《格外農品格來聊》EP27 時間管理大師是我!!!高效率的時間資產管理術

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EP27 精華重點:

1.時間管理的觀念:

• 將時間視為資產,讓時間發揮最大價值
• 設定明確的短期和長期目標

2.制定可行計畫:

• 將大目標分割成可執行的小計畫和里程碑
• 給自己合理的獎勵作為動力

3.優先排序處理事務:

• 根據重要性和緊急程度劃分為四個象限
• 先處理緊急的事物,延後的部分要補回

4.避免敵人:拖延和分心

• 立即行動,快速切換狀態
• 集中注意力,保持心流狀態

5.解決時間不足:

• 專業分工,將事情委派給專業人士
• 善用工具和軟體,節省時間
• 利用零碎時間,避免浪費

6.培養良好習慣:

• 早睡早起、保持健康
• 學會拒絕、定期放鬆

7.時間分配策略:

• 找到自己的獨特之處,深耕專精
• 不要過於平均分配能力值
• 朝向成為某領域的"極端值"發展

8.理念標竿:"精力善用,自他共榮"

​

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逐字稿：

[00:08 - 00:20] 各位親愛的朋友們 歡迎來到我們的 Podcast 節目 格外農品格拉聊 我是子昂 大家好 我是雅文 今天很高興要跟大家聊一個 有關於時間管理的主題

[00:20 - 00:32] 然後這一集的題目叫做 時間管理大師是我 高效率的時間資產管理術 是那個亞洲舞王 那種時間管理大師嘛 他也很會管理

[00:32 - 00:45] 我們今天沒有要聊這個 所以大家心裡不用有音樂聲這樣子 今天要跟大家聊的是 日常生活的時間資產管理術 有點饒舌 對對對 因為大家常常會說

[00:45 - 00:56] 時間就是金錢 但是實際上我們好像都 對於金錢比較重視 比如說那個書啊 很多排行榜都是投資的書啊 什麼銀行還有理專啊等等的

[00:56 - 01:06] 每個人講到錢都好像頭頭是道 可是講到時間 根本就沒有同等級的重視嘛對不對 騙人不 你們才沒有那麼重視時間呢

[01:07 - 01:18] 所以我們可以把時間當成一種資產 來進行管理 就像我們在投資理財一樣啊 我們也可以把時間 投資在最有價值的事情上面

[01:18 - 01:28] 對 所以首先我們來跟大家聊聊 時間管理的這個觀念啦 就是時間管理不是要你做到 分秒必爭 好像都很忙很忙這樣子

[01:28 - 01:38] 而是你要想辦法讓時間發揮最大的價值 喔 那所以我們要先定義什麼叫做最大的價值喔

[01:38 - 01:50] 就是對你 就是你是這個設定時間管理的人來說 什麼是你的最大價值 那簡單來說就是你想達成什麼目標啊 那我們要明確的設定目標

[01:50 - 02:01] 那目標可以是短期的目標 也可以是長期的目標 那有了目標之後呢 我們才能夠更有信心 去走方向的前進來利用時間 比方說我要減肥對不對

[02:01 - 02:12] 這是很多女生就是終其一生的目標 就是不管什麼 不管年齡到什麼程度都在減肥 那或者是我要考上公職 這個可能是你明確的目標 那對別人

[02:12 - 02:25] 可能還好不是別人的目標 這是對你會有產生重大價值 對 然後怎麼辦 然後就是要設定明確的目標之後 就要一步一步的來制定計畫啦

[02:27 - 02:40] 那這個計畫是真的要可行的 不是那種打高空那種就是 就是什麼五天打網的那個 三天打魚 三天打魚 五天曬網

[02:40 - 02:50] 喔 五天曬網 對 不是那種高空的啦 就是一定要可執行的 那這個計畫可能包括每天 或者是每個禮拜你要做的事情

[02:50 - 03:01] 然後以及完成這些事情的具體的時間 應該要怎麼安排 比如說你要每天早上六點起 起床運動 或者是你吃飯前一定要喝水

[03:01 - 03:12] 或者是你睡前一定要花點時間做伸展等等 然後呢把你的大目標切成一小塊一小塊 可以執行的計畫跟里程碑 喔 好

[03:12 - 03:24] 那然後我們就開始照計畫走嘛對不對 對啊 可是沒這麼簡單嘛 在計畫起跑之前 你要跟自己制定遊戲規則啊 比如說如果你剛剛說到這些計畫的目標

[03:24 - 03:36] 跟里程碑都有達到的話 那是不是可以給自己 一點獎勵或者是放鬆的時間啊 這個當然是可以的嘛 因為人不可能永遠都是緊繃的 總要有一些放鬆的時間

[03:36 - 03:48] 我們才能繼續下去嘛 喔 我懂了 這個就有點像是一個小獎勵嘛 如果有個小獎勵 你心裡就會想著說 再撐一下 再撐一下就到了 就在前面而已 前面有好東西 太棒了 可以放鬆一下

[03:48 - 04:01] 有點像是我們跑馬拉松 有一個補給站在那裡 喔 好想趕快到那邊喔 對啊 因為有一些馬拉松補給站 那個東西實在太棒了 所以大家都停在補給站不動了 那這都是理想的狀態啦

[04:01 - 04:12] 就是事實上不會每一件事情 都像這樣按照你心理設定的計畫來嘛 那也不會真的都像在跑馬拉松一樣 都一直在跑到上面 因為你還是要生活嘛

[04:12 - 04:24] 那生活上可能會有很多事情 來干擾你執行這個計畫 然後呢 你可能也不只有一個計畫線在執行 比如說剛剛講的 你想要運動

[04:24 - 04:35] 或者是做自己的體重管理 是一個計畫線 但是你是 你日常的工作 可能是另外一條計畫線啦 你可能日常的工作 也有一些目標的設定 還有一些騎乘的安排嘛

[04:35 - 04:47] 所以實際上的情況是 這些計畫線其實常常會互相干擾 對 會互相干擾 那怎麼辦 哪一個先哪一個後 所以當然就是要制定優先順序啦 就是大家有沒有聽過

[04:47 - 04:58] 之前在工作的排序上面 我們都會分成四個項線 重要而且緊急 這個就是一定要優先處理的嘛 那不重要但緊急 沒有很重要

[04:58 - 05:11] 但一定也是要趕快處理 然後重要不緊急 那就是先放在心上 然後知道自己終有一天要完成它 但是不是現在 那不重要不緊急 就可以那個Priority

[05:11 - 05:22] 就繼續往後延啦 那心裡要隨時有這些分類的方式 來定義你所遇到的事情 那如果這些事情互相干擾呢 就先處理完緊急的事情

[05:22 - 05:34] 然後再記得回來把延誤的部分 再慢慢透過行程的安排 來補回來 好那這個可能我們幫大家來整理一下 就是步驟 第一個就是設定目標

[05:34 - 05:46] 首先我們要設定明確的目標 它可以是短期目標 也可以是長期目標嘛對不對 然後接下來是制定計劃 就是我們把它分成一小塊一小塊 可以執行的計劃 那這個計劃包含可能是

[05:46 - 05:57] 每天或者每個禮拜要做的事情 然後跟你要完成這些事情的 每一個小小的時間安排 然後接下來就是優先排序 我們按照時間的重要性跟緊急的時間

[05:57 - 06:10] 來做優先的排序 那重要的事情優先處理 那緊急的事情也要趕快處理 就這樣子嘛對不對 除了這些還有什麼要注意的嗎 有有兩個很可怕的敵人要小心

[06:10 - 06:21] 就是拖延以及分心 所以呢我們就要做到兩件事情啦 第一件事情叫做避免拖延 拖延當然就是時間管理的最大敵人

[06:21 - 06:34] 那我們為了要避免拖延 所以你其實就要養成立即行動的習慣 有一點像是我們之前 在一些集數跟大家講過 快速切換模式 就是你現在是在工作狀態

[06:34 - 06:44] 還是在家庭狀態或是育兒狀態 就是你可能同時會有很多身份的切換 那你切換之後你就要快速進入狀態 然後熱身很快

[06:44 - 06:56] 然後呢切換到不同的工作項目跟型態 然後注意放空的時間不要太多這樣 那我覺得我們其實因為 我們自己私人的行程跟

[06:56 - 07:07] 工作上面的行程都是用形式力 就是Google的形式力來管理 那因為就是兩邊的行程 就是用Gmail的方式都可以 透過線上的方式看得到

[07:07 - 07:19] 那包括我跟子昂也會互相分享行程嘛 所以我們就會知道彼此的工作的安排 那形式力大家如果用的很習慣的話 就知道它可以用很多設定啊 包括你這件事情發生的前十分鐘

[07:19 - 07:31] 要不要再提醒你一下對不對 避免你遲到 那講到遲到這件事情我覺得 這件事情真的是工作上面的大忌 就是舉凡你可能面試人啊

[07:31 - 07:43] 或是你跟廠商約定啊 或者是你跟誰 就是只要是做時間的約定 我覺得我真的滿忌諱遲到這件事情 尤其是你因為你為了跟別人的約定

[07:43 - 07:55] 你可能提早十到十五分鐘準備好 然後呢對方不只沒有提早 然後就連他時間超過了 跟你約定的時間超過 他可能都不會主動 都不講

[07:55 - 08:06] 對我覺得這件事情是讓我覺得 滿匪夷所思的 如果他也是一個創業者的話 我真的很好奇他怎麼把時間管理好 把我時間還來 可惡

[08:07 - 08:19] 好然後這是第一個避免拖延 然後第二個就叫做集中注意力 就是當我們在不管是在什麼狀態 在工作或者是學習的狀態 我們都要集中注意力 那避免分心

[08:19 - 08:29] 那大家應該有聽過一本書叫做《心流》 就是當你在心流的狀態下呢 你的效率跟產出就會提高很多 喔很多細節

[08:29 - 08:41] 好那可是剛剛上面講的都是時間的分配啊 但是說實在每個人都每天都只有24小時 那如果時間真的不夠分配怎麼辦 那就時間不夠用沒怎麼辦 有啊偷別人的時間

[08:43 - 08:55] 借用別人的時間 什麼叫做借用別人的時間 那就是專業分工對不對 就是適當的授權跟委派工作 就是把專業的事情交給專業的人嘛 如果我做專業的事情

[08:55 - 09:06] 如果這個事情不是我擅長 我一定要花很多時間去處理它 可是如果你把它交給一個專業的人 他一定就是處理的速度一定比你快很多 產出的效率也一定會比你高

[09:06 - 09:19] 所以呢有時候花點小錢 反而是划算的 就是可以把你的時間節省下來 去做你自己擅長的事情 那第二個部分就叫善用工具啦 比如說現在有很多省時的工具

[09:19 - 09:31] 或者是軟體 那你就可以算一下可以幫你省多少時 那再換算一下 你花這個錢值不值得啦 這個我大概知道是什麼意思 那省時工具就像什麼

[09:31 - 09:43] 就像湘明講的三機救婚嬰 有沒有洗碗機烘衣機跟掃地機器人 這些都可以幫就是現代人省掉不少時間嘛 然後你可以換算一下 這些東西可以幫你省掉多少時間

[09:43 - 09:56] 你就知道我要不要買 或者說我要買的話 買在什麼價位什麼等級的 然後我最近還可以分享一個東西就是 我看到一個文章在討論一個很小的東西 它是一個就是我們家裡廚房會有的

[09:56 - 10:08] 叫做水槽有一個那個金屬濾網 然後有一個有一個創業家在討論這個東西 我覺得好有趣喔 他說那個東西每天都要刷洗 因為它會可能會有臭可能會有細菌嘛 那這個作者他說

[10:08 - 10:20] 那如果說我把這個金屬濾網換成銅的 那銅做的因為有銅離子 所以它不用刷對不對 那他就換算說 那我每天要刷的時候要花多少時間

[10:20 - 10:31] 如果我花錢要換一個銅的 金屬濾網那我不用刷嘛 那這樣划不划算 所以他的時間管理其實 這個企業家時間管理做到這麼細

[10:31 - 10:42] 他會去換算這個時間跟他省事 然後每一個生活中大大小小的事情 可以幫他省多少時間 那要怎麼做 這個是很細很細的思考 對其實也應該到這麼細

[10:42 - 10:55] 尤其是創業家就是真的你到了一個程度 就像我們前面講時間就是金錢 搞不好你的時間真的比金錢還要重要 那除了專業分工跟善用工具

[10:55 - 11:07] 就是我們剛剛分享的那兩個要點之外呢 大家還會常常遺漏了一個東西 就是善用零碎時間 因為我們每一天都會有很多零碎時間嘛 可能等人啊

[11:07 - 11:18] 可能坐車通車的時候啦 或者是等菜啊 等等這些就是用餐的時候 這些小小細細碎碎的時間都可以善用 那不管你是看書也好啊

[11:18 - 11:31] 聽聽我們的Podcast也好啊 或者是記錄一些可能就是 臨時要發生的事情 或者是接下來可能要處理的事情 又隨手用手機或者是用筆記本來記錄一下

[11:31 - 11:43] 那安排工具都好 那不要只是在那裡放空 或者是滑手機嘛對不對 那不然呢至少可以跟你面對面的家人 或者是朋友聊天互動都很好啊 對對對

[11:43 - 11:56] 不過有時候也不能這麼嚴苛 有時候放空也是一種休息啦 不過不能每次都在放空 然後放空很久對不對 對時間控制一下 控制一下放空一點點就好休息一下 那除了剛剛講這些技巧之外

[11:56 - 12:08] 我們是不是也可以有一些好的習慣來協助做好時間管理對不對 對雖然說每個人的時間都是24小時啦 總量是相同的 但是品質不一樣喔

[12:08 - 12:19] 就是有一些方式可以幫助你的時間品質變好 就是讓你的產出效率變高 狀態變得更好 那雖然這些都是老生常談了啦

[12:19 - 12:31] 不過還是要再跟大家提醒一下 就是第一個早睡早起啦 就是只要你早睡然後就可以早起 那可以補充充足電之後

[12:31 - 12:41] 就可以讓我們有足夠的精力來應對一天的挑戰 那第二個叫做保持健康 那保持健康當然有很多方法啦

[12:41 - 12:53] 就是運動啦或是吃更好的食物等等 那健康的身體跟良好的精神狀態 都可以讓我們有更高效率的工作跟學習 那第三個叫學習說不

[12:53 - 13:03] 喔這個很重要喔 我覺得創業之後跟育兒之後這個很重要 就是我們要學會拒絕不重要的事情 以免浪費時間

[13:03 - 13:11] 我覺得或者可以說當別人有邀約的時候 你應該更清楚的詢問這個邀約的目的

[13:11 - 13:24] 以及去判斷是不是有必要要配合或出席這樣子 那第四個叫做定期放鬆 就是工作之餘我們要適當的放鬆 然後去找找看你喜歡做什麼事情

[13:24 - 13:35] 然後讓你的身體跟心靈都可以得到休息 喔這個講的真的是非常的棒 這邊講到這一段讓我想到 之前有一齣日劇叫做重版出來

[13:35 - 13:47] 那裡面有提到說日本柔道裡面有兩句很重要的核心理念 或者說叫做最高指導原則 這個我可以唸給大家聽 叫做精力善用自他共榮

[13:48 - 14:01] 好好管理跟善用自己的精力 然後讓自己跟別人共榮共好 這個就有點像是我們在提的這個狀態嘛 甚至於這個自他共榮 如果我延伸的講 你幫助別人共好

[14:01 - 14:13] 就是當你狀態好的時候你可以順手幫助別人 那如果哪一天換你當你不太OK的時候 那個人可能也會來幫助你嘛 這個其實有點像說你把時間存在別人那邊對不對 像這個概念

[14:13 - 14:26] 沒錯而且我真的蠻推薦大家可以去看重版出來 嗯嗯嗯 這是我心目中很棒的日劇前三名這樣子 那重版出來這句話 我覺得我自己也印象很深刻 很值得大家記下來

[14:26 - 14:37] 叫做精力善用自他共榮 好好那接下來我想要跟大家討論一個更有趣的部分 就是關於時間分配的思考這件事情

[14:37 - 14:49] 我最近看到一個網路的文章是一個企業家 然後他說 他說一段很有趣的話 他說其實最好不要一直拼命努力 做人其實不要一直拼命努力

[14:49 - 15:01] 你不要拼到說沒有剩餘的時間精力留給自己 你要想辦法先讓自己可以不用那麼拼命也可以活 那接下來是什麼呢 就是你把剩下來的時間拿去自我投資

[15:01 - 15:12] 提升你自己的人力資本 然後呢 創造能夠留給自己的剩餘價值 這個我也可以跟大家補充一下 就是因為剛剛有跟大家說定定目標

[15:12 - 15:22] 然後計劃然後執行吧 可是你不要把所有的時間 都放在全力執行上面 你不能說你只看到前面 就好像馬只看到那個紅蘿蔔沒有看到左右

[15:22 - 15:35] 你要去思考跟定期檢視你的目標 然後這個目標定定其實是有策略的 怎麼定呢 這個作者很有趣 他說最好不要跟大多數人走一樣的路

[15:35 - 15:47] 選擇一樣的生活型態 在這個時代你不一樣 你具備獨異性就是獨特的這個特異性 其實是比較好的 那你找到自己的獨異性就是 你跟別人不一樣

[15:47 - 15:59] 那持續的在這個領域深耕 然後成為這個佼佼者 這樣才有辦法去脫穎而出 那如果說你是活在常態分配 就是每個東西都一般一般這樣子的話

[15:59 - 16:11] 你跟大多數人做一樣的事情 那你要勝出的機率 就是應該是不會太高啦 就普普通通的 對對對對對 所以我們講說 我們去看一下這個時代的佼佼者 就是頂尖的人

[16:11 - 16:24] 其實他都是有一些讓別人難以模仿 或者超越的一個獨特的領域 或者一個獨異性 那屬於就是極端值的部分這樣子 聽起來很玄耶 對對對 要怎麼做啊

[16:24 - 16:36] 這個其實可以跟大家分享一個概念 就是說 不知道大家小時候有沒有打過遊戲 打遊戲的時候我們講一些 因為我小時候常常打遊戲嘛 那遊戲有時候你要自創角色

[16:36 - 16:48] 那自創角色那個就是 他會給你一個能力值讓你去分配 你去分配這個能力值 假設說總數是200好了 那有四個項目 比如說智力 就是你腦袋智力有多少

[16:49 - 17:01] 武力 然後一個是政治力 一個是魅力 那你應該要怎麼分配 假設你有200 那你要怎麼分配 通常我們實際狀況都不會平均分配吧 你各50 四個項目各50沒有意思啊

[17:01 - 17:14] 因為你根本就不能幹嘛 贏不了 對什麼事都做不好 所以你一定會比如說 假設我把一個項目灌到100 我把武力灌到100 他就天下無敵 但是其他項目差一點沒有關係 所以這個就有點接近作者說的極端值

[17:14 - 17:25] 你只有這樣才能夠出頭 才容易被別人看見 那我想大家可能都有聽過一個理論 叫做一萬小時理論 就是你只要投入一萬小時 在某一個領域

[17:25 - 17:35] 那你就可能可以從一個完全不懂的身手 到頂尖的高手 這個領域的領導者 那實務狀況是我們一直跟大家講 每個人每天都只有24小時

[17:35 - 17:46] 所以看你要分配多少的這個24小時的幾分之幾 在你想要經營的這個項目裡面 那你就會就是說 你還會多久達到一個一萬小時

[17:47 - 17:59] 這個其實是決定你的成長的時間 那這個數值分配就會決定說 你未來的職涯發展 假設你專注在一個領域裡面 比如說你每天投入12個小時 那你可能就會很快的

[17:59 - 18:11] 就可以在這個領域達到成為高手 那你可能 好年輕喔 你可能在很年輕的時候 就成為這個領域的領導者了 可是那你其他數值很差怎麼辦 技能很爛的 沒有關係

[18:11 - 18:24] 就像剛剛講的專業分工 你就找一個助理來 或者說有一些外包的事情 我想很多藝人 或者我們講經紀人 都是這樣的模式 或者有一些運動員 很強 可是他有一個經紀人

[18:24 - 18:37] 幫他處理一些生活瑣事 就是這樣的狀態這樣子 所以你的意思是說 他們可能某個能力就是滿點 然後其他就 就不 就不怎麼樣 不好 不方便說 不好說

[18:37 - 18:49] 有些政治人物可能也是這樣 不過我們現在講我們叫做進步社會 那進步社會就是什麼 就是用人唯才 那我們的包容性也會越來越高 那這樣的狀態其實是OK的

[18:49 - 19:01] 也可能就是比較更有效率的一個運作 的一個社會的狀態這樣子 沒錯 那今天這一集的節目就聊到這裡啦 希望我們今天的分享

[19:01 - 19:14] 能夠給大家帶來一些啟發跟收穫 那再次感謝大家的聆聽 記得格外農品格來聊 每週二週五固定更新 歡迎大家按時收聽 訂閱留言

[19:14 - 19:26] 分享節目資訊 那Apple的用戶一定要記得 在Apple Podcast上面幫我們做五星的留言喔 那有留言的話 我們一定會在節目上面念出來跟大家分享的

[19:26 - 19:29] 那就再次感謝大家 我們下次節目見 拜拜

[19:58 - 19:58] 拜拜