在職場裡，你是否曾經遇過這種情況：當你正在做工作報告時，主管卻一直低頭看手機或與其他同事交談，忽視你的能力。同樣的，有時候你交代新人的任務，他都劃錯重點，成果不如預期。這可能會讓你感到相當沮喪和困擾。
當你完成了一個任務，有沒有想過進行反思呢？就像下棋一樣，每一步都是關鍵，每走一步都要想著下一步怎麼走。有時候我們可能會忽略這個細節，但其實這些小細節可能就是你進步的祕密武器哦！
有一本超棒的書，曾培祐老師寫的《思考馬達》。裡面提到實用的方法，「啟動思考的四步驟」：提問、搜尋、結論和輸出。
第一個步驟「提問」：
想想一開始的例子，新人在工作上搞得讓人摸不著頭緒，你該怎麼處理呢？
壞提問：為什麼新人做事情都亂七八糟的？是不是我的解釋不夠好？但這樣問只會讓你在想他們做得為什麼這麼糟，對結果幫助不大。
而好的提問：如何能幫助新人提升工作品質，讓他們的產出符合公司要求？這樣問會引導你思考解決辦法，怎麼讓他們更容易記住重點，或者引導他們的工作更有條理。你有發現嗎？改變提問的方式，結果就有可能改善。
《可複製的領導力》這本書裡講了一個有趣的例子，說的是日本的大公司怎麼做事。他們規定，當你給員工分派工作的時候，要說五次，這樣確保大家都很清楚。具體是怎麼做的呢？
第一遍，你說：“嗨，小明，可以幫我處理授課的內容嗎？” 小明：“是！”轉身要走了。
第二遍，你說：“等等，別著急，請回來，再和我複述一遍。” 小明：“你是不是要我處理授課的內容的任務？這次我可以去做了嗎？”
第三遍，你問：“你覺得我要你去做這個任務的目的是什麼？” 小明：“我想你的目的是確保我們的教育訓練可以順利進行，這次我可以走了嗎？”
第四遍，你問：“別著急，你覺得在執行這個任務時，會遇到什麼突發狀況？在什麼情況下你需要向我報告？在什麼情況下你可以自己做決定？” 小明：“嗯，這個任務可能會有幾種情況……如果碰到A情況，我會向您報告。如果是B情況，我就自己決定。您認為這樣可以嗎？”
最後一遍，你問：“如果讓你自己執行這個任務，你有沒有更好的想法或建議？” 小明：“如果由我來執行，我想可以在某個步驟……”
這樣總共說了五次，部屬就會對各種情況有所準備，做事更有信心。你認為這樣的方式是否比只說一次效果更好？這樣是不是能夠更接近最初的目標呢？
第二個步驟「搜尋」：
你知道嗎，廣播金鐘獎得主王介安老師有個習慣：隨身攜帶紙筆記錄。他在一年內寫了五本筆記本，記錄下班後的心得，包括主管、同事、客戶特點，甚至開會習慣。他不急著使用這些想法，而是常常翻閱，尋找修改的機會。隨著時間，他調整這些想法，讓它們變得更加成熟，他就付諸行動，這樣的方法使他的工作取得了好成績。
在《子彈思考整理術》這本書提到了一個實用的記錄筆記的方式。尤其現在數位時代，資訊太多了，為了保持心靈的寧靜，你可以學習怎麼整理待辦事項，讓生活和工作都都回到常軌，不再混亂、忘東忘西的。書裡的作者本身有注意力缺失症，容易被各種有趣的東西吸引，但他使用筆記幫助自己集中注意力，讓生活變得更有秩序。
搜尋的方式有三種：首先是「記憶搜尋」，就是回想自己以前的經驗，也可以查閱自己的筆記；其次是「廣泛搜尋」，就是上網找資料和閱讀相關書籍；最後是「聚焦搜尋」，就是問問身邊的專家或者參加相關的課程。這樣可以幫助你找到解決問題的方法和答案。
第三個步驟「結論」：
如果遇到問題沒有明確的答案，不用擔心。你可以簡化問題，加上數字或選項。舉個例子，如果原本問「整理筆記有哪些好處？」找不到答案，就改成問：「整理筆記的一個好處是什麼？」這樣問題變得簡單，也更容易找到確定的答案。這樣你的大腦會更有頭緒，問題的難度也會降低，結果會更好喔！
第四個步驟「輸出」：
如果你得出了一個結論，但不把它記下來或說出來，很容易就會忘記。我們生活中有太多事情在吸引我們的注意力，如果不真的付諸行動，最後可能就會失去這些想法。輸出的過程就等於是在思考，這樣才能確保你的想法得以保存下來。
《費曼學習法》一書提到重要的觀念是「輸出」，就是把你學到的東西用自己的話重新講出來，確保你自己和別人都能懂。2017年的蓋普洛公司調查顯示，人們讀完書後的處理方式，有43%的人讀完就忘了，21%的人把書放著，卻不再看，20%的人會寫筆記整理學到的知識，只有16%的人會用自己的話再複述一遍。所以呢，輸出有強化學習的作用。
小結
要改善職場和生活中的難題，可以運用四個步驟：先是提問，接著搜尋相關資訊，然後得出結論，最後把結果輸出。
如果你剛好看到這段話，我要分享給你，這本書說的是鍛鍊你的思考肌肉！它的最終目標是希望你能開開心心、快快樂樂地過每一天！
