版本記錄、編輯記錄

：「小明，我上個月改的東西怎麼不見了？你有動到什麼嗎？」
：「嗯⋯⋯，我不記得了，很久沒碰那個檔案了說⋯⋯。」
：「啊啊啊！明天要交報告了，怎麼辦？你知道怎麼找到之前做的數字嗎？」
：「我⋯⋯不知道。」
：(ﾟд⊙) (‘⊙д-) (ﾟд⊙) (‘⊙д-) (ﾟд⊙) (‘⊙д-)

你有沒有聽過、甚至經歷過類似的恐怖故事呢？自己的東西不知道去哪了、誰編輯了、蒸發了、消失了？別怕，你可以善用 Google 試算表的「版本記錄、編輯記錄」功能！

Google 試算表提供了「版本記錄」跟「編輯記錄」這兩個功能，可以讓你看看試算表有經過哪些變更。在「版本記錄」功能還可以還原到過去的版本、複製過去的紀錄成為一個檔案、另外新建一個檔案出來編輯；在「編輯記錄」則是可以查看儲存格的編輯紀錄，可以知道在這格上面有誰過更改、也知道改了什麼內容。

我覺得，這兩個功能是在當試算表分享給別人時，特別值得一學的！這個功能很簡單上手，馬上跟著步驟學起來吧。

註：為了配合 Google 試算表目前的中文翻譯，在這篇文章只要提到這個功能，我都會以言字旁的「記」表示，其餘名詞都以「紀」表示。

版本記錄

就像我們剛剛提到的，我們可以用「版本記錄」功能還原到過去的試算表、複製過去的紀錄成為一個檔案、另外新建一個檔案出來編輯。不過要用這個功能有個前提，就是你必須要有編輯權限，如果只有評論跟閱讀的權限是看不到版本記錄的喔。

來看看怎麼操作！看到試算表畫面右上角、這個圖案後點下去：

這樣就進到了「版本記錄」的畫面了。

我們先看一下現在畫面有什麼：

• 左上角：當前版本的儲存時間。
• 中央：當前版本的試算表。你可能會看到上面的儲存格背景上了色，這代表在這個版本被編輯過的地方。如果你的試算表曾經被不同的人編輯過，你可能會看到不同顏色的標記。
• 右側：目前在這檔案上的版本紀錄，理論上應該會有所有從檔案建立至今所有的編輯紀錄，但如果試算表大小過大，Google 試算表有可能會合併檔案的部分修訂版本喔。
• 你也會看到有「總計：Ｘ筆編輯記錄」，還有上下的箭頭可以按。
• 右下：「顯示變更」的勾勾。預設是勾選起來的，可以看到當前版本的變更狀況。

還原到過去的試算表

如果你要還原到過去的版本，只要點右側面板裡，你想還原的版本紀錄（舉例來說，我想還原我在 2021 年 8 月 1 日編輯的版本）：

點下去之後，就會是那個版本當時的畫面。

如果你右下「顯示變更」的勾勾有勾選起來，應該會看到有些儲存格的顏色有點不一樣。以我的例子來說，A1 到 C6 這邊的顏色是白的，代表沒被編輯過，而其他有藍綠色的部分則是在當時有被編輯過的地方：

確認這個版本是你想要還原的，你可以點畫面上方的「還原這個版本」：

點下去後試算表會提醒你，是否要還原這個版本。

大膽按下「還原」即可！這樣試算表就會還原到過往的版本了。

如果你想看更詳細一點的編輯紀錄，可以點右側的小三角形，就會展開時間點更細的版本：

也當然可以用剛剛的方法還原，用同樣的步驟即可。

命名版本

你還可以幫你的某個編輯紀錄命名，方便追蹤和管理，這麼做也可以確保系統不會自動合併你命名好的版本。你可以取像是「2023 第一版」、「最後定稿」、「最終版」等等的名字，只要能方便你查找都可以。

命名版本的方法也很簡單，一樣在右邊的面板操作。

滑鼠滑到你想要命名的版本上，點擊「三個點」的圖示，會看到「為這個版本命名」：

這邊就可以打字，改名字了。

你也可以滑到你要命名的版本標題的地方，鼠標會變成「I」字狀，點左鍵就可以編輯了：

建立副本

如果你想回溯到特定版本，並且把它複製出來做編輯，就可以用這個功能。

操作方式也很簡單，只要像剛剛那樣滑到你要建立副本的版本，點三個點，會看到「建立副本」：

之後就會出現這樣的視窗：

這邊你可以更改試算表的名稱，也可以選擇要存取的資料夾路徑，設定完畢後按下「建立副本」即可囉！

顯示編輯記錄

而「顯示編輯記錄」功能則是可以看到單一儲存格的編輯紀錄，像是這樣：

你可以看到小視窗會顯示這個儲存格被編輯過什麼，也可以點右上角的小箭頭往更之前或之後的紀錄。

功能操作相當簡單，只要在你要看的儲存格上按右鍵，點選「顯示編輯記錄」：

但在這功能沒辦法還原單個儲存格上的紀錄，如果要還原可能還是得自己編輯囉。

就這麼簡單！檔案總會有不小心失手、需要回溯的時候，善用這些功能來挽救一下你的試算表吧。

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