如何讓團隊保持高效?Gipi專案管理課後心得分享

2022/04/11閱讀時間約 5 分鐘

在專案管理上,我遇到哪些挑戰?

本篇文章主要是分享我上完【Gipi 專案管理】課程的心得筆記,這堂課很適合正在執行專案,卻不知道該如何與他人溝通、安排工作時程與資源的人。
我以前在學校上專案管理課程時,大多都是從書中學習相關知識,研讀大量的專管理論、知道考題該如何回答,但到我真正要執行一個專案時,這些知識完全派不上用場,最終都會感覺在瞎忙。
  • 該如何全面性的盤點專案任務、資源?
  • 該如何分別向不同利害關係人的需求?
  • 該如何與成員抱有共識且有效率的執行專案?
儘管我很努力,投入了很多的時間工作,偶爾甚至需要犧牲自己的健康或生活,才能夠將專案如期地完成,但成效卻不如預期。
反過來看,雖然我身邊認識一些的朋友們,他們總需同時執行多項專案,卻可以很怡然自得地完成專案目標,又能有額外的時間享受個人的生活。
為了解決這個問題,我在【Gipi 專案管理】這堂課中領悟到:「團隊是專案成敗的重要關鍵」。
畢竟,專案是由多項任務所組成的,其中也牽涉到許多不同的利害關係人,即便我完成了個人任務,但若遇到成員進度拖延、彼此溝通有困難、需求一直變更等狀況,專案還是無法順利完成。
然而,執行專案的過程一定會遇到各式各樣的風險,但其實它並沒有那麼複雜。
因此,以下我將要分享課程中四個讓我獲益甚深的重點,希望可以掌握核心概念,並將其導入於個人工作流程中,讓我能夠順利完成手邊專案,並且面對問題時也能無往不利。

Gipi 專案管理的重點流程

需求管理

Gipi 說道:「在早期就釐清需求,風險就會降低。」他主要採用了以下三個方法,來解決需求管理的難題,分別為:
  • 需具有「上游思維」的心態,探討客戶或老闆最在意的需求是什麼。
  • 在設計產品前,先利用簡單的工具繪製「雛型」,與主管確認需求無誤後,再完成細節。
  • 舉辦「專案啟動會議」,讓所有成員理解專案目標、時程、分工,取得大家對專案的承諾。

專案與成本管理

Gipi 在時間與成本管理則是採用以下心態與方法:
  • 應抱有「做好、做對」的心態執行專案,而不是有行動就好。
  • 如果單一工作時間大於兩天,建議將該任務再拆細一點,那麼時間估算則會越精準。
  • 利用 WBS 盤點所有的工作事項與人力資源,並套用公式估算出人事成本以及專案總成本。
  • 將計畫與進度完全透明,整合到 Trello、Notion、Google 日曆等工具,不但可以降低溝通成本,也可以進而了解彼此在專案的執行上是否有衝突。

風險管理

那麼,當風險來臨時,該如何有條理應對與管理呢?Gipi 分享他管理風險的實務經驗:
  • 面對不確定性時,倘若沒有強力的證據,皆應要「保持懷疑」的態度,並且透過一次次的提問與證據的佐證,依序確認好專案的整體性、優先順序、人員需求、資源投入等潛在風險。
  • 每天執行 15 分鐘的「站立會議」,請人員輪流說明昨日完成了哪些事、今天要做什麼、需要哪些協助,讓我們能夠即時掌握專案最新狀況、可能的風險,更能讓團隊專注於自己的任務。
  • 專案的變更是一定會發生的,而我們能做的,則是要先「了解變更發生的原因」,再專注「解決問題」。倘若變更範圍小,PM 可自行負責,若變更範圍大,則需知會專案贊助者。
  • - 開會前,需事先與成員溝通,盡可能地先取得支持、掌握其他可能的意見;開會時,關鍵人員務必須出席,並且需要表達相關意見;結論要有明確共識,會議記錄需確實;會議後,要定時追蹤成員的專案進度。

獲得利害關係人的信任

溝通的核心到底是什麼?究竟該如何與團隊建立良好的信任感?以下,我將整理出 Gipi 管理溝通的核心步驟:
  • 「多參與成員的週會」不但能讓他人了解我們是想解決問題的,也可以透過會議的交流,了解彼此在意的點為何,進而互相理解對方。
  • PM 與主管之間的賽局,可以採「互利互惠」、「達成共同目標」,以及「讓利他人」的方式破解。畢竟案子若能順利進行,對於我們是最大的利益,因此若能成就他人,大家也會把你當自己人。
  • 專案的溝通,總會採取書面、Email、電話、面對面等不同溝通工具。然而,雖然 LINE 很方便,但有些主管或客戶可能會不喜歡,因此如何在不同的場合使用正確的使用不同的工具,是很重要的。

結論

這堂課程讓我除了讓我對專案的實際運作更加了解之外,我也很喜歡 Gipi 「一視同仁,成就他人」的工作觀,不與內部成員競爭,而是把他們當助力,共同專注解決眼前的各種問題。
畢竟對於一家企業而言,專案是需要靠大家的力量一起完成的,因此若能互相尊重、好好溝通,儘管遇到任何風險,都可以順利將其化解。
具有多年專案管理經驗的他,雖然與我們分享了許多寶貴的專管方法,不過,他也強調,由於絕大多數人都不喜歡變更,所以如果你想要將新的方法導入團隊中,切記:
  • 別急著一次用一套,而是分階段一點點地改變。
  • 要跟著環境隨時調整你的做法,並且多加練習。
如果你對 Gipi 的專案管理課程有興趣,可以查看【Gipi 專案管理課程心得:打造高效團隊的 4 個重點】文章,了解更多關於課程的重點與心得。
這堂課給予我很多對於工作的啟發,讓我在摸索與優化工作流程的路上有了更多的切入角度,希望可以透過本篇的分享,勉勵你也跳脫管理專案的既有框架,打造出屬於團隊的高效方法。
Dr. Dean
Dr. Dean
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