工作流程建立的考量

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最近才在想試看看「每天一篇」「非喇賽」文章,來練練文筆。不同類型的文章有不同的寫法,多練才能知道哪裡被限制了,要多去開發。

神好像把這件事聽進去了。

於是我部門的同仁一直出狀況。@@


這次是小出納 Cynthia,他又再自己擅改流程作法了。


其實「修正流程」不是什麼壞事,畢竟,本來就該是「執行者」才更清楚怎樣做比較順、比較快。只是,「執行者」通常就是基層人員,考慮不多,只求自己的方便,甚至是只求「現在」方便,而沒有做好整體及長遠的考量。


一沒注意到,可能作法都亂掉了。很多公司的流程亂七八糟,大多都是這樣來的。所以人員的流動會造成程序流失,每換一批人,流程就少20%,因為流程文件記錄的只是大架構,而不是細節。


這些混亂流程的成因,有的是偷懶、有的是過度自我,而有的是太自信。


一、為何不先討論?


其實部屬要改流程,本來就該和主管討論過。只是有些事很簡單,簡單到他們覺得「不需要」討論,他覺得那只是跟他自己有關,無涉他人。就好像主管經常被部屬氣到開罵「你有問題為何不先問?」,然後部屬就會委屈的說「啊我不覺得有問題啊」之類,他並不是「“明知該問”而不問」,他就是單純的覺得「沒必要」,有時甚至是出於「對主管的體貼」,可以自己處理的事,怎麼可以一天到晚去煩主管呢?


所以我每次看到這種情形,額頭都有三條線。因為我要思考「如何又感動、又語重心長」的提醒他「以後不可以這樣子」。


我是從基層做上來的,財會單位、甚至可以說是管理單位的基層所有工作我都做過,我理解他們的難處,有時很難拿捏什麼叫該問?什麼又不該問?什麼可以自己處理?什麼又不可以自己處理?


我一般都傾向【不管三七二十一,問就對了】,畢竟以我的立場來說,部屬多問總比不問好。但有些員工就是會有很多自己的考量,可能怕被認為能力不足、怕自己問了蠢問題......之類的。而且甚至有時狀況會是「有問,但沒有問對問題」,所以主管同意,結果做下去之後,呈現的結果又被主管打槍。


因此很多人不愛問主管問題。但,這是心態問題。


二、調整心態去面對可能的挫敗


前陣子看到有人介紹「鈍感力」一書,這本我以前就看過,不過因為看的是簡體版,不知是翻譯的問題還是怎樣,我覺得這本書不好,說得不夠完整,有點意外是「渡邊淳一」寫的,「失樂園」明明就很好看,為什麼「鈍感力」就......不過它的初始概念是好的。


意思就是不要緊張兮兮,緊張做不好事,有些事就看淡、忘了,不用往心上去,讓自己穩定,反而才能正常發揮。這樣的概念,就適合「怕問問題」的那些人,如果「問了」才能把事情做好,你會選擇「去問」,還是選擇「因為可能會被罵所以就不去問」?


你無法在事前控制你會不會被罵。你只能選擇你的行動,並做好心理準備。你「不問」而「沒把事情做好」,難道就不會被罵?還是說,那種情況下被罵,你反而就會自我安慰「不是我的錯」,這豈不是很詭異嗎?



那這次,Cynthia改的是什麼流程呢?

對財會人員來說是非常非常普通簡單的「零用金流程」。


因為很簡單,所以這支鼎新ERP模組敝司並未購入。單純用EXCEL記錄,然後每月撥補時把會計分錄KEYIN進去。


但因為KEY的資料蠻多的,所以有修正過流程。


三、工作流程的建立要考慮公司將來徵人的程度


之前我有一位「小天使」,能力很強,因為是讀社會系的(輔修會計+法律),有R語言背景。我們都很討厭做繁瑣重覆的工作,所以這種大量的KEYIN工作他做起來感到厭世,我跟他說「不然你就用RPA做一個機器人幫你KEYIN好了」,他就邊上班邊自學RPA,然後完成了機器人。不過程式語言這東西,如果後面沒有人會維護,對一般人來說是不好用。


這件事其實已經打破我的原則了,因為工作流程的建立要考慮「公司將來徵人的條件」,小天使跟我建議過很多報表的改善,都被我駁回,就是因為考慮「將來找進來的人要有一樣的程度,但公司願意給相應的薪資水準嗎」。他對我而言,是例外的緣份,他非常年輕,原本是敝司的工讀生,因為我慧眼識他這位英雄,所以他在去四大會計師事務所報到前,願意繼續留下來幫忙我做流程改善的工作。但他滿滿的抱負一直被我駁回,也是挺失落的,因此我那時才會答應他改。


但就如我所預料的,後面接手的人如果程度不到,無法維護,這個流程對接手的人來說就一點也不好用。我雖然有學過Basic語言,程式語言也大同小異,但太久沒接觸了,需要花時間去找回記憶。所以我跟之後接手的人說,能用你們就用(有留操作流程),不能用的話,你們就只好用「複製貼上」的。(更早以前是一筆一筆keyin)


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「複製貼上」也還是比KEYIN省事多了。因為平日本來就會維護EXCEL檔案,到了撥補日就只是把EXCEL表一列一列貼上去而已。小天使之後的幾任都是這樣做的。Cynthia剛接手時也是這樣做的。


結果Cynthia這次不知在想什麼,他可能覺得省事吧。把同科目的那幾列併在一起,金額加總,然後KEY入,看摘要就知道,KEY入鼎新時還要再適度修改摘要,這其實比「直接貼上」還麻煩。


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四、要考慮將來調資料的可能性


而且,如果我要請Cynthia做「五年零食支出比較」時呢?她要如何做?她沒有辦法直接進鼎新系統調出資料,而是需要找出所有「零食支出」相關資料或傳票,一個一個翻找查出零食的金額。


牛奶支出也一樣,我們提供牛奶,本來是為了配咖啡用的,但之前辦公室有出現過N頭牛,很愛喝牛奶,飲用量非!常!驚!人!根本就是把公司的牛奶當成他的三餐飲料,我如果要發說明請大家克制一點,一定要附表證實我所言不虛,我若要請Cynthia去做統計分析,她也同樣要把傳票全部找出來。


啊這不是比較麻煩嗎?


更何況,「本來就是拆開」的,幹嘛多此一舉把它併起來?然後讓自己的將來「有可能很麻煩」。


所以有時,我聽到一些職場抱怨,會有所保留,因為不了解完整的情形。若像我所說的這種情形,員工的忙碌和辛苦絕對是自找的,本來流程就不是這樣寫呀~~~


五、要考慮別人,你不會永遠做這個職位


看了老半天,最後決定退件請她重做,有些事要自己痛過才會清楚。因為【流程不是為她建立的】,我要為往後的人著想,萬一她離職,那之後就是別人倒楣,遇到要做分析統計時,就要一個一個去翻找傳票。


其實流程不是不能改,只是考量要長遠、考慮周到。

財會工作就是搜集、整理、統計、分析資料,不是只「記帳」而已,任何流程的建立都是為了能便於分析,快速找到問題。

如果沒有意識到這一點,就是連自己也輕看自己的工作了。



🍀2023/2/23原發佈在其它平台,於2023/10/31遭到不合理對待後,決定將文章遷移至此。

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