Ep17-我如何選擇時間分配？沒有自省再怎麼自律也是窮忙！

更新於 2024/03/03發佈於 2024/02/25閱讀時間約 4 分鐘

舒適的道路永遠不會帶領你成為想成為的人，永遠不會。- Ed Mylett

一天有24小時，一周有7天，一年有365天，那你知道你的人生總共會有多少時間可以運用嗎？

29,200個日子，700,800個小時

根據2022年內政部公告的數值，以80歲年齡計算，一個人一生中會有將近3萬個日子，請注意我說的是平均，當然也有可能有其他意外，但我們先以大方向，大多數人會經歷的模樣計算，講得更有感一點，若位於30-40歲的人生，目前你的人生已經度過1/3了。

30-40歲的人生

與成功有約最後一堂課書中所提到的一個想法，「以終為始」，要從一開始最知道自己的目標、想要過上生活的輪廓，才有機會改寫我們的人生劇本。

三個階段讓我告別窮忙的循環，我總結上百本書、百部影片，統整出來的解方，我這麼平凡都可以做到，我相信你也可以，以下免費分享給你，看完請直接執行，執行才會有改變。

第一階段：黑暗期

在開始說明時間管理之前，請讓我說明為何我會想要重視我的時間。我的工作是跟資訊相關，每天有源源不絕的突發事項需要解決，有好一陣子我發現我一直在加班，甚至每天下班後都不知道自己當天到底在忙什麼，記不清楚確切完成的事項又或是待辦事項，每天忙到不行，但不知道自己到底在幹嘛。

主管問我到底在忙什麼，回答不出個所以然，同事問到底忙什麼怎麼可以把交辦事項延遲這麼久(忘記)，我也回應不出個所以然。

我想大部分會看這篇文章的應該是正經歷這樣的時期，恭喜你！你即將跳脫這樣的時期了，因為要解決問題的第一步就是要先知道自己有問題要解決。

第二階段：覺醒期

為了讓自己跳脫這樣無限的深淵，我開始觀察專案管理(PM)同仁們工作的方式，他們的工作就是確保產品/專案有按照時程進行，這不就代表他們是最佳的時間管理大師？

我發現他們會使用Excel或是其他工具來進行專案管理，並且使用 [緊急/重要] 進行事項分類，安排每一天、每一周、每一個月要進行的事項。兩個好處，第一、與主管匯報每周完成事項，不會金魚腦的說，我都不知道，完全可以有條理地告知工作事項；第二、加班的可能性趨近零，只要按照緊急/重要的象限安排，很多事情真的可以明日再做，不需要加班。(工作是副業，生活才是主業)

舉例來說：主管交辦的事項，先問要今天立刻解決嗎？如果是那麼就代表這件事重要且緊急(1)、如果不是再問何時要完成？如果是下周那就是(2)，據我的經驗主管要求的事項大多是落在(1)-(2)的象限，其他人同仁交辦的事項會落在(3)-(4)。

_{象限請參考下方的圖示}

因此每天你要做的事情是將(1)完成，(2)-(3)盡量完成，~~(4)盡全力避免，最好是不要做，~~那麼有什麼事情是隸屬在(4)呢？例如公司要~~購買團購、某同事找你聊八卦~~等等。

Source from technice.com.tw

第三階段：突破期

觀察完優秀的人如何時間管理後，我便將他們的工作模式套用在自己的工作，因此我直接以案例我的每天行程：

(08:00-08:30) 使用Excel內建Calendar安排每天的待辦項目，並使用緊急/重要分類
(09:00-12:00) 儘可能只處理Calendar安排事項，除非真的緊急到要立馬處理
(12:00-13:30) 午休/用餐/進行上午的完成度審視，沒完成的想辦法安排到下午
(14:00-17:00) 儘可能只處理Calendar安排事項，除非真的緊急到要立馬處理
(17:00-18:00) 下午的完成度審視，沒完成的安排到隔天/其他時間完成

安排事項的原則共三個：第一、寫下所有你認為要做的事項；第二、分類(按照緊急/重要象限)；第三、要有審查時間(中午/下班前)，審視自己的完成度，同時讓自己能有餘的處理未完成事項(安排到其他時間)。

根據我的經驗，工作8小時，其實能夠被安排在(1)重要/緊急真的不多，可能只有1小時，不過因為我們身處在公司的大環境下，難免必須要找事情給自己做，避免有摸魚打混的形象，但又不能找的事情讓我們總是瞎忙，要有價值，讓自己提升價值(加薪/升遷)，我們工作是為了讓生活更好，所以請將你的精力放在(1)-(2)。