【人事&行政管理】從出勤規定看大學行政管理

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夜市大學一天打卡三次到底是什麼樣的概念?對比蚊蚤從成立至今未曾實施打卡制度,即使前幾年開始有勞動部檢查這回事,還是堅持不改此規則,管理者的思維又是什麼?

剛到動物大學,那是一個要用職工證感應刷卡機的年代。

每天上班時間是8:00到17:00,中午12:00-13:30休息(不用刷卡)。早上刷卡時間可彈性到8:30(都算是八點上班),超過8:30就算遲到要請事假。下午從4:45分開始刷退(都算5點下班),方便大家搭校車離校。

當然,若干年後科技進步,加上配合學生跨校修課的規定,出勤規定都改了,現在改成什麼樣子,我也不清楚了。

去蚊蚤大學,我是這樣被告知的....

每天上班時間是8:00到17:00,中午12:00-13:00休息。自創校以來,學校沒有簽到退的制度,出勤管理授權各主管,人事室只負責登錄請假事務。為什麼不用打卡呢?因為修女擔心職員工為了簽到加快車程,容易出交通意外,所以不要求簽到退。

若干年前似乎開始有了勞動部檢查這件事情,人事室思考是否要開始進行簽到退?最後仍決議:勞保人員需【紙筆】書面記錄出勤時間備查。公保人員仍維持原作法。用紙筆紀錄,真的是為了備查,因為沒有人真的在上下班時間書寫,而是隨興寫。如此可以滿足勞動部的要求,又不違修女的初衷。

一開始根本聽不懂夜市大學出勤紀錄規定

前幾天人資處發了一個公告提醒暑假上班模式結束,要恢復學期間的上班模式,重點的一句話是這樣子的...

本校正常工時為08:00至17:30,彈性上、下班時間為1小時。中午休息時間為12:00至13:30(不列計工時),每日工時應滿足八小時。超過09:00後刷卡即為遲到,應辦理請假手續。

這一段話造成人資處電話接不完,因為這段話跟之前施行的狀況意思截然不同!沒想到人資處承辦人回應:還是維持以往的模式,只是很難用文字表達出來。

連人資處都很難用文字表達,就可以知道我第一天到職為何聽得霧煞煞了!那時辦公室同仁告訴我出勤記錄規定時,我根本聽不懂(因為數字感差,不會計算),當時只得到一個結論:我想要17:30下班,就得要在8:30前、12:55-13:00(指定區間)、17:30三個時間點刷卡。經過一兩個月後,我終於明白遊戲規則其實是這樣的...

每天應刷卡3次,刷卡時間應落在8:00-9:00、12:55-13:00(自由選擇是否刷卡,刷卡表示休息1小時;不刷卡表示休息1.5小時。若在13:00至13:30之間刷卡,列為彈性休息時間)、17:00-18:30三個區間,每日上班時數應足8小時。

也就是說,夜市大學每個人上班時間都不一樣,實質全校共同上班時間為:9:00-12:00、13:30-17:00,總計6.5小時。

從三種出勤規定看行政管理

從擔任蚊蚤大學唯一的行政會議職工代表,我發現各一級主管多數很本位,也或許多數一級主管都是老師兼任,能管理好自己業管的部分就不錯了,哪還有餘力再去了解其他單位的業務,進而思考可以如何的配合、共好?!然而從夜市大學出勤規定裡,我看到了一些行政上的問題。

電費虛耗

全校同進同出的上班方式,除非加班,否則電費支出就是那共同上班的八小時(扣掉各校不同長度的休息時間)。但是不同上班時間,電費支出就是從第一分鐘到最後一分鐘可以打卡的時間。以夜市大學為例,電費支出是8:00-12:00、13:00-18:30,總計9.5小時。或許有人會說,可是人少的時候用的電不會那麼多?冷氣時間有管制呀!?

但是想想,一個辦公室一個人來上班,還是得開全部的燈;全部人來上班,開的也是全部的燈。雖說全校冷氣開放時間是9:00-17:00,但是,因為不同上班時間,每個單位都覺得自己的業務有其特殊性而要求提早及延後冷氣開放,那麼,全辦公室一個人上班還是冷氣全開,這不是虛耗電費嗎?

行政聯繫

全校同進同出意味從上班時間開始,就可以開始校內業務往來。但是不同上班時間,不知道對方幾點上下班,所以自動避開彈性上下班時間的業務聯繫,也就意味著,能夠召開會議、能夠舉辦研習等活動的時間自動排在全校上班交集時段。相對的,難有集中的會議日、或是會議室的利用時間縮短了,因而需要設置更多的會議室。

此外,每每辦公室有一部分的人下班了,一部分的人還在上班,代接電話告知對方,當事人已經下班,還會受到對方的揶揄 "這麼好命,可以這麼早下班!"

雖說全校都知道彈性上班區間,但是,聽到這樣的話,還是會很不舒服。因為不知道彼此的上班時間,所以我自動避開彈性上班區間。但是並非全校的人都會這麼做,因此衍生單位之間彼此的誤會,認為某某單位業務輕鬆、人力太多,所以每次打電話都不在。接下來,可能就是縮編該單位的人力...

也許是來夜市大學不久,不清楚此制度的淵源與演進,但是一年多來強烈地感受到非同進同出的上班模式實在不是很好,尤其連中午休息時間還有1小時或1.5小時每日自由選的彈性...這種看似開放的制度,我反而覺得難以管理人與事,尤其單位主管也搞不清楚每個下屬的出勤時間落在哪個區間....哪個主管會知道下屬每天彈性上下班時間?!這樣的彈性出勤方式對行政管理有加分嗎?



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