書摘《忘形流簡報思考術》：做簡報時千萬不要想怎麼做簡報
2023/02/25閱讀時間約 6 分鐘
從被洗臉意識到這不是簡報
簡報已經變成職場必學求生術。我過去雖然曾經有到過教育部、社會局、法院做簡報的經驗，但是說到真正的「做簡報」這檔事卻是從進到企業開始學起。
曾經有一次在企業簡報的經驗讓我自己意識到不同的場域對於簡報的重要性。在剛轉職到業界時，我高興的拿我製作好的簡報給Mentor確認。我的Mentor看了以後，非常驚訝的對我說：
你覺得貴公司的人有時間看你那些又臭又長的東西嗎?
當下的我只覺得，如果我不講這些擬案的脈絡只放重點，那長官怎麼「看」得懂我想要表達什麼？
開始外派印尼後，做簡報的機會以及情境多了許多。因為從日常業務的教育訓練教室規劃、活動辦理、招募情形、到組織面的人資政策、公司政策擬定，大大小小決策都需要先向老闆報告、同仁報告、員工報告，幾年下來簡報至少做了快一百個。
從挫折中歸納簡報的經驗
後來自己從各種挫折中歸納經驗，開始體會到不同的場合、對象要怎麼去設計內容編排，安插資料。再次回想當時同事給我的建議時其實相當有道理。
以前作簡報只是把自己想說的通通放進去，希望簡報是精彩豐富。
在企業簡報的目的是讓主管「聽」的懂你的問題點、論點，最後認同你的行動策略，並在短時間作出決策。簡報的內容只是輔助了解你的提案，主管會在有興趣的或有問題的地方停下來詢問。
有時候老闆只有10分鐘聽你接下來的公司政策要怎麼推行
所以其實不是不準備脈絡資料，而是在不同的時間、場合、對象將脈絡去蕪存菁、決定脈絡要講多少。或者把佐證文件放在黑幕後面，突然被詢問時可以調出來說明。
有時候在報告中，如果我發現到沒辦法直取論點、被質疑資料不足，我都會跟主管說「不好意思、我修改後再來報告」。有時候自己檯面下想的很順、但一到台上馬上卡住也是有。
一份簡報前前後後報了4-5次都可能發生。
換位思考，從自己當主管時去聽簡報
當自己在聽員工簡報的時候，就更可以體會主管的心情了! 有時候因為時間壓縮或是腦容量不足，看到員工的簡報超過十頁或者是講了三分鐘還沒有重點都會莫名的放空或煩躁，停下來請他們修改後再報。我相信員工都很「認真」再準備，但稱不上「用心」。主要不足有三點：
- 簡報準備許多資料，沒有自己消化過就拿出來報告 (無思考)
- 簡報的重點太多，反而不知道結論要下再哪 (無方向、無對象)
- 簡報單純呈現數據的現況報告，不知道放這些要做什麼(無目的、無行動)
這也讓我很苦惱，要怎麼提升他們的簡報能力?
簡報是為了連結
我相信每個在企業打滾久的人對於簡報都有一套自己的心法，但如果說到要教別人怎麼做簡報，還真的不知道從哪裡開始。（罵人倒是蠻快的）
當我看到《忘形流簡報思考術》這本書時深深的被標題吸引。
我對忘形流簡報的印象是作者獨特的簡報風格，常利用簡單的圖片以及幾句平易近人的話，便清晰的說明一個主題。簡約的方式讓人不自覺得跟著他埋下的梗默默讀完。過去自己在想怎麼把簡報作好時，都在找別人的範本，例如：版面要怎麼編排才漂亮、要用什麼樣的圖片跟配色才舒服。
但自己這幾年的經驗下來，簡報的初衷其實就圍繞在「思考」跟「表達」。讀完這本書後，這套心法真的是深的我心！立馬將書中的幾個重點摘下後傳授印尼員工。
簡報是連結講者跟聽眾的傳輸線：傳達、說服、溝通
- 1、以終為始：方向不對，努力白費
- 2聽眾為王：簡報是為了聽眾，而不是講者
- 3、知己知彼：簡報的順暢，來自對限制的理解
很多人一聽到作簡報就開打開PPT檔案埋頭開始打，但其實製作簡報前是要先思考，這是一份什麼簡報? 問題意識是什麼?
忘形特別提到一個重點「當別人看到你的簡報時，他的情緒會是什麼? 」
我認為這相當重要，因為情緒會驅動行為，簡報目的不就是聽完後能夠讓別人跟著你的建議做嗎？也就是說我們必須換位思考，預設對方聽了以後感受是什麼?會去做的行動會是什麼?
例如一份人力成本分析簡報，我們假定對方聽簡報時感到緊張、因為成本比起去年增加許多、部門績效卻沒有顯著提升，那後續就會認同你採取人力縮減甚至凍結的措施。
如果你沒辦法凸顯落差，別人聽了以後情緒平緩、相當鎮定，那當然不用期待別人會認同你後續的行動，他們會覺得維持就好、甚至挑戰你的策略有問題。
簡報的結構與思考原則
進一步的說，大綱式的設定好屬性、目標、行動，就會連帶你做簡報呈現的設定、細節鋪陳，這些也必須取決於你對聽眾的認識。
簡報的四個類型跟結構
- 1、結果型：簡短有力、先說結論、誘因與方案
- 2、感染型：講者魅力、渲染情緒、笑話與互動
- 3、啟發型：生命經歷、鋪陳故事、痛苦與轉化
- 4、資料型：內容說明、數據圖表、觀察與分析
做簡報時，或許已經設定好問題意識、目的、行動，但卻不知道內容要怎麼編排、放什麼資料去強化你的論點。這對大家來說真的超頭痛的！書中將簡報大致上分為結果型、感染型、啟發型、資料型四個類型協助讀者辨識，你的簡報類型可能是什麼？需要準備的內容是什麼？目的是什麼？
每個主題不一定只有一個類型的表示方式，必須呼應前面所說你的聽眾是誰？想要達成什麼目的。
例如一個慈善活動報告，如果是用於募款，那簡報的類型可能就是感染型，必須要慢慢的讓聽者感染悲憫的情緒，進而有所互動、點擊捐款。但如果今天同樣的方案，情境換成是在CSR委員會提案辦理員工志工活動，那可能需要直接呈現，我們要做什麼主題的活動、活動方案是什麼、對公司的行銷效益為何？開會時間有限不可能慢慢的說故事去感染主管情緒。
我相信初次做簡報的人，這些分類是相當有幫助的！等到熟能生巧，或許可以參雜做出自己風格類型的簡報。
簡報思考的原則：2W1H1、
- WHY:對方聽下去的理由（好奇）
- WHAT:你要說的事情（解釋）
- HOW:如何達成（行動）
許多公司其實都會要求簡報要有5W2H，或像是TOYOTA的A3 8步驟簡報。但實際上這對於簡報新手來說相當的困難，常常被架構嚇到不知道要放什麼內容。
忘形流挑選出其中最重要的2W1H：WHY、WHAT、HOW先引發讀者先去思考，讓對方產生好奇的理由、問題意識、主題是什麼?接著你要怎麼去解釋你要說的事情，最後則是採取什麼行動。
忘形流將簡報的4個類型搭配簡報思考的原則，讓讀者可以更了解每個類型要去思考的重點是什麼。
書中的內容相當豐富，包括忘形流簡報的架構、簡報九宮格、圖像設計等框架，可以滿足大部分在企業內簡報的需求，實在非常適合簡報的新手閱讀!!!
對了!這本《忘形流簡報思考術》的CP值高到我翻譯成印尼員工的教材!!
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