【職場甘苦】職場新鮮人如何利用「報告」一步步站穩腳步
更新於 2022/04/25閱讀時間約 5 分鐘
孫子兵法 〈形篇〉 提到「故善戰者，立於不敗之地，而不失敵之敗也。」也就是說，善於用兵打仗的人，總是預先創造不被敵人戰勝的條件，當敵人露出失敗的跡象時，再把握時機攻擊。
筆者目前經歷企業、事務所與法人三種型態不同的工作環境。事務所是以能力與業績來反映薪資。然而，在企業內，比起努力地埋首做事，提升自己的能見度，營造與老闆間的信賴關係，才是升職加薪的關鍵。由於專案的成敗、業績的好壞不單靠努力，故先使自己在職場中立於不敗之地，再來等待成功的機會，才是求生存之計。
你可能會說，「我不喜歡交際應酬，也不想刻意地拍老闆馬屁，該如何營造關係呢？」職場人生，細水長流，在每一次報告、溝通的機會中，來營造信賴關係，才是最安穩的策略。
十年前，作為職場新鮮人向老闆報告，或在眾人面前陳述意見，常感覺對方心不在焉「然後呢？」「還有嗎？」被打斷一兩次後，就不想再多講了。多年後，自己擔任10人的部門主管時，不管是書面還是口頭的報告，比起報告內容，容易停留在同理對方的情緒變化，以及分析邏輯對錯，而無法立刻抓到核心，這是為什麼呢？
以自己理解事情的邏輯，來報告一件事情的始末，老闆難進入狀況，也會耗費不少時間，因為不是按老闆能聽懂的邏輯來報告。
“首先，就報告的本質來說，我認為分為兩個層次，第一是事情，第二在於信賴關係的建立，而且比起事情本身，後者才是核心。”
透過主動報告，員工希望老闆能提供協助，包括心理安慰與實質上幫助，例如得到專業的意見或是想法的認同、許可；亦有察覺自己的錯誤，希望得到指導、或尋求補救方案。解決眼下的問題固然重要，但老闆更在意的是，「欲採取的行動」，以及「為何有這樣子的想法」兩者間的邏輯。畢竟，每天有各式各樣的事情發生，從經驗中建立長久合作的信賴，會降低日後溝通成本。
為什麼要報告？何時該報告呢？
老闆很忙，無暇關心我的工作內容，但到了要打考績，或是被大老闆問起時，我要麻支支吾吾，要麻試圖一口氣呈現自己的貢獻時，卻發現大家都沒時間聽。最後，認為老闆都不了解自己價值，讓自己委屈。了解為何要報告，同時就能理解報告的時機，大致上報告的原因如下：
《為了讓老闆安心》
若是收到老闆交待工作的email，最好主動回覆「確收」，若這項工作是第一次被交付，最好確認工作內容符合自己的認知，以及預計完成的時間。一來可讓老闆感受到自己的積極，二來可讓老闆知道雙方的連繫與溝通沒有障礙。
當老闆特別交待工作時，通常也有他自己的時程壓力，若為急件，最好在當天完成；倘若無法完成，也要適時地回報工作進度，讓老闆位居控管地位。萬一被老闆追著跑，萬一發現方向和老闆要的不一致，必須在期限下趕工，倍受壓力的緊 張感更甚於工作本身。對老闆來說，也會覺得這個人不太靈光，就算敢用，也不太放心。
《問題發生時，雙方都承受較小傷害》
不光是新鮮人，職場老鳥亦可能會犯錯，老闆固然有管理責任，但無法掌握所有的細節，問題發生時，老闆一方面需要找到解決方法，另一方面則需要建立預防機制。作為員工，協助老闆清楚地還原案發現場，是最重要的，切勿怕老闆生氣而粉飾太平、撇清責任。
然而，若在過程中，每個決策的節點都有向老闆報告，即便結果不理想，老闆也會將重心放在解決問題，不會突然炸鍋。報告時，先羅列一些選項，並告知自己的建議與原因，請老闆裁示。不僅可讓老闆知道，自己已積極地思考過解決方案，同時也把最終的決定權交給老闆。若問題最終可順利解決，能為自己加分，化危機為轉機；倘若失敗了，責任也不全然歸咎於己。所以在重要節點報告，是對雙方的保障。
《建立信賴關係》
若缺少信賴，老闆就得在報告過程中，不斷地去分析、驗證其內容的真實性，這樣會耗費過多心力與時間。雖然信賴並不是一朝一夕可建立，但信賴可以從每一次的接觸進行加固。所以，員工可藉由email主動地創造溝通，例如發週報，整理自己的工作心得與Lessons learnt。
老闆不一定會認真看每一封email，所以內容不需要太繁雜，而且最好用表格或圖表呈現。這種方式可先在他的腦海中留下印象，當他某天突然想起時，就會搜尋信件好好地閱讀。每次的接觸都是展現自我、建立信賴的機會，所以在執行面所作的觀察，也可以寫在報告中，因為這是老闆位置所無法親身體驗的。
該怎麼報告呢？
老闆總是很忙，所以也沒有時間陪你一起回顧整起事情的來龍去脈，所以在報告時，要先從結論開始講。也就是說，先讓老闆知道你的目的，以及接下來的行動，這樣子老闆才能夠在報告過程中，打開腦袋的思路，同步地給出建議。也就是說，員工報告順序為：
「我打算怎麼做？為什麼？客觀證據？」
因為老闆希望聽出「行動」以及「思維」兩者間的判斷邏輯，員工則希望能夠在過程中建立彼此的信賴關係，所以一定表現出自己的邏輯，展現靠譜的一面，日後才能夠爭取更多的空間。
在過程中，老闆可能會懷疑「這是你的主觀看法吧？」，所以在報告時要透過數字、公開的資訊作為客觀證據，來支持自己的判斷。另外，也因為老闆會提問，所以要預想老闆可能會產生的疑問，先準備好答案，一步步給予引導。如此，既能節省老闆的時間，也能讓他肯定你的思維模式。
老闆總是很忙碌，所以要主動地找到職場通行證，讓老闆以及身旁的人看見你的工作方式，也讓彼此了解該怎麼合作，是最有效益的。
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本文係由國泰世華銀行邀稿。
證券服務係由國泰世華銀行辦理共同行銷證券經紀開戶業務，定期定額(股)服務由國泰綜合證券提供。
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