何時需要考慮業務流程委外？When to consider Business Process Outsourcing?

業務流程委外 (Business Process Outsourcing, BPO) 可以為企業主帶來一系列的好處。將人力資源、客戶服務、資訊技術、會計和薪酬管理等的複雜任務委外，來降低管理成本，儘管 BPO 需要前期投資，但它已成為許多企業考量的選擇，也是一個持續成長的市場。

然而，許多企業主不確定委外業務流程對公司是否有意義，同時也有許多因素要考量，例如產業、員工數與企業的核心職能等。每個企業主必須評量委外作業的潛在收益是否超過可能的風險。如果你正在考慮委外業務流程，我們提供一些建議和你分享。

何謂「業務流程外包」？

「業務流程外包」是將部分或大部分業務運營，轉移給外部服務提供商的做法。這個概念已經存在了幾十年，而且不同公司的委外作業方式也有所不同。它並不是完全無風險，因此公司在將流程交給外部服務提供商前，要先充份了解想要達到何種目的。

委外流程的類型

BPO 涵蓋廣泛的服務，例如：會計和薪酬管理、人力資源、客戶服務、資料輸入處理、研發與資訊技術支援等。委外功能由外部服務提供商，以較低的成本完成。在資源較少，或者外地法規讓委外工作更容易完成的地區，都會讓委外任務這計劃更受歡迎。

以下是幾個 BPO 在許多產業中較受歡迎的類型：

會計 (Accounting)

會計是最普遍的業務流程委外之一。對於企業而言，有時要在可負擔的成本下，能找到熟練的財會人員並不容易。許多公司無法負擔聘請專門的員工，來處理薪資管理等會計職責所需的專業知識，導致公司財務記錄不準確或不符合聯邦和州政府的法規，造成更多後續問題。財會作業委外交由專業服務提供商來處理，就能解決這問題。

人力資源 (Human Resources)

當公司決定將人力資源委外時，通常會包含整體人力資源部門。這可能包括員工雇用和解雇、培訓新員工和解決員工糾紛等任務。市場上也愈來愈多公司將招聘作業委外，用專業服務來尋找合格的員工。

客戶服務 (Customer Service)

客服職位需要與客戶互動，有些職位更需要與客戶面對面的聯繫。對於某些企業來說，在內部提供此類服務可能有困難且成本高昂。如果公司沒有足夠的員工或員工缺乏足夠的培訓，可能無法提供所需最好的客戶服務。將客戶服務委外，由專業的服務供應商提供已經具備必要知識和經驗的技術人才，來幫助解決這些問題，來提供優質專業的客戶支援服務。

資料輸入和處理 (Date Entry and Processing)

資料輸入和處理是另一項經常交由委外的任務，特別是那些需要快速有效地處理大量資訊的公司。許多公司沒有投資昂貴的電腦硬體設備，而是將資料輸入和處理外包給已經擁有這些設備資源的第三方服務供應商。

研究與開發 (Research and Development)

部份公司會將小型的研發專案，外包給外部服務供應商。甚至可能與獨立研發公司合作，發展持續的長期專案。然而，一些大公司更願意將研發保留在公司內部，以便能更直接控製過程和結果。

何時使用 BPO？

若要確定業務流程委外是否適合你的公司，以下幾個問題，可以幫助你釐清想法。

• 你和員工是否重複執行可以由外部處理的工作？
• 你的公司是否缺乏資源，來完成內部任務？
• 維持高品質的委外流程，對你的公司來說是否重要？
• 你是否有足夠的資金來支付額外的管理費用，不夠資金來投資相關新硬體設備？
• 你是否願意並且能夠培訓外部提供商的員工，來完成你計劃外包的任務？

你需要審慎考慮哪些類型的 BPO 服務符合你企業的需求。例如，如果你的企業非常依賴客戶服務，但在該領域缺乏足夠的資源，那麼外部團隊可能更能夠滿足這些需求。

諮詢 BPO 專家可以幫助你更輕鬆地做出決定。這些專家了解需要考慮的行業特定因素，並將在整個過程中持續提供業的建議。即使你不熟悉外包業務流程，諮詢專家的建議可以幫助你將風險降低，並且獲得更大的效益。

使用 BPO 的優點和風險

選擇 BPO 委外服務時，你必須做好完成的優勢與風險分析。委外服務最顯著的好處是它可以降低發展業務的成本，因為你只需支付必要的服務費用。節省的成本可以當作額外資本，並重新投資於業務所需的其他領域。

BPO 的另一個優勢，是公司可能會發現他們可用的人才資源不再受限於當地，當可用人力資源擴大時，就可能有更多合格的人員來處理這些任務。

BPO 的缺點可能包括對於服務供應商的資訊不足，或無法管理，以及由於文化差異造成難以與其他國家的員工合作。企業在尋求海外供應商的服務時，也需考量其政治環境與非法金融活動等情況，都必須謹慎行事。

BPO 市場的未來

愈來愈多企業將 BPO 視為企業資源規劃的關鍵要素。在當今的全球化時代，大型企業不斷從商業中心轉移到國際市場。當企業積極拓展業務時，善用 BPO 服務，能協助迅速開發新客源。

對於許多公司來說，BPO 提供的優勢勝過風險，包括節省勞動力成本與獲得更大的人才庫。在選擇委外服務提供商之前，請務必審慎評估你的業務需求和目標。如果謹慎實行，BPO 可能會給予你的業務帶來重大的推動力量。

(資料來源: Indeed)