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[ 職場碎碎念 ] 早點下班小撇步：建立良好的工作習慣
更新於 2022/07/17閱讀時間約 9 分鐘
「為什麼你總是可以準時下班？」
我是一個設計師，從我開始入行以來，前輩就告訴我，這個行業沒有人在準時下班的，也聽過很多設計師加班到凌晨的血淚史。
今日事今日畢，放過工作上事事追求完美的自己，準時下班就是要好好愛自己
如果一般上班族工時以8小時計算，扣掉上廁所、人際交流、箇中大小的會議，實際大概專注工作的時間就是約三小時？ 其餘的時間你在做什麼呢？由於我工作屬於天天面對電腦，大多數我們這樣的工作性質自由度都算很夠的，主管跟老闆的要求大部分都是，在上班時間內能把工作完成，其餘的時間也就睜隻眼閉隻眼。
但就我自己的觀察，常態加班的比例還是很高，因為大多數的人把其餘的50%的時間處理自己的情緒、逛網站、或是與人交流。不過也不能因此打翻一竿子的人，有的人是因為自身的還沒進入狀況，需要比較多的時間去理解跟消化，怎樣把手邊的工作完成。
所以我大致上分成幾個點來分享，我是如何提高工作效率與產值。
學校的功課就在學校完成吧！回家就能好好玩
我相信學生時代，應該聽過自己的師長或是其他長輩都會這麼說，現在新時代的小孩是在學校做補習班的功課，去補習班做學校作業，很是辛苦！
那出了社會的我們，說實在因為年紀一天一天大，體力也不如前，甚至記憶力也不似年輕般的強，加上很多的家務事、甚至結了婚的有小孩的，更是完全沒有私人時間可以好好的充實自己，下班一回到家只想要躺平或追劇耍廢。
其實我還在當學生的時候，老師常說，當學生是最幸褔的時候，當時的我們，我相信沒人能懂。教會我這個道理的，還真的是我出社會的第一份在餐廳的工作，我相信在餐飲業工作過的人都知道，生活是完全沒有自己的時間的。工作需要配合各種節慶、客人的用餐時間，甚至重點客戶在空班的時間來訪，也得犧牲自己的休息時間，而且還不算加班時數得繼續服務。
那時候餐廳的某組長每天早上的Briefing說完今日工作重點項目之後，都會說一句話「我們的目標，今天9點下班，大家盡快把手邊工作完成！」
對於餐廳來說9點離開餐廳打烊是很奢侈的行為，因為當時的餐廳接客人的時間是到9點，對於想多賺錢的店長，甚至接客接到9點-10點，畢竟台灣的餐飲文化還是以客為先。
所以當時組長每天的那句話，讓我學會了如何在工作中設定目標，當你心中有了這個目標，也清楚自己手邊的工作排程還有哪天未完成的，自己工作一段時間後，也清楚該花多少時間去完成任務，自然就會盡可能的在時間內想方設法地完成，不論是請同事協助，或是自己尋求更快速完成工作任務的方法。
所以有了這樣的觀念，之後也運用在我個人的職涯成長與轉職過程。那究竟該如何執行呢？
先清楚手邊任務的「輕重緩急」與「急迫性」
就我的觀察，就算已經在社會工作很長一段時間資深工作者，也不一定就能理解輕重緩急觀念對於工作效率提升的助力。輕重緩急的觀念也是我在餐廳工作的時候學習到的經驗。
某次參與公司講座，講師提到時間矩陣的分類方式，其實幫助我只是空想的概念給歸類了。
重要：代表價值觀、使命和重要目標的事緊急：需要立即注意與處理的事務
一次，在我們進行大專案且時間有限度的狀況下，身為小輩的我對於前輩們的過度焦慮感到好奇，後來經我細細觀察，其實前輩們的焦慮，來自於求好心切。但主管每天耳提面命：「時間緊迫，先把大框架的部分交出去，後續的優化，等我們有空的時候再來完善。」
從主管的幾句話其實已經劃分兩件事：時間性跟優化。不過前輩們還是很焦慮覺得優化也要在時間內完成，因為來自於之前不好的經驗。很多時候，工作上的焦慮、擔心、害怕，都來自於之前不好的經驗，不過我覺得不是每件事情的發展走向都會一模一樣的複製，時間背景人事時地物都不同。內心需要保有更多的彈性去應變各種可能。
所以這時候第一個矩陣裡，我的筆記寫著「來自上司的需求」很多的時候，都是由高層討論出來的決定，直接下來出來給我們小螺絲釘執行，這樣的時候只能相信主管的決定，有可能有其他我們不知道的考量，所以必須先做Ａ才能做Ｂ。
我告訴前輩，問問焦慮的自己：「先深呼吸，此時此刻的現在，什麼事情是最重要的？」
超額完成工作是自己的本事，但前提是要完成本分的工作。
做自己的PM，幫自己建立良好的工作習慣
工作幾年，我以為每個人都有自己一套工作的方式，所以並沒有多加去跟同事交流，之後到現在這間公司後才發現，原來大部分的同事覺得，管理工作是PM的事，我心裡想：「哎呀！怪不得天天加班了」。
你每天早上，進公司第一件事是什麼呢？或是，你每天下班前，會有審視今天進度跟明天進度的習慣嗎？我近期聽了幾場講座，了解越是位階越是高的管理者都有「列清單」的習慣。
我自己是用比較快速簡便的方式，幫助自己釐清每天的工作項目。
我自己是習慣用Trello幫助自己管理。規模比較大的公司，PM也會選用Jira或是Monday。比較偏個人化使用的有Evernote 或 Notion。大部分的人都用習慣的養成至少要28天，我覺得你可以使用你自己喜歡的工具，只要能幫助你記憶的都可以去嘗試，現在也有很多專門針對工作管理清單的APP。
工具輔助的重點還是在於「用得習慣、用得舒心，真正幫助到自己！」
我之前待的公司規模都很小，案件都比較偏獨立完成，也不需要與其他人共同創作，所以公司沒有聘請專業的PM，或是有這個職務，不過也不會特別安排設計師的工作。
大腦的記憶容量有限，雜事這麼多，不可能事事都用能腦子記，手寫筆記的方式我覺得比較類似便利貼，後續還是得好好整理到自己的工作清單上。也是有很多工作者會使用「電腦版的便利貼」，不過我自己選擇用Trello的原因是，可以分成很多卡片，也可以記錄自己做過多少案件，這樣在建立作品跟資料的時候，很快就能找到相關資訊。
列清單很花時間？
我覺得這個列清單的習慣，就在於你看得懂的就可以了！因為是給自己看的。而且整理工作清單的方式，也可以幫助自己釐清案件的進度，加快自己的工作效率，提高結案的速度。
但是規模比較大的公司，如果已經有共同使用的專案管理工具，我覺得這樣是最好的。專業的PM會指派任務，而且會看到每個人的工作進度，如果是共同協作的部分，注意事項，或是該工作任務的重點已完成或未完成的細節，我自己也會詳細的記在共同的專案管理工具裡。（一方面也替自己拉分數，寫得越詳細，主管會覺得你工作很認真XD!）
即使公司有這樣的工具，但大多數的人可能還是會記在自己習慣的工具上，不過我建議還是要詳細記載在共同的地方。記錄清楚，一方面可以減少資訊的缺漏，二方面與之協作的同伴，也可以清楚目前的專案的進度進行；也可以減少來回溝通需要加開會議的時間。
我從餐飲業走進辦公室工作，轉換環境的過程其實吃了很多虧，因為工作模式完全不同，餐飲業的工作幾乎是一個口令一個動作，等著主管指揮你的工作，不是你的工作不用特別去做。
但是辦公室的工作不同，沒有人會主動去告訴你，你什麼時候、什麼時間點，該去完成什麼事，就算告訴你這個案子有壓時間內完成，可是通常不能「只」在被告知的時間完成，得「提前完成」。得考量到，後續是否有其他同事或部門得接手你的工作，是否需要留時間給自己多翻確認等等。
所以104上的徵才條件上，通常都會附註一條「能夠獨立完成工作」，這意思有很多種，能不能在時間內完成；能不能不依附別人把工作完成；工作能力是否能承擔交派給你的任務。即使公司有專業的PM管理專案，不過那也是部門的PM不是你個人的秘書。
當你清楚手上任務的輕重緩急後，就可以開始幫自己手邊工作開始做歸類
我自己的歸類是按照案件的類型來區分，因專案都是比較有時間性跟關乎營收的重點項目，如果你的工作類型，比較繁瑣，時間顆粒比較密集，或許就要像列旅遊行程一樣，從大到小（每月、每週、每月）的時間規劃跟目的性質去規劃自己的工作。
說這麼多，根本還是情緒問題
工作跟方法，其實大家都知道，但不一定會徹底執行，會造成加班的理由百百種，但我覺得很時候都是心理影響外在的因素。比如說Ａ主管看不慣Ｂ主管，可能為了搶功而多做事不必要的事，遭殃的還是我們小螺絲釘。或是看不慣某同事，心裡鬱卒了一整天。抑或是主管一早就說了些什麼，讓你心裡不舒服一整天，影響了工作效率，說來說去都是別人的問題，是嗎？（笑
當然有可能因為公司要達成業績目標，有可能的短暫衝刺，但我覺得善用工具及調整工作習慣，可以幫助自己不要加班到太晚。如果一直處於加班無上限的公司，我想或許你可以考量其他天地，我個人主張是生活品質與工作得兩全的。
但如果是因為情緒問題而影響到的工作，或許當你情緒到一個極點的時候，該找一個可以切斷你高漲情緒的方式，幫助自己先安靜沈澱下來，問問自己：「現在什麼是最重要的？」慢慢地深呼吸，把自己的注意力，專注力拉回到自己身上。
我會告訴我自己：「此時此刻的現在，沒有什麼人事物比我完成工作更重要！」
希望我的老深雜談，裡面的其中一句話，可以幫助正在找答案的你！
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*合作聲明與警語：
本文係由國泰世華銀行邀稿。
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去做讓自己最快樂的事，做自己「想這樣做」的事，依照自己想做的方式做，就行了。
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