Heptabase 一點通｜利用 Task 推進任務 #10
雖然 Heptabase 目前還沒有行事曆相關功能，但這裡我想針對日前開放的 Task 功能，來探討現階段可以做到什麼程度的任務管理。
以任務為導向的防彈筆記法
之前看過 Esor 站長的《防彈筆記法》這本書，裡面所提到的核心任務筆記法，就是標準的以「任務」為導向的筆記方法，在我的另一篇文章做好工具整理，建立個人工作流#數位收納中，這種筆記方式是落在第二象限，跟第三象限的卡片盒筆記法，有類似之處但還是有點差異性。
也聽說過有人使用過核心任務筆記法，但是任務卻越積越多，不減反增的用例，反而越來越焦慮。因為我自己也有深入研究防彈筆記法，我覺得會有上述的問題，關鍵原因可能在：
在執行防彈筆記法時，沒有先將任務做出過濾篩選。
顧名思義，防彈筆記法之所以用「核心任務」的概念為出發，目的就是要排除其他不相關的子彈，達到「防彈」的效果，如果一開始一股腦地把所有的任務全部塞進來，卻沒有先搞清楚優先順序和重要性的話，想必一定會是不盡理想的結果。
類似的概念也可以套用在居家整理，我們在整理開始前有個很重要的步驟叫分類，分類完跟你自己無關的物品，進行所謂的斷捨離，剩下跟自己有關的再來保留上架，而不是把東西一股腦照單全收，這樣會大幅降低整理後的成效。
回到《防彈筆記法》中的概念，裡面提到可以把任務分成三種層級，分別是：
- 對自己而言最有價值的目標
- 需要推進進度的要事
- 其他瑣事
這時我們會發現，我們平時花大多數的時間在處理的可能都是瑣事，對於往上更重要的專案進度，或是最核心的價值目標卻沒辦法持續推進。
每個層級都要掌握關鍵技巧
如果要能區分各層級，是需要練習的，就像我們在進行物品的斷捨離一樣，練久了就能熟能生巧。然而，在每個層級，其實面對的重點也有所不同：
- 對自己來說具有長遠價值的目標 ⇒ 如何找到那些高價值的目標？
- 要推進的專案任務 ⇒ 如何把計畫轉變為執行的行動？
- 瑣碎的事情 ⇒ 如何分出事情的輕重緩急？
也許我們一開始沒有把握「越級打怪」，找到對自己有價值的目標（某種程度來說，需要搭配自我覺察），但至少我們可以從最基本的「分辨任務的輕重緩急」開始練功。這裡就會運用到待辦清單的功能。
在 Heptabase 中，用 Task 統一管理任務
Heptabase 有 To Do List 的勾選格式，過往你可以在不同卡片中新增勾選清單，但現在你可以利用左側欄位中的 Task 來統一管理這些任務，有 GTD 的概念。（應該有借鏡 Amplenote 的作法，統一管理 Task 算是 Amplenote 的主要功能）
我該在哪裡使用 To Do List
我只能說：「順手就好！」不管是在日記、白板、卡片或文字框（是的，文字框也可以！），甚至不用勾選格式，在標籤中使用看板檢視，一樣有 To Do List 的效果。就依照各位看倌們的習慣去使用就好了。
雖說條列待辦清單很容易，但接下來大家一定發現一個大問題：
進入左側 Task 頁面後，所有的勾選清單映入眼簾，感覺很雜亂！
雖然我不知道之後官方會不會優化這一段工作流（至少在 Amplenote 中，系統有自動化評分機制，提供用戶分辨任務的優先順序），但我們現階段可以做的是，盡可能減少「在一開始就列待辦清單」的習慣，這個我之前在Heptabase 一點通｜我用 Heptabase 建立原子筆記 #8就有提過類似的概念。
那除了上述的作法，有沒有別的辦法可以讓我們更好去區分任務呢？
在 Heptabase 中，判斷任務 Size 的要訣
以日記來說，有所謂的日期戳記，我們先從最直覺最簡單的每日待辦事項開始條列，這時候你會發現我們一整天的任務事項，通常混雜著瑣事跟專案任務
我們要如何一眼分辨出，哪些是瑣事？哪些是要持續推進的要事？
瑣事比較單純，像是倒垃圾、取包裹這類型的直接以核選清單建立，那麼如果是重要的工作事項，依照任務的大小，我會建立卡片或是白板，並關聯至日記中，也可以在下方新增縮排，打上其他備註，或是用標題格式也是行的通。最近推出的 Template（模版）功能，也可以更好地幫助我們建立每日待辦格式。
- 瑣碎的事情 ⇒ 輸入文字（Text）
- 要推進的專案任務 ⇒ 關連卡片（Mention Card）
- 對自己來說具有長遠價值的目標 ⇒ 關連白板（Mention Whiteboard）
備註：Section 也是可以關連的，大小介於卡片和白板之間。
看看這個對比照，層次上就比較好辨別大小，這樣就可以拖曳順序，或是安排任務在不同日期進行推進。
關連的好處，是白板或卡片中，可以檢視相關的日期戳記，而且這個時間戳記可以隨時點選後面的圖示更改。如果搭配一些敘述，之後回顧也比較能進入狀況，知道什麼時間點做到什麼進度。
這邊提供我自己的一三五法則給大家參考，每天進行的事件，最多不要超過這項原則：
一：一項長遠的計畫或人生目標
三：三個要做完的專案任務（或行程）
五：五件瑣事
多出來的就排到明天、後天、或是下禮拜，讓我們在有限的時間中，盡我們最大的力。
補充：To-Do List 的延伸應用
如果是在原子筆記或是白板筆記中（可參考Heptabase 一點通｜我用 Heptabase 建立原子筆記 #8或是Heptabase 一點通｜白板筆記法 #9），我會如何設定 To Do List 呢？
第一種方式，直接條列 To-Do List 在此處
在 Text 欄位直接打上行動項目和子行動（縮排）。
第二種方式，建立 To-Do List ，並關連到相關卡片
把任務另外設定為「卡片」，再進行關連。
第三種方式，直接搭配白板使用（可視化流程圖）
直接把任務卡片攤開在白板中作業，排出具有可視化的流程圖，適時用 Section 區隔。
不管怎麼條列和設定，只要把握住「任務可統一在 Task 中進行管理」的大原則就行了！
如果筆記很多，執行卻很少
我們做筆記是屬於發散階段，發散的時候一定要想辦法捕捉並記錄下來，最後發散的內容要轉化成行動，也就是收斂階段才有意義。換句話說，行動，是計畫之後的產物，不管我們今天用的是什麼工具，整個大原則都是如此，如果是 Notion，可以參考我在創業貸款課程小幫手中展示的，把筆記轉化為實際行動的概念。
開始 Heptabase 七天免費試用
📧 訂閱電子報，獲取更多有關 #數位收納 的內容：
你可能也想看
