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單刀直入:累積政府標案經驗快速打怪

閱讀時間約 3 分鐘
攝影師:Andrea Piacquadio,連結:Pexels
政府標案不好做,但就像是投資理財一樣,任何投資都有風險,投注前請詳閱公開說明書。
其實,公部門大部分的採購及標案都有「公開說明書」的規格可循,以勞務來說就是需求說明書,裡面通常應該要詳實條列機關的需求與規定,繳交規格與履約期限等內容。只要上政府採購網多看看內容,大概可以很快清楚機關的需要。

怎麼累積標案經驗?

標案經驗大多是做中學,如果在學校經驗曾有擔任研究案或助理職工作,已經有很初步的概念了。如果公司有很豐富的專案經驗,其實大概就會有前輩手把手的提攜,大概操作個幾次標案就能實際上線了。但如果是勞務案,可能是個人或小型公司/工作室,大概就需要一定經驗的累積成果才容易有致勝關鍵。
倘若有機會嘗試,從小案開始接起,逐步累積聲望與影響力大概是基本功。政府採購中有一種「小額採購」,通常條件相對其他金額(十萬以上、百萬以上)的標案較為彈性,比較常見的可能是講座、出版、插畫或者拍攝勞務等,視機關須求而訂。當然,能在業界有一定的口碑或者豐富精采的作品,讓機關主動找上門合作是更輕鬆的。
至於,是否需要刻意維繫、經營機關窗口的關係,恐怕就看個別承接標案的目的性了。有些錢好賺,但腰骨需要更軟;有些看似風光,實則人脈網絡複雜,就是憑藉後續的經驗判斷了。

除了這些,可以加強什麼?

政府部門需要委外的工作類型很多,撇開資訊、財物與工程,通常遇到勞務案的機會比較大。想要積累從事標案的能力,從準備提案開始一直到完成整個專案執行,大概可以從幾個方面的能力加強:

(一)蒐集資料的能力

前期企劃階段,需要大量閱讀資料,搜尋相關活動內容,這部分可能包含學術性的學科知識,也可能是相關時事,總之需要爬梳一切可以快速讓你明白專案主題的一切素材與內容。我自己喜歡透過新聞去了解,畢竟新聞是最有時間感的材料,多方汲取總是會比閱讀教科書快速。

(二)展示資料的能力

這部分就像編輯工作一樣,所有的一切成功首先都建立在企劃與簡報上。企劃書格式與內容會在需求說明書內可以找到。企畫書內容(可以參閱企劃書撰寫起手式:寫什麼 ?)需要依據機關需求一一填寫,老實說這個過程就像是大學的申論題,但是必須寫得有趣生動,讓機關與評審感受到用心與誠意,更多時候需要給予一個預期效益或願景,以及機關喜歡的KPI。你懂的,你如何展示這批資料,你能怎麼為機關著想,坐著聽你簡報的人是十分在意且敏銳的。

(三)政府採購的知識

有機會的話,其實很鼓勵有志從事公部門標案的人去上採購課,這對於專案是有絕對的幫助。你可以從此知道機關的腦袋,知道他們需要什麼,在後續的專案管理上就能掌握需求,明白進退應對。是的,這很現實,遊戲規則就是他們訂出來的,正常來說想要賞金就得照規矩走。拿到標案,履約順利的前提就是要知道如何完美驗收。

(四)其他專案經營的能力

動用你一切的資源,想像你的可塑性是無限大吧。當你有這個覺悟,你其實已經成功踏進專案經營的大門。
如果你的團隊與公司是小規模分組,你們可能彈性、可能靈活,但更可能一人飾演多重角色,活動主持兼攝影、貴賓接待兼口譯種種的挑戰會扎扎實實的讓人在每一個專案上成長。如果你的公司或團隊已經具備規模,分工仔細、SOP已經深印腦海,或許會輕鬆一些,但更多時候就是面臨跨部門合作、分工協商的戰火之上。
不管哪一種狀況,都是會深深逼出無窮潛力的職場修練,任何你可以用來完成專案的能力,就是可以專案經營的能力。如果一定要說,大概就是強大的溝通力與心理素質吧。
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企劃是作夢的開始,如何在政府標案中脫穎而出就是本事。 從前期的企劃發想、投標簡報、專案經營,到最後的驗收結案,每一步可能都是痛苦的開始,也可能是痛苦的結束。 這是一系列簡單的工作隨筆,希望從基礎面向分享入門工作,掌握標案基礎要件,做好投入政府採購的準備。
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企劃是所有專案的第一步,奠基於前置作業的基本調查、文獻回顧,或者市場評估,在確認提案、投標的那一刻,書寫企劃書就是決勝的第一步,盡可能在企畫書中展現優勢及歷來成果,用簡潔的文字和豐富的圖表為專案說一個精采的願景故事。
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