做好工具整理，建立個人工作流#數位收納

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上次的我的信箱爆炸了怎麼辦！如何有效做好信箱整理，對炸裂的信件不再焦慮，大家執行信箱斷捨離結束後，有沒有一種煥然一新的感受呢？既然我們現在對於第一手資訊的處理，已經可以上手的話，可以掌握來接收我們「需要」的資訊後，接下來，要來到第二個步驟，選擇適合你的武器（數位工具），來面對眼前的任務，跟解決眼前的問題吧！

我平常最常用什麼工具來處理任務？不管是工作還是個人、家庭…

數位工具，是我們的指揮中心

我們的大腦，主要功能是用來處理外界資訊，透過思考，再轉化成記憶，最後植入記憶區，而其中是有特定的機制在運行，比起記憶，其實大腦更擅長的是思考，不管我們再怎麼強記死背，這些資訊都只能進到我們的短暫記憶區，而不能進到長期記憶區，在思考過後所得到的資訊再記憶才更容易進入長期記憶區。

人類之所以成為萬物之靈，是因為我們比其他動物會思考，會想辦法改進現況，搭配靈活的四肢和感官，發明各式各樣的物品來促進人類的發展。

工具有不同的用途和特性，要挑選適合自己的數位工具。

檢視自己的工作模式

不同的工作性質，會有不同的工作流（Workflow），所以我們要探討我們的工作是屬於哪種性質，這裡簡單分為以計畫為主的進攻型工作者，還有以執行為主的防守型工作者。

進攻型或防守型的工作者

• 進攻型工作者：必須發揮創意的工作，找出差異化並把這些新想法和抽象的概念轉換為具體的內容。
• 防守型工作者：工作內容著重在執行端，必須把任務進行區分並完成任務的結果。
• 混合型工作者：結合進攻和防守的特性，比較少數的特例，既要創新，在實際轉換成可行方案後也要自己去執行。

不要輕易地選擇或判斷自己為混合型工作者！

攻守轉換需要消耗更多的精力，正常來說，進攻型工作者最好能夠在穩定的創作環境，達到高產出的結果，如果給他們太多限制條件，這類型的人會很有壓力。相反地，防守型工作者需要更多的「指示」，他們才能夠依照指令，去推動工作項目，如果主管給一個很模糊、甚至不給明確的指導，這樣這類型的人會很焦慮。

在美式足球的規則上，有區分進攻組和防守組，每個角色都有特定的功能，掌握好自己的優勢，讓自己在適合的位子上。

對照工具陣型

• 先鋒：接收資訊、將資訊初步分類。
• 主力軍：正式進入消化系統，處理資訊、對資訊進行重組，並整理到記憶區。
• 預備隊：可以和主力工具互相搭配，這裡可以彌補主力工具不足的功能。
• 補給隊：將資訊保存的地方，可以視為檔案的保存位置。
• 側翼：一些平常可以幫助我們的一些小工具或是外掛（番茄鐘、截圖、螢幕錄影工具…等等）。

生產力工具羅盤

由於我經常研究一些生產力工具，我也用了類似羅盤分類方法（利用兩種維度來劃分四大象限），來判斷生產力工具的功能特性，大家針對自己的工作內容，或是大腦思考方式，可以利用這種方式找到適合自己的數位工具。

水平維度

水平維度：可視化程度

• 這項工具是否具備「將文字轉換成視覺呈現」的效果或功能？
• 左邊的可視化程度低，而越往右邊的可視化程度越高。

垂直維度

垂直維度：思考模式

• 是「發散性」還是「收斂性」的思考模式？
• 向上發展屬於「擴大思考」模式，相反的向下收斂屬於「集中思考」。

透過兩種維度的雙軸交叉下，可產生四種不同屬性的工具特性，在不同的象限，分別是：

1. 擴大思考 / 可視化高
2. • 這種特性就是一個代表功能：「白板」，而可以透過物件建立的方便性和自由拖曳的便利程度，來判斷這個白板工具是不是好用的生產力工具。
   • 另一個判斷點，是能否快速將想法轉變為圖像，傳遞給其他人，當然心智圖、流程圖也屬於這種範圍。
2. 擴大思考 / 可視化低
3. • 這種工具的特色，是建立文字化的筆記單位，其中包含各種文字或段落格式的變化，可以是單純的純文字格式，或是可轉換匯出相容性高的 Markdown 語法的格式。
   • 除了文字或段落編輯格式，最好還可以有嵌入（Embed）功能，可以匯入外部的圖片、影片、連結等資訊，達到 All in one 的目的。
   • 符合這類工具以筆記軟體居多，而筆記層級也有多寡之分，一般來說層級越少，開啟切換的時間越快，也是一項判斷指標。
3. 集中思考 / 可視化低
4. • 以卡片盒筆記（Zettelkasten）的功能為主的筆記軟體，需要具備「單向連結」或「雙向連結」的功能。
   • 可以快速建立卡片為單位的筆記，也可在筆記中，建立彼此的索引，或是標註的功能。
4. 集中思考 / 可視化高
5. • 符合此象限中的工具，除了具備待辦清單的功能，最好有進度條可以檢視進度。
   • 因為我把它歸類是思考後期的收斂期，所以需要把待辦清單轉化為看得出時間關係的圖表功能（甘特圖、時間軸…等等）。
   • 因為牽扯到期限，所以最好能夠有任務安排（行事曆）功能，也應該要包含優先程度、時間、提醒、進度、負責人這些欄位功能。

工具羅盤四象限

還有其他兩項：多人協作、即時通訊的功能，我沒有列入四象限中，如果要列入，應該是在象限正中央的位置，因為這功能可以強化四種象限的發展，而依照協作等級由低到高可分為：

• 文字即時通訊：僅限文字的多人協作、即時通訊功能。
• 音訊即時通訊：可展開線上會議的音訊交流功能。
• 視訊即時通訊：進階的視訊會議功能。

即時通訊或多人協作視為加分項目

正因為工具特性不同，所以不同的個人特質或是工作模式，要選擇適合的數位工具來搭配，才能發揮最好的效果，就像步兵、騎兵、弓兵…都有不同的兵種屬性，也都有互補或相剋的特性，所以我們要擺出自己的最佳工具陣型，處理面前的敵人（任務）。

從指揮中心下達指揮命令（傳令兵）

對於指揮體系，以下有兩種觀點：

1. 最好使用 All in one 的架構，把所有的零碎資訊，統一集中到單一工具進行管理。
2. 最好利用不同工具的特性，將不同類型的任務，分工進行。

在我看來，最好的解決方案，應該是…

結合 1. 跟 2. 的特性，並利用 API 的特性，由指揮中心統一處理情報，再統一下達指令到各單位，API 的功能，就類似傳令兵的角色。

每種軟體都有其專項的功能設計，不太可能有那個工具是包羅萬象，什麼都有（All in one）的功能，這樣的結果就是每個功能都能用，但是每個功能都不好用（早期 Notion 也打著 All in one 的旗號，後來在首頁上已經默默地把該字樣撤掉）。

如果一個工具具有第三方工具串接（API）功能，也會是我評斷工具適用性的參考依據。

這裡大家可以停一下腳步，試著分析目前所知的軟體工具，並用工具羅盤來找到適合自己的數位工具。