凝聚團隊意見的方法――與AB寶談組織發展7之6

「當你帶領團體完成某個目標，要如何蒐集意見?如何進行討論?」

當我看AB寶不管在校內或校外，都有參與一些社團或自組團隊進行某些計畫，想了解她們知不知道如何進行有效的討論。

「咦?不就是約定時間大家坐下來一起交換意見，然後找到共識嗎?」A寶好像認為這不太是個問題。

「通常大部分的討論我會在網路上進行，比如大家各自丟出自己的想法，或者我會先丟一些問題讓大家先想想看。討論一段時間後我才會召集大家碰面作最後的定案。」B寶經營的團隊比較大，所以她採取的方式比A寶複雜一點。

我為B寶按讚:「B寶的方法不錯，不過我們要記得，網路的視訊會議或是群組討論有限制，通常用來決定簡單明確的事情很方便，比如討論日期，哪一天大家有空，那時候誰有事……等等，或這初步交換意見或交換彼此蒐集到的訊息也都很省時方便。但是要進行實質討論，尤其有爭議，或者有些利害關係，比如工作分配等等事情時，最好面對面討論。哦，對了，視訊會議參與的人，最好是彼此熟識的人，若是團隊規模再大一些，或者大家彼此不太熟，甚至是陌生人時，該如何蒐集大家的意見，形成決議?」

B寶立刻丟出答案:「我們以前試過腦力激盪的方法。」

我點點頭:「這是非常著名，歷史也非常悠久的創意發想階段可採用的會議，我在民國六十多年，在童軍團時就常常進行腦力激盪，在激發思考，收集點子的確有它的好處，不過也有它的侷限性，其他妳們還體驗過那些方式。」

A寶回答:「不久前我參加過「世界咖啡館」的分組討論。」

我點點頭:「這是最近這幾年很流行的方法，你說說看。」

A寶說:「我想人數比較彈性，從十幾人到幾十人大該都可以，認識或不認識都可以，參加的人分桌，每桌大約是四人，我猜五人或六人或許也可以，選一個桌長。然後就分幾回合大家輪流換桌子進行討論。比如第一回合，桌友輪流發言，桌長紀錄重點，每一位說完後，桌長不動，其餘桌友打散，加入不同的桌子。第二回合開始，桌長與新桌友分享第一回合的意見，之後新桌友也可以繼續進行討論。第三回合與第二回合一樣，桌長與新桌友分享前兩回桌友的意見。以此類推。最後再由各桌桌長報告各桌最後的幾項共識，主持人整合所有桌長的意見，就算是這次會議所有人的共識。」

我稱讚A寶說得很清楚，問她們:「這種方法有什麼好處?」

A寶回答:「可以認識許多不同的人，因為每次只有幾個人坐在同一桌，彼此可以自我介紹，同時又強迫大家換桌，可以認識更多人。」

B寶則說:「可以讓每個人都能發表到意見，因為每桌人不多，也強迫大家聽別人的發言。」

我點點頭:「這是蒐集到眾人意見，讓群體智慧能夠發揮的好方法，而且大夥坐在咖啡桌邊喝咖啡邊聊天，可以消除彼此因陌生而帶來的戒心，也可以打破彼此在社會上因職位身分帶來的階級。」

B寶思索著:「所謂打破階級，是不是一般我們作決策收集意見，會比較看重專家學者，或者官大學問大的人，反而沒有辦法收集到基層員工或一般老百姓的看法?」

我為B寶按讚:「的確，有人做過研究與調查若是讓群體的智慧得以發揮，就必須考慮這些群眾會不會被操控，因此要注意到幾個因素，比如意見要有機會表達交流，彼此的訊息不被隔離，但是又不能有太強勢的意見，否則會主導或左右大家往某特定方向思考，而且群眾的背景要愈多元愈好，總之必須兼顧意見交流但又需維持獨立思考。你們有沒有注意到，世界咖啡館基本上符合以上幾個要求。不過，還有沒有其他方法?」

AB寶面面相覷，想不出其他方法。

我提供她們一個我曾經用過的方法:「當我們沒有世界咖啡館那樣的場地或時間時，或許可以用我們在荒野保護協會採取的團體討論，適合二十人以上，一百人以下的團體。討論進行時分為幾個階段，幾種規模層次。首先是將所有人任意配對，二個人一組針對特定問題討論，並且必須以書面作記錄然後是每二組再合併成為一組，再一次進行討論，仍然要做記錄，並且開始將結論或建議書寫在大張的海報紙上。之後再合併一次到二次，視時間或人數，最後剩下三或四大組時，再派代表報告整組的結論或建議，然後進行總結。」

我停了一下，繼續說:「這個方法的好處是：最多元，每一個人都有充份時間表達意見，即使再害羞再弱勢的人的意見，在第一圈，二個人一組時就可以被呈現出。有許多交流機會，但是又不會被某一、二個強勢概念所左右。可以避免意見被少數人的情緒所左右。從2個人開始再一圈圈一直擴大討論時，不成熟的意見可以不斷被補強，也不斷可以增添新激發出來的想法。」

AB寶眼睛一亮，尋找紙筆要記錄下來。

最後我結論道:「其實這樣的討論並不需要花到太多時間，甚至可以比一開始就採取大群組的討論來得省時間，而且，這種一圈圈擴大的討論模式，也一定能激發出最多的想法與意見。據我們實際操作觀察，大概人數在三十到五十人左右的團體，只要花大約三十至四十分鐘，就可以有相當好的成果。」