【職場甘苦】職場新鮮人如何利用「報告」一步步站穩腳步

2022/04/24閱讀時間約 5 分鐘
孫子兵法 〈形篇〉 提到「故善戰者,立於不敗之地,而不失敵之敗也。」也就是說,善於用兵打仗的人,總是預先創造不被敵人戰勝的條件,當敵人露出失敗的跡象時,再把握時機攻擊。
筆者目前經歷企業、事務所與法人三種型態不同的工作環境。事務所是以能力與業績來反映薪資。然而,在企業內,比起努力地埋首做事,提升自己的能見度,營造與老闆間的信賴關係,才是升職加薪的關鍵。由於專案的成敗、業績的好壞不單靠努力,故先使自己在職場中立於不敗之地,再來等待成功的機會,才是求生存之計。
你可能會說,「我不喜歡交際應酬,也不想刻意地拍老闆馬屁,該如何營造關係呢?」職場人生,細水長流,在每一次報告、溝通的機會中,來營造信賴關係,才是最安穩的策略。
十年前,作為職場新鮮人向老闆報告,或在眾人面前陳述意見,常感覺對方心不在焉「然後呢?」「還有嗎?」被打斷一兩次後,就不想再多講了。多年後,自己擔任10人的部門主管時,不管是書面還是口頭的報告,比起報告內容,容易停留在同理對方的情緒變化,以及分析邏輯對錯,而無法立刻抓到核心,這是為什麼呢?
攝影師:energepic.com,連結:Pexels

以自己理解事情的邏輯,來報告一件事情的始末,老闆難進入狀況,也會耗費不少時間,因為不是按老闆能聽懂的邏輯來報告。

“首先,就報告的本質來說,我認為分為兩個層次,第一是事情,第二在於信賴關係的建立,而且比起事情本身,後者才是核心。”
透過主動報告,員工希望老闆能提供協助,包括心理安慰與實質上幫助,例如得到專業的意見或是想法的認同、許可;亦有察覺自己的錯誤,希望得到指導、或尋求補救方案。解決眼下的問題固然重要,但老闆更在意的是,「欲採取的行動」,以及「為何有這樣子的想法」兩者間的邏輯。畢竟,每天有各式各樣的事情發生,從經驗中建立長久合作的信賴,會降低日後溝通成本。

為什麼要報告?何時該報告呢?

老闆很忙,無暇關心我的工作內容,但到了要打考績,或是被大老闆問起時,我要麻支支吾吾,要麻試圖一口氣呈現自己的貢獻時,卻發現大家都沒時間聽。最後,認為老闆都不了解自己價值,讓自己委屈。了解為何要報告,同時就能理解報告的時機,大致上報告的原因如下:

為了讓老闆安心

若是收到老闆交待工作的email,最好主動回覆「確收」,若這項工作是第一次被交付,最好確認工作內容符合自己的認知,以及預計完成的時間。一來可讓老闆感受到自己的積極,二來可讓老闆知道雙方的連繫與溝通沒有障礙。
當老闆特別交待工作時,通常也有他自己的時程壓力,若為急件,最好在當天完成;倘若無法完成,也要適時地回報工作進度,讓老闆位居控管地位。萬一被老闆追著跑,萬一發現方向和老闆要的不一致,必須在期限下趕工,倍受壓力的緊 張感更甚於工作本身。對老闆來說,也會覺得這個人不太靈光,就算敢用,也不太放心。

《問題發生時,雙方都承受較小傷害》

不光是新鮮人,職場老鳥亦可能會犯錯,老闆固然有管理責任,但無法掌握所有的細節,問題發生時,老闆一方面需要找到解決方法,另一方面則需要建立預防機制。作為員工,協助老闆清楚地還原案發現場,是最重要的,切勿怕老闆生氣而粉飾太平、撇清責任。
然而,若在過程中,每個決策的節點都有向老闆報告,即便結果不理想,老闆也會將重心放在解決問題,不會突然炸鍋。報告時,先羅列一些選項,並告知自己的建議與原因,請老闆裁示。不僅可讓老闆知道,自己已積極地思考過解決方案,同時也把最終的決定權交給老闆。若問題最終可順利解決,能為自己加分,化危機為轉機;倘若失敗了,責任也不全然歸咎於己。所以在重要節點報告,是對雙方的保障。
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《建立信賴關係》

若缺少信賴,老闆就得在報告過程中,不斷地去分析、驗證其內容的真實性,這樣會耗費過多心力與時間。雖然信賴並不是一朝一夕可建立,但信賴可以從每一次的接觸進行加固。所以,員工可藉由email主動地創造溝通,例如發週報,整理自己的工作心得與Lessons learnt。
老闆不一定會認真看每一封email,所以內容不需要太繁雜,而且最好用表格或圖表呈現。這種方式可先在他的腦海中留下印象,當他某天突然想起時,就會搜尋信件好好地閱讀。每次的接觸都是展現自我、建立信賴的機會,所以在執行面所作的觀察,也可以寫在報告中,因為這是老闆位置所無法親身體驗的。

該怎麼報告呢?

老闆總是很忙,所以也沒有時間陪你一起回顧整起事情的來龍去脈,所以在報告時,要先從結論開始講。也就是說,先讓老闆知道你的目的,以及接下來的行動,這樣子老闆才能夠在報告過程中,打開腦袋的思路,同步地給出建議。也就是說,員工報告順序為:
我打算怎麼做?為什麼?客觀證據?
因為老闆希望聽出「行動」以及「思維」兩者間的判斷邏輯,員工則希望能夠在過程中建立彼此的信賴關係,所以一定表現出自己的邏輯,展現靠譜的一面,日後才能夠爭取更多的空間。
在過程中,老闆可能會懷疑「這是你的主觀看法吧?」,所以在報告時要透過數字、公開的資訊作為客觀證據,來支持自己的判斷。另外,也因為老闆會提問,所以要預想老闆可能會產生的疑問,先準備好答案,一步步給予引導。如此,既能節省老闆的時間,也能讓他肯定你的思維模式。

老闆總是很忙碌,所以要主動地找到職場通行證,讓老闆以及身旁的人看見你的工作方式,也讓彼此了解該怎麼合作,是最有效益的。

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約瑟方 (Joseph Fang)
約瑟方 (Joseph Fang)
讀者您好,我是台灣專利師(專證字第A0672號),喜愛日本動漫、日劇,以及新科技應用產品,學習以商業角度來思考文化、法律與科技。
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