調閱輔導記錄的狀態與原則判斷
【事件簡述】
我們學校畢業生A，現在就讀B高職
A生發訊息，留言給本校資料組長
表示目前就讀之學校要他向以往國中小索取需要關輔導資料。
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【調閱目的確認】
由於調閱目標不明，
因此，專輔直接聯繫B高職之輔導老師
了解後，起因於
B高職想要幫她申請特殊生身分
因此就請A生自行聯繫國中小
請求調閱相關輔導資料
以提供申請單位之參考使用之佐證
該校輔導教師並提出個資法第十條
公務機關或非公務機關應依當事人之請求，
就其蒐集之個人資料，答覆查詢、
提供閱覽或製給複製本。
且資料保留10年，又不是資料消失，
學校端應提供給案生為宜
【調閱程序確認】
詢問B高職
…為何不依照行政之程序走【機構對機構】
對方表示
申請參考使用之佐證資料，審核人員僅是參考使用
可能有影響，也可能不具影響力
因此，請案生自行調閱，盡力蒐集即可。
但希望各校盡力配合。
當下，也向對方表示在這個案件中【機構對機構】之調閱目的，
雖與當人人申請之調閱目的相同，
但會因為「申請對象」與「訊息最小揭露」原則之公開程度，
而在內容呈現上有明顯之不同。
舉例來說
給【當事人申請之資料】
因為當事人會看到申請內容
因此，資料的提供..偏向於像校內結案之個案摘要表的呈現方式，
述明接案起始~結束時程、轉介之主因、
輔導策略與工作目標，以及最後結案之改善情形。
但在【機構對機構】之調閱資料上
除了上述內容外
應該會包含盡更多詳細的內容，
部分的對話，質性的觀察、工作的想法推論等。
輔導過程中與導師討論的紀錄，或與家長討論的紀錄，
若有協助緊急因應事件的紀錄，
也都會一併在其中可以參閱。
這兩者的內容呈現會差異頗大
所以，B高職決定要走【機構對機構】之調閱資料
一樣在來文時，一併附上在此申請之家長與當事人
在這個調閱資料行為的授權書。
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實務工作
判斷依據可參考輔導工作手冊二版P.184來思索
考量調閱或函索....對象、目的、方式、內容
就可以比較訂出正確的因應與處理之原則
