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Google花兩年時間,研究出遠距工作成功的要素!

更新於 2019/11/03閱讀時間約 5 分鐘
艾兒莎的娘孃面膜團隊,除了一位小編外都不是正職員工!原因是因為,艾兒莎深信「適合」的人是最重要的,所以只要是適合的人,就算對方有正職工作,我也很願意把他們招進團隊。也因此娘孃除了倉庫以外並沒有正式的辦公室,全體員工都是遠端工作。如此一來,就能降低營運成本,讓我們可以儘量把面膜價格訂的更實惠。
但是許多創業的人,很可能都對遠距工作存疑,怕員工產值會變低、效率也會變不好。但是其實,由於現在網路發達,只要能掌握一些原則,其實遠距工作對創業者而言,反而能省下成本!而且不只是中小企業,如果你在跨國企業工作,也勢必要和其他國家的同事遠距工作。而在新加坡遠距工作也非常流行,事實上史丹佛大學2014年的研究中發現,讓員工在家上班,會讓他們更快樂、更有生產力,也比較不容易辭職。
之前艾兒莎看過一位網路軟體公司37signals創辦人傑森.福萊德(Jason Fried)的TED演講,他就曾提過:「辦公室是一種奢侈品,而非必需品。」真的是切中艾兒莎的心情!維持辦公室的成本真的好貴啊...如果要有實體辦公室,員工就必須給付正職的薪水,無法根據工作量調節工時降低人事成本,更別提實體辦公室的租金水電費用...這些成本如果成為固定支出,對剛創業的人來說風險太高了!
艾兒莎仔細分析後,發現實體辦公室工作其實還有這些缺點,可以讓各位艾寶思考一下:
(1) 辦公室干擾太多:只要一踏進辦公室,你的時間要怎麼安排就不是你自己可以掌握的,上司很可能三不五時要求你報告工作進度、同事會突然跑來問你問題、一堆大小會議等等,都會大幅地降低工作效率。
(2) 無法自己掌握工作進度和效率:因為在公司工作很可能隨時會被打斷,所以你也無法好好照自己的工作節奏去做事,反而效率降低。
(3) 忽略了每個員工的差異性:在辦公室工作代表了所有人都必須在同樣的時間工作,可是每個人工作效率最好的時間很可能不一樣。向艾兒莎自己就是喜歡晚上工作到很晚再睡的人,或是白天我喜歡累了就馬上休息,休息完再接著工作,但是如果在辦公室工作根本不可能這樣做。
(4) 員工間摩擦機率增加:艾兒莎的切身經歷,實體辦公室因為數十個人每週五天密集相處,有摩擦的機率真的大得多...艾兒莎每次回台灣,自己跟爸媽相處個3天就會吵架了!!更何況是一群不同個性的人呢?雖然實際相處也許會讓員工間的感情比較好,但不可否定也更容易有摩擦!
以37signals為例,每年夏天員工一週只需工作4天。在他們的芝加哥辦公室內,只有一間會議室和一張乒乓球桌,想要來辦公室上班的員工就來上班,其他員工都是遠距工作,甚至另一位共同創辦人大衛.漢森(David Heinemeier Hansson)是在丹麥的哥本哈根遠距工作! 儘管如此,這家公司仍然每年賺入幾百萬美元,全世界有超過300萬家企業使用他們開發的軟體,真的是超級厲害!
也因為自己帶領遠距團隊,艾兒莎都會研究一些遠距工作的文章,最近剛好看到Google的研究,覺得非常受用!身為網路巨頭公司,Google有10萬名員工,在150個國家都有辦公室,跨國團隊間遠距工作自然是不可避免,因此Google團隊花了兩年時間,研究高效率的遠距工作方法,艾兒莎和大家來分享其中兩點。
1. 員工要熟悉彼此、創造交流
感情好的團隊,辦公室同事之間常常會在茶水間聊天,甚至下班後偶而還會聚餐培養感情,之後公事上合作默契會比較好。遠距團隊成員間很可能根本不會見到面,這時彼此的交流更重要。交流可以分成兩個層面:(1)私人生活的交流 (2)知道對方會議行程或最近手邊的專案狀況。
私人生活的交流上,只要對方能接受,稍微關心一下對方週末的行程、最近的興趣等等,建立適度的私交其實是有利於合作的。這樣做的原因是因為,對遠距團隊來說「信任」非常重要,而你要信任一個人,總是要對對方有點了解吧?如果永遠只是公事上往來,同事好像網路遠端的機器人一樣,根本很難建立信任和團隊向心力。
2. 建立明確的規範
遠距工作的初衷就是讓員工能夠自己掌握工作時間和步調,但也因為這樣,很容易大家無法及時溝通或交流,所以訂立一些規定很重要。向艾兒莎就會和團隊講好這些規範:(1)每週例行週會時間,讓所有人都能開會報告大家自己目前手邊在做的專案,我也會在那時候跟大家講一下之後全體員工的目標和業務方向。(2)訊息回應的時間和規範,我會請各個員工登記表單,告訴大家他們通常工作的時間,可能是深夜、凌晨,或正職工作下班後,並填上收到訊息後預計可以回覆的時間、平日方便討論或開會的時間,讓其他同事可以知道自己的訊息大概多久可以收到回覆,如此一來能掌握好工作節奏。
以我管理遠距工作團隊的經驗,讓員工「建立信任」還有「掌握工作節奏」真的是很重要!!只要能做好這兩點,其實遠距團隊的效率完全不會比較差,艾兒莎就是用這樣的方法,找到很多台清交的優秀年輕人幫忙兼職打理團隊,這些人如果我提供全職工作他們根本是不會來的,因為艾兒莎公司太小薪水也不夠好嗚嗚嗚嗚,但是因為我提供他們很彈性的工時,讓他們當作一個賺外快、練習斜槓的管道,所以他們也很樂於拿下班後的時間處理娘孃面膜的事情,這些青年又太優秀,一個兼職抵兩三個全職,所以我不需要負擔昂貴的實體團隊成本就可以維持娘孃的運作,靠他們幫忙賣個洗面乳還可以做到超過三百萬!真心認為這樣遠距團隊很適合中小企業或剛創業的人,可以省下很多成本、還讓你能找到條件很好、真正適合團隊的人才。
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我很努力很努力的,想要用盡一切方式,請年輕人,跟我一起出走。出走到那個前所未見的世界,體驗前所未聞的故事,實現前所未有的價值。這些出走後的世界,不只也美麗與震撼,也有殘忍不堪的現實。或許不會有純粹的正面或喜悅,但這段闖蕩,終將帶給我們的是無價又無可取代的資產。而生命到最後,比的就是資產不是嗎?
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