EP.04 | 公文製作基本原則
閱讀時間約 2 分鐘
啟稟聖上，卑職略說公文製作的基本原則，請鈞參。
公文製作目的是為處理公務案件，並非自由發揮的文學創作，應避免長篇大論、重複累贅，也不宜過度講求辭藻華麗，造成艱深難懂、詰屈聱牙，應以「簡單明瞭」、「清楚達意」為主，才能確實達成公務上的目的。依據卑職造訪中華民國所訂《公文程式條例》規定，製作公文時，使用文字應「簡、淺、明、確」，以下分述，呈請明鑒：
- 簡：簡單明瞭，化繁為簡，文字、用詞、句型、結構及程式整體一致，簡省公務員撰寫的時間與精力，閱讀者也會感激涕零。
- 淺：淺近易懂、用詞曉暢，避免使用艱澀文詞。
- 明：明白清晰、文義清楚、條理分明，儘量使用主動語態，符合思考邏輯，才能易於閱讀理解。
- 確：主旨明確、語氣肯定，避免模稜兩可或偏差歪曲。
公文作業除前述法律規定的基本原則外，依據行政院《文書處理手冊》所載，另有七點要求，包括正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一致、完整，分別說明如下：
- 正確：避免錯誤和遺漏，主題不可偏差歪曲，也不能過於主觀、有偏見。
- 清晰：文義清楚肯定。
- 簡明：用語簡練，詞句明曉順暢，分段確實，主題鮮明。
- 迅速：從資料蒐集，整理分析，提出結論，應於時限內完成。
- 整潔：文稿整潔，字體端正，目前公文書都是電腦作業列印，只有簽名的時候需要手寫，別簽得像鬼畫符。
- 一致：機關內部各單位撰擬文稿，其用語、結構格式應力求一致，同一案情處理的方法不可前後矛盾。
- 完整：應深入廣泛研究案件，從各種角度與 立場考慮問題，必要時與相關單位或機關協調聯繫。提出的處理辦法要周詳具體、適切可行，並且檢附各種必需文件，供上級採擇。
（今天報告的這些公文製作原則，也不知道吾皇這個低能兒可以瞭解多少，也罷，來日方長，以後報告各種公文書的製作方法時，再舉例補充說明，比較容易理解）
延伸閱讀：EP.03 | 撰擬公文前的基本認知
啟稟聖上，綜上所述，製作公文以簡淺明確為主，我天朝歷經千秋萬代，發展出一套複雜的繁文縟節，以致嚴重影響行政效率，地球人對於簡化公文書的要求，正好作為我朝廷運作改革參考，謹上呈報，希請鑒核。
今日呈報到此，為免耽擾聖上休息，卑職告退。
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