資歷查核 Reference Check 人資照會前必知的法律常識!

今天與各位分享筆者過去曾碰到非法資歷查核的例子,作為求職者未來的借鏡,各位也能透過個資法等法律常識,學會如何在求職過程中適當爭取合理權益。
案例如下:
筆者過去曾面試過某家大數據公司(下稱該公司),職稱為主管特助。文書部分,面試當天除了填具基本履歷資料表外,也因應該公司要求協助填寫十數題左右的開放式問題,內容關於個人特質、離職原因、工作成就與挫折等內容。
面談部分,當天筆者與人資、執行長共計面談近三個小時,期間關於個人特質、工作態度、工作經歷、離職原因、執行長提問的假設性問題、情境問題等皆據實以答,當下也與執行長確定薪資(執行長同意直接Waive掉試用期薪資的降幅,以正式員工核薪)、可報到日期等。
隔天突然收到該公司通知,要求筆者提供對象供資歷查核Reference Check。為展現誠意,起初筆者也同意提供兩位對象供對方照會,未料該公司人資照會過仍不滿意,在筆者完全未知、也未同意的情況下,逕行打到前公司指名找特定同事照會,期間該名同事未接到電話,該公司人資仍持續撥打四五通以上,要求一定要找到該名同事照會,照會內容除工作經歷外,也照會離職原因(同事會知道離職原因?),甚至是要同事為筆者打分數?(平行單位如何為他人打分數) 該同事也就其個人所知部分,將筆者的工作表現、成就等部分與對方說明。
這一系列令人不置可否的操作,筆者輾轉得知該公司在未獲筆者同意照會前亦未主動告知同事該公司是否獲得筆者同意照會的情況下,即持續撥打四五通電話至前公司(可稱為狂call?) 況且部分照會內容也非該名同事了解的內容。此次經驗讓筆者對於資歷查核產生非常不好的印象,我們過去也有被照會過的經驗,但從來沒有這麼離譜的狀況發生,都是很客氣的詢問是否能照會,並告知照會內容。
勞資雙方本應互相尊重,求職者為找一份工作展現出誠意,也希望資方能夠以尊重的態度去進行招募徵才。
接下來,筆者與各位分享這個案例中,這位人資在招募過程中的資歷查核是如何違法操作,也直接傷害到該公司的雇主品牌與企業形象

資歷查核前 請先徵求求職者同意

個人資料保護法 第19條第1項
1非公務機關對個人資料之蒐集或處理,除第六條第一項所規定資料外,應有特定目的,並符合下列情形之一者:
一、法律明文規定。
二、與當事人有契約或類似契約之關係,且已採取適當之安全措施。
三、當事人自行公開或其他已合法公開之個人資料。
四、學術研究機構基於公共利益為統計或學術研究而有必要,且資料經過提供者處理後或經蒐集者依其揭露方式無從識別特定之當事人。
五、經當事人同意。
六、為增進公共利益所必要。
七、個人資料取自於一般可得之來源。但當事人對該資料之禁止處理或利用,顯有更值得保護之重大利益者,不在此限。
八、對當事人權益無侵害。
求才公司在資歷查核前,請先與求職者確認並取得同意方能進行查核。(個資法第19條第1項第5款) 當求職者同意後,人資在進行資歷查核時,也必須了解查核內容須與個人工作經歷、工作狀況等內容相關,切勿詢問個人隱私。

違反個資法的資料蒐集行為 賠償罰緩少不了

1非公務機關違反本法規定,致個人資料遭不法蒐集、處理、利用或其他侵害當事人權利者,負損害賠償責任。但能證明其無故意或過失者,不在此限。
2依前項規定請求賠償者,適用前條第二項至第六項規定。
1公務機關違反本法規定,致個人資料遭不法蒐集、處理、利用或其他侵害當事人權利者,負損害賠償責任。但損害因天災、事變或其他不可抗力所致者,不在此限。
2被害人雖非財產上之損害,亦得請求賠償相當之金額;其名譽被侵害者,並得請求為回復名譽之適當處分。
3依前二項情形,如被害人不易或不能證明其實際損害額時,得請求法院依侵害情節,以每人每一事件新臺幣五百元以上二萬元以下計算。
4對於同一原因事實造成多數當事人權利受侵害之事件,經當事人請求損害賠償者,其合計最高總額以新臺幣二億元為限。但因該原因事實所涉利益超過新臺幣二億元者,以該所涉利益為限。
5同一原因事實造成之損害總額逾前項金額時,被害人所受賠償金額,不受第三項所定每人每一事件最低賠償金額新臺幣五百元之限制。
6第二項請求權,不得讓與或繼承。但以金額賠償之請求權已依契約承諾或已起訴者,不在此限。
倘若公司人資違法蒐集與處理個人資料者,依個資法第29條規定,公司須負賠償責任,賠償金額則準用個資法第28條第2項至第6項規定,五百元至二萬元的賠償金額。
非公務機關有下列情事之一者,由中央目的事業主管機關或直轄市、縣(市)政府處新臺幣五萬元以上五十萬元以下罰鍰,並令限期改正,屆期未改正者,按次處罰之:
一、違反第六條第一項規定。
二、違反第十九條規定。
三、違反第二十條第一項規定。
四、違反中央目的事業主管機關依第二十一條規定限制國際傳輸之命令或處分
除了賠償之外,依個資法第47條第1項第2款,主管機關可對公司處以新臺幣五萬元以上五十萬元以下罰鍰之行政裁罰。
非公務機關之代表人、管理人或其他有代表權人,因該非公務機關依前三條規定受罰鍰處罰時,除能證明已盡防止義務者外,應並受同一額度罰鍰之處罰。
另一方面,公司的負責人依據個資法第50條,當公司有違法的個人資料蒐集、處理的行為時,應受同一額度之罰鍰,相關處罰規定可說是相當全面,不可不慎。

勞資雙方應互相尊重 共創友善職場環境

職場有一句話,用人不疑,疑人不用,若是資歷查核前,人資已抱持著質疑的態度、戴上有色眼鏡、思考如何誘導式提問,那我想這個資歷查核的真實性也就不言而喻了。
資歷查核Reference Check立意良善,也能輔助求才公司評估合適人選,惟企業在做資歷查核的同時,請務必確認符合法定程序,取得人選同意、合理化照會內容,如此當人選進到公司時,也才能真正與公司產生正向的化學效應並帶來充分貢獻。
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謝易芨 Jason Hsieh 專業經理人
謝易芨 Jason Hsieh 專業經理人
27歲時閱讀總經理手冊,Y~Z世代,志向為擔任企業總經理,帶領公司透過企業管理從一到N邁向高峰。曾任職於軟體科技、廣告媒體、家電代理/經銷/零售與金融產業擔任高階主管特助與部門主管,擅營運規劃、流程制度設計、行銷企劃與專案管理,曾獨立規劃創櫃板、興櫃戰略新板內控制度。現為上市櫃ESG領域貢獻中。
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