薄弱。想想國高中時期會有把整本課本都畫滿螢光筆,回頭再看會看到重點嗎?全部都是重點,就等於沒重點。
  3. 圈圈令人煩躁:顏色夠繁雜,還加入大量圈圈,想要強調重點中的重點,只會讓人煩躁,誇張一點如果還加上動畫,聽眾絕對會更沒耐心。
不誇張真的有人把簡報做成這樣
不是說動畫不好,而是動畫做成這樣,聽眾只會把目光放在那個圈圈上,內容Who Cares?我目光就被吸在那個沒意義的圈圈上(最慘裡面的字也沒人記得)
--
那該怎麼做呢?

1. 確定重點

  不要跟我說每個字都很重要,想想上面課本畫滿螢光筆的故事。選定這一頁簡報真的想要跟聽眾說明的2~3個重點就好。(如果真的非~~長多重點,那就請分頁處理,不要擠在同一個頁面上)

2. 使用階層處理

  什麼是階層?每個文章必定都會有上下脈絡可以參考,將因果關係找出來。以上面尿液檢測的範例,如果細讀文章之後,可以發現階層會像這樣:
將文章內容階層化
  我們可以發現一定會先注意到標題(最高的階層)、之後是尿液採集前中後(第一階層),最後才是尿液採集時間要注意或做什麼事情(第二階層)。
  怎麼標註重點的祕密就在這裡,「閱讀文字,並找出重點並有上下關聯」,自己要將邏輯梳理過,讓聽眾在聽的時候能夠快速理解你內容,提高內容的興趣甚至互動。

3. 將階層文字進行處理

 最簡單的方法就是階層越高,字的大小越大。因為越大的字越能夠最先吸引聽眾的注意。如果要再讓階層更加顯著明顯,除了字大小外,還可以字重的大小進行挑選,階層越高,字重越重。
改良後就會長得像這樣:
修改簡報後長這樣
  看到改良後的樣子,注意的順序應該會發現變成這樣
  1. 最大字的標題
  2. 次大字的藍色內容
  3. 第三大字的藍綠色內容
  4. 黑色懶的閱讀的小字
  這樣做的目的是先讓聽眾有個邏輯我這張投影片會講述尿液的「前中後注意事項」,每個注意事項最重要的部份我做成第三階層,剩下的就端看每個聽眾的注意力是否會聽講者說明細節。不要期待聽者會把你的每句話都聽進去(捫心自問聽別人簡報也是如此吧)。但是切記!知道整體的脈絡為何,聽眾會想繼續聽下去的機會越大,這也就成功一半了。
  剩下我再將簡報繼續細部調整,將後面的第四階層小字再微調 (怎麼微調未來章節會說明):
調整完的簡報長這樣

小結

字越大越容易被聽眾看見,當然前提是要先講脈絡整理好,不然整頁都大字其實也沒啥意義。當然分類完之後,如果小字內有非常重要必須要讓聽眾能夠注意,當然還是可以透過顏色去標註其重要性,除了口頭講之外,顏色的搭配還是可以吸引注意力!
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改造簡報企劃

覺得自己做的簡報非常難看,但又不知道該怎麼變美嗎?
還是簡報字又臭又長被主管臭罵完全沒重點呢?
歡迎把自己的簡報,並說明此簡報用途與希望改造的目標
投稿「改造簡報企劃」gkisme77@gmail.com
會幫你把其中1~2頁進行改造,並放到此跟大家分享我改造方法與心得
歡迎各位來信。
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做簡報的事前工作有哪些,能夠讓你事半功倍!
無論各位要上台報告的理由為何,學校分組報告啦、公司晨會報告啦,幾乎都用的到Powepoint去製作簡報,但往往很容易就畫面空白不知道要怎麼開始,透過以下幾點幫助你找到目標。
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