讓自己有效率工作_豐盛版_想不到的都有
2022/02/19閱讀時間約 14 分鐘
自序
這週3，4天轉調辦公室工作心得和秘訣，跟主管工作要高效，晚上找了很多工作有效率資料，白天不斷的試驗，晚上不斷的修改，一再的修改到今天，變成一篇長文，匯集各大武林學派精華，愛薇絲自己很受用，相信對大家也很有幫助。
為什麼要寫這篇文？
首先感謝公司幫我調回辦公室，讓我可以思考自己工作如何更有效的問題。
其實怎麼想公司都佔不到員工的便宜，我們其實是互惠，上班愛薇絲付出心力外，公司的很多資源，水、電、電腦、會議室，也都可以好好的使用或跟行政同事申請借用。
自由工作者
愛薇絲認真觀察，發現自己在2021,9月到現在，公司的工作量增加，我慢慢開始只能meet的住客訴的主軸一件事，在這段時間是有考慮成為全職的自由工作者，所以上班時間會思考佈局下班後的事，但愛薇絲發現自己不適合用苦行僧的方式，去執行自由工作者的這件事，所以遲遲還沒有找到適合的方式，變成自由工作者。
夾在現在的工作和下班自己喜歡的工作中間，感覺兩件事情都還沒有很完美。
愛薇絲觀察成為自由工作者要很有時間規劃跟效率，若是要從中要獲利，仔細觀察起來倘若很認真並且掌握住方法，可能要至少一年以後，要夠成本和時間。
有時候也想過是不是不如販賣現成的東西，是不是比較快會獲利？！但那樣就是販賣別人的商品，不是自己的創造了。
總之，愛薇絲覺得現在白天的工作至少要先保持住，當作是練功的場所，至少讓白天的工作變得很有效率後，再來談自由工作者。
自由工作者要有廣泛的知識，除了本身的專業，營運成本管控、行銷和人際關係都要做得很好，在有廣泛知識之前，還是要趁這段時間多方面去學習，才能真正有效率的工作者，也就是成為自己的老闆。
有效率對我們的好處？
可以擁有個人更多自主跟時間彈性。工作當然目前來說是支撐經濟的來源，和磨練的好場所，工作有效率的人也可以贏得大家的尊重。至少可以今天開始學習做一個有效率的人。
提高生產力有什麼好處？
可以加速實現目標
先用記錄，並用正面積極的方式，去完成自己的工作，去肯定自己的能力。
可以增加自己的信心
- 第一天
我今天至少完成了一個半的矯正單！由小到大目標循序漸進！慢慢增強自己的信心。
- 第二天
我完成了三個矯正單。
- 第三天
我完成了兩個客訴報告。
- 第四天
檢驗報名超前做！
- 第五天
我 完成了四個矯正單。
可以加速實現自己的夢想
先拿公司的工作來練習速度，每天循序漸進的速度練習，會讓自己感覺每天有進度，晚上再拿這個方式這個方式來練習自己的夢想，久了就會離夢想越接近，更能實現自己的夢想。
可以準時下班從事創造
時間到就可以準時下班，下班可以去便利商店或者咖啡店休息，晚上及早做自己夢想或協槓的事情。
更有效率不能浪費時間是錯誤的想法？
例如加班換取時間，人腦不是電腦，會疲勞，愛薇絲試過5點半後繼續工作效率很差，因為疲累所以想跟同事聊天，反而工作遲遲不能進行，或者工作到很晚。
意識工作轉換的抉擇點
工作告個段落先思考下件事要做什麼？
停下來思考現在最重要的工作到底是什麼？把時間花在最值得的事情上，例如最近我就是放在矯正單跟客訴報告上，才不會每天瞎忙一團亂。這招很好用，最近使用都有成功。
管理心靈能量：
早上做最重要的事情
例如從早上就開始準備報告，不要先做簡單的事和玩手機，回訊息。
愛薇絲都喜歡先從小事開始做，先開始暖身，殊不知將會消耗大腦的能量， 也是這幾天看文章之後發現將會消耗心靈的能量，所以今天就改從大項事情開始做起，最後下班任務都完成，績效也更高。
跟主管工作的好處：
很多人都害怕跟主管工作，我知道雖然跟主管工作一開始會比較戰戰兢兢，但相對的也能學到更多好的方法。
1.進距離，偷學有效率的方法。
2.了解學習主管的做事與想法。
3.進距離向主管表現自己的優點。
向上報憂喜
定時向主管，合作夥伴回報，進度完成當然要回報，meet不住也要向主管和同事回報，好讓他們能掌握時間，這也是我最近才學到的，沒有辦法達到目標也要及早讓別人知道，讓別人有準備的時間。
怎麼做好工作日報表？
正面看待寫工作日報表的事，不要只是覺得在寫流水帳。抓出時間的漏洞，不要覺得寫工作日報是被公司規定的，而且寫工作日報表是為了自己而寫得。
1.了解各事項花費的時間，並做記錄。
先好好記錄時間，看看每項事情掌握要花費多少時間？並思考有沒有需要調整的地方。
例如：以下是愛薇絲的記錄。
第一天操作
- 估算時間
愛薇絲下午把全檢報告，約14:30全做完，逐一在再確認，是否有漏掉？後來廠商說她在家工作，要把檔案再傳一次給她，我又重新把關掉的檔再開一次，下午約15:00工作沒有咖啡，昏昏欲睡 ，努力撐著眼皮不讓自己睡著！會不會是中午沒睡好，？想到矯正單有17個沒做完，心裡覺得很累，好像meet不住了,心裡就不會想meet住時間了！一直催別人回覆也是很浪費時間。以前有同事也分享她花太多時間在催促別人回覆，影響自己的主軸。
剩下一個半小時目標是完成三個，每看一個檔案，要動腦努力回想當初的狀況，並不是馬上就可以回覆，回頭去搜尋2021的檔案花不少時間，因為之前電腦壞過，outlook分了一個槽，導致花更多時間去搜尋，廠商沒有辦法，馬上回覆！催了幾次！廠商下班前才回答，導致比較晚回覆。
這樣估算時間，大概三小時可以完成一個半的矯正單報告。
2.從細節來調整自己的時間。
第二天操作
愛薇絲決定多增加5分鐘的午休午睡時間。
發現到自己下午精神不好的時候，還是集中到在2點到3點半，第二天也是昏昏欲睡，還是去別的部門走走，順便確認自己交辦其他部門的工作進度。
而且知道第一天自己的能耐後，變成一天的目標，降低從三小時完成完成三個矯正單變成一天完成三個矯正單。
因為第一天掌握的完成一個矯正單的時間，已經知道一件事情需要多久時間完成。
但是還是掌握不到矯正單處理的流程，大概練習到製作第三個矯正單，才開始掌握所有的流程，所以寫出流程如下。
確認案號＝＞了解矯正單內容＝＞詢問廠商＝＞請廠商回覆＝＞追蹤廠商回覆＝＞撰寫回覆報告=>列印文件＝＞將文件用email發出。
第三天的操作
第三天要試試，同時詢問三個不同部門同事回覆內容，看看這個方式是不是比較快？
還有大陸同事一直再問已經做過，一樣的檔案問題，怎麼樣處理這個問題？
實驗結果， 在與同事討論的時候，就開始邊做報告，會加快做報告的速度，這樣才會來得及。有急迫性就會有專注的心流， 專注的結果，一天可以完成兩個報告， 第二份報告的速度還會快於第一份。
花更少的時間準備
減少不重要的事情花腦力的決策進行。
例如明天要穿什麼，吃什麼？可以前一天就準備好了，愛薇絲有試過這個方法，我們還是可以前天先搭配好衣服，放在床頭邊，這樣起床就不用想自己要穿什麼衣服，而且穿去公司也很正式喔！
早點睡覺
例如1點睡覺就可以6點半醒來，
算一下自己大概需要睡眠的時間，愛薇絲至少需要睡六個小時，我最近養成的好習慣也是提早去睡覺，有時候都會拖到2,3點,這樣早上早起精神都不好，養成固定睡眠的好習慣，也可以幫助白天的工作專注。
利用當天起床的前兩個小時
由於這三天的記錄，也發現在公司8點半到10點30分，是我精神最好的時候，10點30分之後又開始走下坡，晚上7點到9點的精神也還不錯，下午14:00～16:00是想睡覺，精神最糟糕的時候！
規定自己在固定的時間使用社群媒體
不要時常查看社群媒體，這會使你分心，在固定的時間使用社群媒體。例如中午跟晚上休息看一下訊息，有時候去飲水機喝個水，走路的時後進行多工，我也會稍微看訊息。既然想準時下班，就得好好的利用時間完成工作。
寫下待辦清單
晚上這樣可以清楚明天要做什麼？想到什麼寫什麼？不過千萬不要去打擾別人喔！我有一個同事在執行這項事情的時候，晚上還敲我的Line，跟我說明天要做什麼事，被敲的人感覺會很不好！早上起來通勤想一下，再寫也可以喔！
每個週末要調整待辦清單
有的可以完成，有的不能完成，要回顧看看是為什麼？
關於這點，愛薇絲常常待辦清單放著，還是繼續在星期日工作，後來發現三個月、半年之後還是有那項，其實精力有限，每天真的大概只能專注做好一項重要的大的工作任務方向，不包含日常生活的瑣事。
做報酬率較高的事
比如做了之後馬上會有錢進來，或者心靈上的滿足，中了發票去領錢。
我曾經問過一個自由工作者，她也是說先作馬上有錢的工作，所以她反而是先作業配的工作。
而我好像都是做心靈上滿足的工作，週六早上不經意，看到原來做心靈的課程也是可以賺到錢，例如希塔療癒，之前有種限制性信念，以為做心靈不能賺錢。
把時間當作是有限的
把時間當作是有限，緊急且急迫的，就可以把事情做完，把這個時間安排在行事曆，並給他它一個時間完成。
例如之前早上都會起來準備上日文課的教材以及教具，在10點就要上課有急迫性！所以一定會完成。
確定待辦清單的任務是可以執行的
平均一天大概只能處理一件重要的事情，目標也不要訂得太高，想著自己可以處理很多事情，或者一件很大的事情，愛薇絲常犯這個錯誤，高估自己工作的能力，忘記分割一項大任務，把每個小任務一個個做好，先評估完成時間，全部跑過一次，再做更大任務。
把重點放在不要高估自己的工作效力，但是要確定要
完成這件事情需要多久時間？
愛薇絲以前常失敗的原因是，不知道最近這件事情完成需要需要多久？評估時間上太高估自己。
舉例
- 畫畫、電繪一開始不知道要花多久時間？後來才發現要花很多時間完成，那時間開始是不可被估算的，因為當時並沒有太多的電繪的經驗。
2. 最近有製作youtube影片，上雙語字幕，後來發現一首歌，幾乎要四天的時間，才能夠完成，一開始還沒有經驗，無法估算時間，一下子覺得自己很快能完成，
最近發現白天的工作已有做調整，工作當下只專注一項事情，可以把所有通訊軟體工具都遠離自己，像推播有時候也會跳出，不經意看到，也考慮要關掉它。
可以超進度做自己的工作
例如不喜歡做的工作，反而超進度做會有成就感。像最近愛薇絲會把不喜歡的檢測報告多做一些。
這就有點像是最近學到的內容行事曆的概念。事先排定自己的工作，甚至多作一些工作當庫存，這樣若有臨時的工作或開會，也也可以應付，就不會這麼匆忙了！
只要能突破有效率工作的方法的這件事情，就有能力規劃自己全職做自媒體，做一個真正的自由工作者。
愛薇絲帶著這種這種心情去突破自己，才能增加效率，越早加快增加自己的效率，才會像之前自己所說的當自己的老闆了喔！
健康
洗熱水澡，也可以促進血液循環，可以去健身房一氣呵成！
節省寶貴的時間
做一件事情一開始需要要花30分鐘，去聚焦。執行一項任務，中間中斷，再跑回來做一下，可能會忘記中間的步驟。
今天的確有中斷一下做別的工作，跑去出做同樣事情的不同報表，回過頭又想原先的報表剛才到哪一個步驟了。這也是種消耗腦力，想很花腦力跟力氣，一樣的事可以把步驟記起來，就照表操課，都可以避免浪費思考的時間。
避免設定貪睡鬧鐘了
發鬧鐘調到真正起床的時間，避免貪睡鬧鐘，這樣反而會讓自己睡不好，可以抓出自己的生理時間，早點睡覺。找出尖峰時間完成自己的進度，如前面所說過的。
一天有兩個尖峰時間，像愛薇絲是早上及晚上，過了那段時間則會感到開始有疲憊感！
善用工具
例如共同協作工具，Google相關。
愛薇絲的公司沒有共同協作的工具，而且比較傳統，所以會影響速度，甚至我用的是桌機，不是NB。
像現在有很多同步型的電子筆記，愛薇絲之前有試過在產線上，寫下產線人員的客訴原因回覆，回到自己的桌機就複製貼上，這樣既方便又快速，做起事會更加有效率喔！
邊做報告邊與對方討論
自己做的很完美的報告是不是老是提交的時候，都被對方挑毛病呢？！其實這種並一定不是我們的問題，有些大客戶就是要挑三揀四展現他們的performance(表現）給公司看，為了避免這種情況發生，做到某個階段可以邊與主管討論或者客戶討論，讓客戶決定他想要的方向，愛薇絲在做三信日本的案子，就是常常會遇到這種狀況，會需要一再地修改，案子都無法關閉，有時候直接問客人想要的，按客戶的意思去修改，會比較迅速又直接，或者也可以提供二選一法則讓客戶挑選。
實際案例2021/02/18交的客訴報告，客戶提供的不良情形資料不清楚，交出去後對方以問題點未能體現，而返回要修改問題原因， 數據，改善對策， 我這次就採用這個做法， 先修正問題原因， 先做一個範例數據傳給客人過目，避免自己先一次做完還被客戶挑剔。客人可以再繼續做， 避免一再的修改。
每天要完成一些中長程計畫
每天做一些日常打雜的事情不會進步，例如愛薇絲常常在忙的出貨檢驗報告，這算是例行性的雜事，每天多做一些未來的事，例如每天要多超前做一矯正單， 或整理原先的報告使之條理化。
一些重要不緊急的事情，會真正影響到我們未來的發展，愛薇絲覺得每天要做一下這些事情，未來才會對自己更有幫助喔！
對愛薇絲來說重要不緊急的事情是:
- 學畫畫，設計:
延伸用圖像表達的事物，表達美感、邏輯、圖像筆記，用圖像做溝通表達會比較清楚。
2.日文造句、日記:
之前多練習的是日文閱讀跟考試類。
總結：
以上是愛薇絲這幾天蒐集關於工作效率的心得與整理，我覺得真的對我很有幫助，但也需要持續力，分享給大家，畢竟蹦着神經去專注做工作日報，下班也要發散一下，去散散步，或走一走，平衡一下身心，否則真的只是一個會工作的物質肉體機器，長久下來心裡也會不開心。
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