某個需要值班的週六,一個人在公司的我突然收到了Olivia的訊息,問我是不是在公司?說她跟Nini等一下會到公司。
Olivia一進辦公室的表情很嚴肅,隨後進來的Nini也是一臉正經八百,我還沒問發生什麼事,Olivia就開始指示我,把最近半年的客戶紀錄調出來,並且一個個確認商品是否確實送到他們手上,我跟Nini分頭進行,除了確認客戶,還有供應商要聯繫,以及發票、出款等紀錄,全部都要一一確認。然而,剛進公司不到三個月的我,依然不知道到底發生什麼事,只能聽著耳邊響起的對話,多少拚湊一下到底發生什麼事?
前幾天其中一位很重要的VIP客戶向公司投訴,說他兩個月前的商品都還沒收到,因為其中有一款價格特別高,他對於公司一直拖延的態度感到非常生氣,由於他很重要,所以公司的其他高階主管也很重視這件事。
負責去供應商那裡取貨,確認商品狀況無誤後,再將商品送達至客戶手中的同事是小黑,負責跟客戶之間溝通的也只有他,但在這件客訴發生之前,他給我們的回覆都是處理好了,客戶都沒問題,該繳回公司的資料也一項不缺。
忙了好幾天之後,終於把事情釐清:小黑申請完貨款後,只取了其中幾樣商品,其他金額較大的商品,並沒有去跟供應商取貨,拿回公司的憑據是他自己偽造的,包含供應商的印章、統編⋯等,貨款全進他的口袋;給客戶的回應都是商品還未到,用反覆的說詞一直拖延出貨。事情曝光的當天,他都還說他要去供應商那邊確認,直到Olivia告訴他,不用再找藉口,公司都知道了。
奇怪的是,當公司詢問小黑,那些幾十萬的貨款呢?小黑說都沒了,至於花到哪?他卻完全不說,外表跟平時的消費行為都沒有異常,問他是否涉及黃賭毒,他也一概否認,因為小黑跟奶奶同住,平時是個很孝順的孩子,所以我們百思不得其解他為什麼做這種事?
這件事已經涉及刑事犯罪,但公司認為只要把錢追回就不報案,可是小黑只跟奶奶同住,所以公司主管也只能跟他奶奶說,最後據說是奶奶用房子去借款,將這筆金額還清,公司主管也恨鐵不成鋼地把小黑狠狠罵一頓。
至於Olivia,因為是主管,因此必須有連帶處分-減薪,事件落幕後好一段時間,都可以聽到Olivia抱怨她因為這件事被減薪,但她卻忘記這個部門的其他人也因為這件事,在財務方面被公司盯很緊,導致請款流程嚴格又冗長。
但是這整件事情下來,實際上是小黑取貨款的流程太過簡單,金額沒有任何限制,只要他說得出品項和金額,Olivia就會核准;取貨後的商品沒有規定要先帶回公司,而是可以任由他處理;客人的溝通也沒有人再確認,小黑也不願意讓其他人接手這件事。
最該嚴格制定的流程反而變成這件事的配角!