Ep17-我如何選擇時間分配?沒有自省再怎麼自律也是窮忙!

更新於 發佈於 閱讀時間約 4 分鐘
舒適的道路永遠不會帶領你成為想成為的人,永遠不會。- Ed Mylett


一天有24小時,一周有7天,一年有365天,那你知道你的人生總共會有多少時間可以運用嗎?


29,200個日子,700,800個小時


根據2022年內政部公告的數值,以80歲年齡計算,一個人一生中會有將近3萬個日子,請注意我說的是平均,當然也有可能有其他意外,但我們先以大方向,大多數人會經歷的模樣計算,講得更有感一點,若位於30-40歲的人生,目前你的人生已經度過1/3了。


30-40歲的人生

30-40歲的人生


與成功有約最後一堂課書中所提到的一個想法,「以終為始」,要從一開始最知道自己的目標、想要過上生活的輪廓,才有機會改寫我們的人生劇本。


三個階段讓我告別窮忙的循環,我總結上百本書、百部影片,統整出來的解方,我這麼平凡都可以做到,我相信你也可以,以下免費分享給你,看完請直接執行,執行才會有改變。


第一階段:黑暗期

在開始說明時間管理之前,請讓我說明為何我會想要重視我的時間。我的工作是跟資訊相關,每天有源源不絕的突發事項需要解決,有好一陣子我發現我一直在加班,甚至每天下班後都不知道自己當天到底在忙什麼,記不清楚確切完成的事項又或是待辦事項,每天忙到不行,但不知道自己到底在幹嘛。


主管問我到底在忙什麼,回答不出個所以然,同事問到底忙什麼怎麼可以把交辦事項延遲這麼久(忘記),我也回應不出個所以然。


我想大部分會看這篇文章的應該是正經歷這樣的時期,恭喜你!你即將跳脫這樣的時期了,因為要解決問題的第一步就是要先知道自己有問題要解決。


第二階段:覺醒期

為了讓自己跳脫這樣無限的深淵,我開始觀察 專案管理(PM)同仁們工作的方式,他們的工作就是確保產品/專案有按照時程進行,這不就代表他們是最佳的時間管理大師?


我發現他們會使用Excel或是其他工具來進行專案管理,並且使用 [緊急/重要] 進行事項分類,安排每一天、每一周、每一個月要進行的事項。兩個好處,第一、與主管匯報每周完成事項,不會金魚腦的說,我都不知道,完全可以有條理地告知工作事項;第二、加班的可能性趨近零,只要按照緊急/重要的象限安排,很多事情真的可以明日再做,不需要加班。(工作是副業,生活才是主業)


舉例來說:主管交辦的事項,先問要今天立刻解決嗎?如果是那麼就代表這件事重要且緊急(1)、如果不是再問何時要完成?如果是下周那就是(2),據我的經驗主管要求的事項大多是落在(1)-(2)的象限,其他人同仁交辦的事項會落在(3)-(4)。


象限請參考下方的圖示


因此每天你要做的事情是將(1)完成,(2)-(3)盡量完成,(4)盡全力避免,最好是不要做,那麼有什麼事情是隸屬在(4)呢?例如公司要購買團購、某同事找你聊八卦等等。


第三階段:突破期

觀察完優秀的人如何時間管理後,我便將他們的工作模式套用在自己的工作,因此我直接以案例我的每天行程:

  • (08:00-08:30) 使用Excel內建Calendar安排每天的待辦項目,並使用緊急/重要分類
  • (09:00-12:00) 儘可能只處理Calendar安排事項,除非真的緊急到要立馬處理
  • (12:00-13:30) 午休/用餐/進行上午的完成度審視,沒完成的想辦法安排到下午
  • (14:00-17:00) 儘可能只處理Calendar安排事項,除非真的緊急到要立馬處理
  • (17:00-18:00) 下午的完成度審視,沒完成的安排到隔天/其他時間完成


安排事項的原則共三個:第一、寫下所有你認為要做的事項;第二、分類(按照緊急/重要象限);第三、要有審查時間(中午/下班前),審視自己的完成度,同時讓自己能有餘的處理未完成事項(安排到其他時間)。


根據我的經驗,工作8小時,其實能夠被安排在(1)重要/緊急真的不多,可能只有1小時,不過因為我們身處在公司的大環境下,難免必須要找事情給自己做,避免有摸魚打混的形象,但又不能找的事情讓我們總是瞎忙,要有價值,讓自己提升價值(加薪/升遷),我們工作是為了讓生活更好,所以請將你的精力放在(1)-(2)。


結語:相信自己你一定可以

時間管理是個老調重彈,大家一直在講的話題。我很喜歡一句話:「錢可以再賺、時間卻不能」,如果你很重視自己的錢,會想盡方法省錢、想盡辦法賺錢,那麼請你也如此對待你的時間,比起金錢,時間一但過去就不會再回來,你也賺不來。

我相信自己可以過得更好,過上我自己理想的生活,所以我做出努力,想盡辦法成為理想的樣子。我的成績、家境、外貿無一樣不是平凡,既然我都做得到,我想,你只要付出努力,一定做得到。(請現在開始改變/執行)


當所有人都不相信你時,請你成為自己頭號粉絲,請你務必要相信自己。


我是秦阜東,謝謝你的閱讀,我們一起成為更好的自己,下周見

<秦阜東的每周一更>


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