身為企劃人員,如何做好時間管理?
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身為企劃人員,如何做好時間管理?

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2022-06-28|閱讀時間約 4 分鐘
出處:https://twgreatdaily.com/8dc8b0efacc80bfe650967e0fb5ff615.html
企劃的應用範圍很廣,像是管理制度改善、財務分配、產品行銷與研發等等,都需要用到企劃人員。他們的工作內容多元,分布的行業也很多,其中以產品行銷、公關活動的企劃人員最常見。
以產品行銷為例,企劃人員要做的事非常龐雜,要做市場調查,了解時下的市場趨勢、要尋找市場缺口,進行創意發想、要設計產品雛型。
等到產品真的做出來了,還要研究產品的競爭對手、主力客群、消費時機、生命週期、預估銷售量、制定價格,然後為產品定位並確認目標市場。
在設計產品包裝的同時,還要與消費者溝通、跟廣告商擬定行銷策略。產品問世後,還要尋找與產品調性相符的通路、規劃記者會、試用會等宣傳活動,將產品介紹給消費者……
講了這麼多,卻還不是企劃人員全部的工作。如此繁瑣複雜的工作,一旦缺乏工作績效,企劃人員很容易就在忙碌中舉旗投降不幹了,工作鍊一旦中斷,便會造成企業極大的損失。所以,企劃人員想要提高工作績效,首先得先做好時間管理。
彼得.杜拉克曾說:「時間是世界上最短缺的資源,除非善加管理,否則一事無成。」尤其面對繁雜的企劃工作,更需要做好時間管理,否則很容易流於「窮忙」,最終又無法達成目標。以下提供幾個時間管理的訣竅──
出處:https://penstore.com/en/bullet-journaling-how-to-get-started
1.估算每項任務需要的時間:很多時候專案一開始就千頭萬緒,誰也無法確定能不能在要求的時間內完成,而且很多人都不會去計算完成一個工作項目要花多久時間,也不太會去記錄自己什麼時候做了什麼事,但若想提高生產力,就不能這麼得過且過,而是要精準地追蹤時間,例如,可利用時間表記錄自己在每項任務上花費多久時間,並設定完成日期。
事先估算好每項任務需要的時間,可以讓自己心裡有個底,進而管理掌控好工作進度。不過,估算時最好預估比自己需要的還要長的時間,因為一個專案通常還要跟其他團隊配合,不是自己一個人的事;而且有些事情可能會比預期花的時間還多,若把時間安排得太緊湊,反而容易導致最後延誤工作,唯有時間準確,才能讓所有團隊搭配出最好的效果。
2.按照輕重緩急,預先做好工作規劃:企劃的工作本來就是又多又雜,經常給人一種永遠做不完的感覺,那是因為若想做得游刃有餘,就要先將工作做大致的分類,按照事情的輕重緩急,排出優先次序,再進行處理。
所謂「輕重」指的是事情對你的重要性程度,而「緩急」則指處理事情的迫切性。緊急且重要的工作要立即處理,而重要的工作則要預留足夠的時間處理,盡量避免浪費太多時間在非緊急且不重要的工作上,這樣做起事來才能事半功倍。
出處:https://udn.com/news/story/12674/6132092
3.主動設定工作的截止日期:做事有效率的人,會化被動為主動,自己設定工作的截止日期,而不是等著主管或同事來提醒自己交件。每個人都會遇到自己不喜歡又不得不做的工作,或者要花比較長的時間完成的工作,很容易不自覺地開始拖延或不小心忘記,最後不是趕在截止日前爆肝加班完成,就是手忙腳亂地敷衍了事。
為了避免這種情況發生,最好的辦法就是接到任務的第一時間,就在行事曆上標出截止日期,然後把工作平均分配在每日日程中,如此一來,便可按部就班每天輕鬆完成部分工作,同時因為時間充裕,還可多做些其他工作;而且就算出現了突如其來的問題,也有時間想別的辦法處理。
4.適度安排休息時間,提振工作時的精神:工作很難有真正做完的時候,所以千萬不要壓榨自己,認為「反正只要犧牲下班時間、犠牲週末假期就能完成工作」什麼的,與其想著加班,不如思考如何精簡工作、善用工具與人脈,以加快工作速度,畢竟時間管理終極的意義還是在「如何擁有自己的時間」。
工作再認真,一旦累垮了身體,一切也就沒了意義。所以,無論工作再忙,也要讓自己有適度的休息,例如,每工作30分鐘就休息個5分鐘;中午睡個20到30分鐘的午覺;晚上好好吃個飯,非不得已不要加班;到了週末可以計劃出遊,到大自然走走,抒發工作壓力,以獲得更多工作的動力。
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作者介紹
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自由撰稿寫手,曾任編輯、記者、翻譯、出版社企劃等,幫人寫過不少書,自己寫過兩本童書。去年開始嘗試寫小說,想把這裡當成自己的文庫,慢慢收進多年來寫過的文章,然後......想到再接著說好了。
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